新形勢下機要文書檔案保密工作研究

來源:用戶上傳      作者:鄭艷霞

　　[摘 要]對社會企事業單位、機關部門來說，機要文書檔案管理始終是不可缺少的一部分，其管理效果的高低可直接體現出一個單位的管理水平。文件檔案是對社會發展、變遷的記載，可以客觀反映單位的發展過程、問題處理過程等，也可以對其進行規范化管理。在單位工作中，機要文書檔案的地位是不容忽視的。隨著信息化時代的到來，機要文書檔案管理工作面臨著嚴峻的挑戰，管理形式發生了翻天覆地的變化，迫切需要革新傳統管理模式。新形勢下，線上與線下相結合的機要文書檔案在內容上發生了巨大變化，信息化手段的融入也給機要文書檔案的保密工作帶來了嚴峻的挑戰，實際管理工作中對保密的要求越來越高。對此，文章概述了機要文書檔案保密工作，闡述了該項工作的重要價值，結合新形勢下機要文書檔案保密工作中的問題，提出相應的優化對策，希望對相關單位提升機要文書檔案的保密性提供一定的幫助。
　　[關鍵詞]機要文書檔案；保密工作；重要性
　　中圖分類號：G273 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2023）02-0066-03
　　近年來出現了不少機要文書竊密事件，在社會上造成了嚴重的影響，一系列狀況告訴我們要提高對機要文書檔案保密工作的重視程度，加大機要文書檔案的保密力度刻不容緩。
　　機要文書檔案作為各企事業單位在日常工作中常見的一種檔案，在日常管理中存在較高的泄密風險。在信息化時代，各種媒體技術的出現，為機要文書檔案的保密工作帶來了更加嚴峻的挑戰，也為提升機要文書檔案的保密性創造了一定機遇，能夠保障我國的綜合權益[1]。
　　（一）保密形勢復雜
　　傳統機要文書檔案的保管主要以紙質檔案為主。隨著信息技術的發展，電子機要文書檔案的數量不斷增多，在這一背景下，需要對機要文書檔案實施電子化管理，這對其保密形式提出了全新的要求，保密工作從內容上發生了本質變化。比如針對電子化的機要文書檔案，在實施管理之前需要設置相應的打開與查閱程序，需要在專門的計算機設備上讀取檔案信息。
　　在機要文書檔案的管理中，出現了許多不同的檔案載體，檔案的保密工作面臨更加復雜的挑戰。比如在實際開展保密工作的工程中，機要文書檔案可能會受到病毒、黑客等因素的影響，檔案泄密的風險較高，電子化管理的方式使機要文書檔案在管理中會滋生許多新的風險，保密工作的形勢越來越復雜。
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　　機要文書檔案的管理工作，對工作的保密性具有十分嚴格的要求。新形勢下，電子機要文書檔案的出現，也對保密工作的技術性提出了更高的要求。在管理機要文書檔案時，不僅需要沿用傳統的安全設置、制定相關保密制度，而且應建立機要文書檔案登記管理制度，在檔案保管場所設置鐵柜、鐵門、消防設施和電話機等專業設備，保障機要文書檔案的安全，并嚴格規范機要文書檔案的保管方式，以最大限度提升機要文書檔案的信息安全性及完整性。
　　新形勢下，我國機要文書檔案的保密形勢越來越嚴峻。隨著信息化的深入發展，機要文書檔案保密工作在相關領域、手段和對象等層面正悄然發生轉變，保密工作呈現出多樣化的特點，檔案載體也具有復雜性與多樣性的特點，在一定程度上增加了機要文書檔案泄密的渠道，加大了保密防范工作的難度。只有切實做好機要文書檔案的保密工作，才能更好地滿足新形勢發展的要求。
　　為了切實做好機要文書檔案的保密工作，我各級政府、各大企事業單位在國家相關法律法規的指導下，嚴格制定了相關保密制度，積極開展保密宣傳工作，提高保密人才、干部隊伍的業務水平，為機要文書檔案保密工作的開展提供了更加堅實的保障[2]。
　　機要文書檔案管理在保密保障服務中是一項最基礎、最重要的工作。機要文書檔案關系著經濟、科學、政治和軍事等各大領域的發展，主要以文字、圖片的形式記錄在冊。它是一種極端機密、極端重要的檔案。新形勢下，面對新的任務，要結合機要文書檔案的工作實踐，認真開展機要文書檔案管理工作，充分遵循國家出臺的相關法律法規，嚴格執行政府、單位制定的保密工作制度，不斷提高管理水平，確保單位能夠更好地開展保密工作。
　　機要文書檔案覆蓋范圍廣、保密等級高，與社會經濟聯系密切，一旦發生泄密問題，很可能會造成難以彌補的損失。信息化時代，隨著辦公自動化水平的提高，機要文書檔案管理方式呈現出新的特點，為保密工作的開展帶來了新的挑戰，出現許多新的問題。
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　　部分企事業單位只重視對機要文書檔案的日常管理，在檔案管理中缺乏較強的保密意識，信息安全防范意識有待提升。
　　相關人員在查閱機要文書檔案后，存在隨意亂放的問題，管理人員也未能及時催收檔案，在檔案歸檔不及時的情況下，很有可能出現泄密的問題。尤其是在隨意對機要文書檔案進行掃描、利用，或者借助互聯網發送檔案上的信息時，不法分子可能會利用互聯網竊取檔案中的重要信息，導致泄密事件發生[3]。
　　由于管理不善，機要室等重要部門對外部人員的防范意識不強，人員隨意進出的情況也可能增加檔案泄密的概率。
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　　機要文書檔案對保密性有著非常高的要求，我國先后出臺了許多法律條例，對機要文書檔案的簽收、登記、查閱、歸檔及后期銷毀進行了詳細規定，甚至對機要文書檔案的快遞等都提出了十分嚴格的要求。但受到傳統管理制度的影響，在實際執行管理制度的過程中，存在一定的執行不力的問題。
　　新形勢下，機要文書檔案管理內容的變化，對保密工作提出了新的要求，迫切需要調整管理與保密工作的相關制度，在制度創新不及時、制度內容不健全的情況下，實際管理中也可能存在泄密的風險。例如，相關制度對機要文書檔案的銷毀指導不足，在實際銷毀檔案的過程中比較隨意，這就大大增加了泄密風險的概率。

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　　機要文書檔案的保密工作，不僅需要有先進技術的支持，而且要有法律、信息和管理等的支持。從目前的情況來看，我國部分單位的機要文書檔案管理人員都是非專業出身，專業背景存在巨大差異，并存在人員老齡化的現象，管理人員缺乏信息安全相關的專業知識，計算機應用水平較低，難以為信息化時代下的機要文書檔案的保密性提供保障。
　?。ㄒ唬┏浞终J識機要文檔保密的重要性
　　新形勢下，隨著互聯網技術的發展，機要文書檔案管理效率得以提高，也使機要文書檔案管理中泄密的渠道增加，保密工作的難度逐漸加大。要開展機要文書檔案的保密工作，應充分認識到機要文書檔案保密工作具有的政治性、保密性等特征，在開展工作的過程中不能有一絲馬虎。單位要根據實際情況，結合國家相關法律法規，利用互聯網渠道加大相關法律法規的宣傳力度，定期組織召開講座，宣講國內外泄密典型案例，通過這種方式不斷提升檔案管理工作人員的保密意識。
　　對單位來說，除了注重機要文書檔案管理人員保密意識的形成與提升外，還應為檔案保密工作的開展提供更多資金、設備和技術層面的支持，通過技術、物防等多種管理手段相結合的方式，為保密工作的開展提供更加強有力的保障。不僅需要開發和引進更多先進的機要文書檔案保密軟件，而且要結合保密工作的實際需求，定期更新和升級安全管理系統，安排專業計算機人員修補系統漏洞，最大限度地保證保密工作的實效性[4]。
　　新形勢下，單位應加大對保密工作的調研力度，結合內外部調研的結果，探索機要文書檔案保密工作的規律，不斷創新保密工作的思路，促使各管理人員逐漸養成嚴謹、認真的工作作風，從細節入手，做好機要文書檔案的管理工作，為提升檔案信息的安全性創造更加積極的條件。
　　（二）加強對機要文書檔案保密工作的領導
　　機要文書檔案保密工作具有較強的系統性，是我國所有企事業單位、機關部門需要共同履行的一項職責，要求各方共同參與，從組織層面提高對機要文書檔案保密工作的重視程度，并由政府機關加強對機要文書檔案保密工作的領導。在開展保密工作的過程中，要對保密工作進行分工，在機要文書檔案管理工作中嚴格落實保密責任制，建立完善的檔案管理機制；可以由政府機關組織成立檔案保密領導小組，直接負責地區各部門、單位的檔案保密工作負責，加強對各單位、各部門檔案保密工作的監管，保證將保密工作落到實處。另外，應規范保密工作流程，尤其是對以計算機設備為介質的檔案保密工作，要加強對機要文書檔案保密工作的領導。
　?。ㄈ┩晟茩C要文書檔案保密制度規范
　　新形勢下，為做好機要文書檔案的保密工作，必須從人防、物防與技防等層面入手，積極建設面向機要文書檔案的保密制度，規范開展保密工作，不斷完善機要文書檔案保密相關制度，通過構建完善的制度體系，編制牢固的保密工作安全網。通過規范制度建設的方式，逐步建立針對機要文書檔案保密工作的長效管理機制[5]。
　　另外，領導小組需要定期檢查制度落實情況，通過查勤、查崗等方式，檢查制度落實的過程中是否存在安全漏洞，以最大限度地保障機要文書檔案的安全性，有效規避泄密事件的發生。
　　（四）提升機要文書檔案管理人員的保密素養
　　在機要文書檔案管理工作中，管理人員的保密素養是關系保密工作成效的重要一環。管理人員只有具備較多的專業知識，掌握一定的計算機操作技術，具有較高的政治素養與職業修養，才能勝任這份工作。
　　機要文書檔案管理人員應注重專業水平、綜合素養及責任感的提升，認識到檔案保密工作在社會發展中發揮的巨大作用，自覺提升思想覺悟，在工作中找到榮譽感。在不斷強化業務技能的過程中，管理人員應自覺加強對信息技術的學習，不斷完善知識結構，不斷增加保密相關知識技能的儲備，以應對保密工作中出現的各種問題，最大限度地避免泄密事件的發生。
　　機要文書檔案管理工作不僅屬于一項業務性工作，也屬于一項管理服務性工作。因此，檔案管理人員不僅要具備扎實的業務基礎，而且應具備較強的服務意識及管理能力。在實際工作中，管理人員要積極參加單位組織開展的業務培訓與保密教育活動，深入學習國家相關法律法規，熟練掌握機要文書檔案管理的實際方法，在保密工作中學會使用新理論、新技術與新知識，優化、改進機要文書檔案管理工作，尤其是需要提升檔案管理的保密性，在管理過程中做到不遺漏、不丟失，堅守崗位秘密，爭取在檔案保密工作中做到零失誤。
　　管理人員還應將服務質量作為衡量保密工作優劣的重要標準，不斷強化服務意識，主動承擔保密工作中的相關義務，積極為單位提供有效的檔案服眨使機要文書檔案能夠更好地與單位的行政和科研等工作相協調。
　　機要文書檔案管理是一項非常重要的工作，關系到國家的利益及企事業單位的切身利益，與社會發展聯系緊密。新形勢下，隨著各種新技術的出現，機要文書檔案的呈現方式及其管理形式也發生了轉變，這就對檔案管理工作的保密性提出了更加嚴格的要求。
　　參與機要文書檔案保密工作的人員不僅要具備較強的責任意識與保密意識，而且要具備較多的專業知識與較高的技術操作水平，在工作中樹立終身學習的理念，不斷提高業務水平，為機要文書檔案的保密工作打下良好的基礎。在保密工作中，管理人員要認真分析當前工作中存在的缺陷和漏洞，發揮主觀能動性，有針對性解決這些問題，以不斷提升機要文書檔案的保密性。
　　[1]蔡楊.芻議新形勢下醫學高校機要文書檔案管理問題與對策[J].蘭臺內外，2020（27）：46-47.
　　[2]余躍.新形勢下高校機要文書檔案的管控探析[J].辦公室業務，2020（17）：126-127.
　　[3]吳娜.新形勢下機要文書檔案保密工作研究[J].蘭臺內外，2019（15）：68-69.
　　[4]董林玨.淺談新形勢下高職院機要文書檔案管理工作[J].人才資源開發，2016（22）：139.
　　[5]張曉霞.關于新形勢下高校機要文書檔案的管理工作的分析[J].祖國，2016（11）：141.


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