信息化背景下電網企業財務管理效率與風險探析

來源:用戶上傳      作者:亓帥　袁和成

　　 摘要：近年來，隨著信息化時代的高速發展，“大、云、物、移”技術成為各個行業提升信息化水平的主要武器，電力行業也不例外。其中，財務管理信息化一直是電網企業的工作重心，但是信息化在提升財務管理效率的同時，同樣提高了內部管控風險，信息泄露、崗位審批流于形式等問題時常出現。文章在分析信息化對電網企業財務管理效率作用的基礎上，指出了信息化帶來的風險并提出有關建議，旨在充分發揮內部管控的風險防范作用。
　　 關鍵詞：財務管理效率與風險；信息化；電網企業
　　 一、電網企業財務管理信息化
　　 電網企業致力于為廣大電力客戶提供更加清潔高效的電力能源，無論是居民日常生活還是企業發展都離不開電力，所以如何提高電力服務質量，讓客戶用上滿意電、放心電是電網企業一直探索的問題。在過去，電能表還是機械表的時候，抄表工作繁瑣復雜，抄表人員不得不上門抄表，不僅工作效率低下而且給客戶帶來不便。如今，隨著信息化水平提升，智能表已經全面普及，不僅抄表數據準確而且效率也高，降低了電網企業成本，方便電力客戶用電管理。
　　 當前，一方面，信息化水平隨著數據時代的發展得到大大提升，為電網企業信息化工作創造了條件，例如數據中臺的構建和應用。另一方面，國家下大力度做好營商環境工作，提升電力客戶滿意度和獲得感，對電網企業提出了更高的工作要求和標準。這就使得信息化在電網企業中應用廣泛，財務管理信息化是企業管理信息化體系的重要組成部分，電網企業財務管理信息化能夠作為核心，推動電網企業管理信息化的進程，對于信息共享、實時控制及決策導向的財務管理信息系統具有較強的推動力。電網企業財務管理在信息化背景下得到了長足發展，財務人員工作效率大大提升，電力客戶用電更加高效和便捷。
　　 電網企業財務管理信息化起步于20世紀80年代會計電算化時期，在原電力部（即國家電力公司）財會應用計算機規劃小組的統一領導下，本著統一領導、統一規劃、統一標準、統一組織開發的原則，在系統內全面推廣應用會計核算軟件，實現會計核算電算化。2003年年底，國家進行以“廠網分開、主輔分離”為主要特征的電力體制改革，彼時分立的電網企業在財務管理信息化方面高度趨同，也為后續電網企業財務管理信息化的進一步發展奠定了基礎。
　　 2014年以來，國家將全面推進管理會計體系建設作為會計改革與發展的重中之重，理論、指引、人才、信息化加服務的“4+1”管理會計發展模式逐步形成，財務管理信息化的研究與應用進入了新的發展階段。通過新建或整合、改造現有系統等方式，建立面向管理會計應用的信息系統，以信息化手段作為支撐，實現業財融合，推動會計管理功能的充分發揮，成為企業財務管理信息化的未來發展方向。引入“大、云、物、移”技術對財務管理信息系統架構做出調整或重構，全面開展財務管理信息化工作，以滿足新時期管理會計I務需求，成為電網企業的共識。
　　 在此背景之下，以“大、云、物、移”技術為主要手段的信息化工作全面開展，例如線上審批簽名，使得業務流轉效率大大提升，但賬戶權限濫用等問題也接踵而至。由此，本文認為：信息化的應用在一定程度上可以提高財務管理效率，但相應地，內部控制風險也會提高。
　　 二、電網企業電費退款業務概述及現狀
　　 財務管理工作一直是電網企業的一項重點工作，企業決策、核算等都離不開財務管理工作，財務管理與電力營銷、電網建設等工作更是密不可分，可謂“牽一發而動全身”。其中，財務管理與電力營銷的聯系最為直接、涉及面最廣，主要因為目前電費賬務工作需要營財配合，兩者對電費工作要求相一致，營銷作為業務前端完成電費的初始入賬和銷根，財務作為后端完成電費的集中回收和上交，營財之間通過憑證傳遞完成各自的記賬工作。
　　 （一）電費退款業務概述
　　 電力營銷直接面向客戶，提供用電檢查、電費管理等服務，電費管理中一項典型的業務就是電費退款業務。目前電費退款業務的基本流程是，客戶攜帶資料前往電力營業廳或線上發起電費退費工單，營銷人員進行各崗位審批，之后傳遞至財務。財務人員根據財務分級授權要求，審查資料后依次審批，并完成支付，同時反饋信息至營銷系統，營銷側完成歸檔，至此整個電費退款業務結束。
　　 （二）資金集約中心簡介
　　 近年來，山東省電力公司認真落實國網公司“1233”新型資金管理體系建設決策部署，上下同心、攻堅克難，扎實推進各項建設任務，走出了一條既符合總部要求，又契合山東實際的新型資金管理變革之路。2019年11月發文成立山東省電力公司資金集約中心，立足于全省“資金調控中心、收支處理中心、信息集成中心與安全監控中心”，聚集于“制度建設、人員配置、系統支撐”。資金集約中心是公司實施現金流“按日排程”、收付款“省級集中”及資金安全監控的業務支撐機構，下設資金調控處、收款處、付款處、賬務處四個處室。
　　 其中，收款處旨在構建“集約化、精益化、智能化”電費管理體系，包括電費賬戶省級集約、收入按日精準預測、核算一體化線上完成、電費收入智能清分和銷根、各級財務憑證聯動生成、三方自動對賬五方面建設內容。本文涉及的電費退款業務分析及流程優化，主要是在資金集約中心收款處的配合下開展并完成的。
　　 （三）電費退款業務現狀
　　 目前，電費退款業務采用“線上+線下”相結合的方式，即線上工單傳遞、線下資料審批。2020年4月份，為規范公司電費退款業務、提高電費退款效率，山東省電力公司財務、營銷聯合下發了《關于印發<電費退款業務處理規范>的通知》，規定了電費退款業務實行全流程線上操作（支撐資料線下同步流轉）模式，并區分資金額度明確退款時限要求。退款流程規定：退款由營銷部門發起，經營財數據接口集成至財務管控系統，退款成功后，系統自動反饋信息至營銷，營銷據此開展相應的業務操作和賬務處理。該業務在財務側共有2個步驟、5個崗位。步驟1具體包括2個崗位（以下簡稱崗位1、2），步驟2具體包括3個崗位（以下簡稱崗位3、4、5）。退款時限要求：5000元以下的，從電費業務受理開始到完成付款手續，不超過4個工作日；5000元及以上的，不超過5個工作日。通知下發后，各單位認真執行，公司電費退款業務實現全過程線上流轉退款工作質量得到一定提升。

　　 電費退款業務錯綜復雜，目前部分下級單位還存在退款時限過長、退款對象選擇標準不一致等問題。針對這些問題，選擇2020年11月至2021年1月電費退款情況進行深入分析。這三個月期間，共計發生電費退款19432條，涉及金額5003.29萬元。其中5000元以下的由18319筆，涉及金額447.03萬元；5000元及以上的有1113筆，涉及金額4556.26萬元。
　　 （四）電費退款業務存在的主要問題
　　 1. 超時限問題
　　 本次y計涉及電費退款業務19432筆，平均時長5.56天，超時限8876筆，占比達45.68%。其中，5000元以下的8539筆，平均時長6.71天；5000元及以上的337筆，平均時長5.92天，超時限問題仍然比較突出。
　　 流程環節方面，針對超時限電費退款單據，從線上單據審批、支付制證包含的2個環節、5個崗位看，主要體現在單據審批環節（崗位1、2），崗位1影響退款業務超時限占比達30%以上，崗位2影響退款業務超時限占比達50%以上。主要原因是部分單位在線下紙質資料尚未整理完善，就率先發起線上流程，工單只能暫時停留在單據審批環節。并且部分單位線下資料整理時限過長，也嚴重影響了退款效率。
　　 2. 退款賬戶與營銷用戶不一致問題
　　 本次統計涉及電費退款業務19432筆，退款賬戶名稱與營銷用戶名稱不符的有6619筆，占比達34.06%。其中，5000元以下的有6168筆，5000元及以上的有451筆，退款賬戶與營銷用戶不一致的問題較為突出。對公賬戶退款至個人賬戶的有726筆，涉及金額461.47萬元，占比達10.97%。其中，5000元以下的有563筆，5000元及以上的有163筆，對公賬戶退款至個人賬戶的問題較為嚴峻，資金安全風險較高。
　　 3. 電費退款業務其他管控指標
　　 為了對電費退款業務進行具體管控，綜合考慮三個指標，分別是業務真實性、會計資料歸檔及時性和崗位不兼容落實情況。
　　 指標1：業務真實性，即電費退款業務真實發生，不存在操作指標等情況。
　　 指標2：會計資料歸檔及時性，即電費退款業務發生后，相關的會計資料能夠按照期限要求及時歸檔。
　　 指標3：崗位不兼容落實情況，即在整個電費退款業務審批過程中，各崗位人員嚴格按照程序審批，不存在一崗多批的情況。
　　 經過審計檢查發現，部分單位存在退款資料未經審批或資料不全便進行支付的情況，但業務均為真實發生的業務，僅有1筆為重復業務，工作人員未能及時發現作廢，但未導致重復支付，所以指標1完成較好。
　　 線下資料審批雖然易造成退款超時限，但由于財務人員收到資料后方進行支付，因此會計資料歸檔能夠按時完成，指標2完成較好。
　　 線下資料在簽字審批過程中，各崗位人員均能嚴格落實崗位不兼容原則，不存在一崗多批的情況，僅有2筆業務出現同一人重復簽字的情況，但屬于誤簽，線上審批仍由各崗位人員分別審批，所以指標3完成較好。
　　 三、電網企業電費退款業務優化及成效
　　 （一）電費退款業務優化概述
　　 針對電費退款業務當前存在的兩大問題：超時限問題、退款賬戶與營銷用戶不一致問題，山東省電力公司資金集約中心積極進行優化改進，采用信息化手段，在全省推廣無紙化操作，對退款資料進行嚴格審核，提高退款效率。
　　 一是實現影像資料傳遞。參考資金中心集中支付審批的規定，擴展營財系統集成信息，打通營財影像傳遞通道，集成營銷、財務、云平臺、影像等4個系統，實現營銷側書面憑證影像化傳遞。財務人員根據影像資料先行進行審批支付，線下資料按期交接。在保證資金安全的基礎上，最大限度提升電費退款效率。
　　 二是增加退款工單回退功能。電費退款工單發起后，對影像資料有問題的工單，財務人員可以將進行回退操作，將工單回退至營銷系統后，由營銷人員補傳相關資料后重新發送至財務系統。這樣既提高了工單流轉靈活性，也確保影像資料完整準確，每筆支出有據可依。
　　 三是規范線上審批流程。當前公司電費退款線上流程與資金分級授權線下簽字流程，營銷側已經實現完全一致，財務側尚未一致。按照資金分級授權要求，完善財務側審批環節（增加崗位2），對退款資料進行層層審批、嚴格把關。
　　 四是取消線下資金支付申請表簽字。整個電費退款流程完全采用線上審批，流程結束后統一進行打印歸檔，確保會計資料歸檔完整。
　　 通過采取以上信息化手段，營銷及財務系統自動化水平進一步提高，整個營財流程更加暢通，業財融合度大大提高。
　　 （二）電費退款業務優化效果
　　 公司于6月份開展試點應用，并于7月中旬全面上線推廣。從7月份線上推廣至10月份，全省發生電費退款業務累計14231筆，金額合計3197.14萬元。其中，5000元以下的有13615筆，涉及金額264.80萬元；5000元及以上的有616筆，涉及金額2932.34萬元。
　　 1. 超時限問題
　　 從7月份線上推廣至10月份，全省電費退款業務財務支付平均時長為3.27天，較優化前縮短2.29天，超時限2778筆。其中，5000元以下的平均時長3.30天，較優化前縮短3.41天，超時限2641筆；5000元及以上的平均時長2.69天，較優化前縮短3.23天，超時限137筆。
　　 流程環節方面，針對超時限電費退款單據，由于在財務側增加了1個崗位（即崗位2），現有業務流程包括2個環節、6個崗位。雖然超時限問題仍集中在單據審批環節，但因崗位1、3（對應原來的崗位1、2）超時所占比重已大幅度下降，所以造成部分單據超時是因為崗位2為新增崗位。在一定程度上，電費退款流程優化提高了崗位審批效率。

　　 2. 退款賬戶與營銷用戶不一致問題
　　 退款賬戶名稱與營銷用戶名稱不符的有2196筆，占比達15.43%。其中，5000元以下的有1981筆，5000元及以上的有215筆，退款賬戶與營銷用戶不一致的問題得到明顯改善。對公賬戶退款至個人賬戶的有181筆，涉及金額103.91萬元，占比達8.26%。其中，5000元以下的有67筆，5000元及以上的有114筆。對公賬戶退款至個人賬戶的問題也有所減少，資金安全風險得到有效管控。
　　 （三）問題及采取措施
　　 此外，對無紙化操作上線以后發起的退款業務進行檢查發現，有3筆單據未上傳或漏傳影像發起支付，而且存在少數單據（1筆）為調整指標發起，實際并未發生支付，屬于空走流程，這為電費退款業務管控帶來風險。同時，由于流程優化后，財務人員通過線上審批即可進行支付，這為會計資料歸檔帶來了不便，降低了歸檔效率。針對新增崗位，由于權限配置問題，1筆工單出現使用一個賬號進行兩次崗位審批的問題，違背了崗位不兼容原則。所以，電費退款業務流程優化后，上述的指標1、2、3（分別對應業務真實性、會計資料歸檔及時性、崗位不兼容落實情況）均出現問題，指標管控較差。
　　 核查出上述問題后，公司立即要求有關單位進行整改并通報。第一，對于影像缺失的工單，借助線下資料進行重新核查，資料均完整準確，資金支付合理。第二，對于空走流程，改進系統設置，同時嚴肅要求各單位不得發起該類工單。第三，收集全省財務賬號，重新進行權限配置，使之符合崗位不兼容原則。第四，針對會計資料歸檔不及時的問題，定期進行抽查，對電費退款業務資料歸檔不及時的單位，加強通報考核。同時，要求各公司開展營財協同培訓，抓緊學習電費退款業務新流程，避免人為原因導致電費退款不及時，引發客戶投訴，助力優化營商環境，提升客戶用電體驗。
　　 四、相關建議
　　 針對電費退款業務，采用信息化手段優化流程，提高了電費退款效率，優化后財務支付平均時長明顯縮短，退款賬戶與營銷用戶不一致問題也得到了明顯改善，但也出現了空走流程等問題，加大了內部控制風險。因此，本文得出如下結論：1.信息化對電網企業財務管理效率的提升有積極作用；2.隨著信息化水平的提升，電網企業財務管理內部控制風險也加大。這些都是今后信息化工作開展的方向。
　　 一是完善原始憑證稽核控制。隨著對財務系統進行技術優化，大量的原始憑證由線下轉移到線上，這就要求系統控制也要相應優化，對上傳的資料進行嚴格檢查，確保原始憑證上傳完整，嚴禁財務人員對缺乏資料的業務流程進行審批。
　　 二是加強業務流程管控。優化系統控制，對發起的每筆業務流程均應進行嚴格審查。做好事前預防，嚴禁發起虛擬業務、空走流程。事中監控，發現異常數據立即終止流程。事后分析，定期對業務流程進行統計，抽查業務的真實性。
　　 三是嚴格落實崗位不兼容原則。落實“一人一崗、職責分離”原則，對同一賬號進行多崗位審批的業務，系統應發起預警，終止流程或回退到上一崗位，重新進行審批。同時，應對系統賬號做好權限分配，嚴禁一人多崗的情況發生。
　　 四是健全會計資料電子化管理制度。對線上傳遞的原始憑證，要做好技術支持，合理進行數據存儲與調用，嚴格執行數據保密工作要求，防止數據泄露。同時，要開發電子化憑證打印功能，方便財務人員打印使用，確保會計資料及時歸檔。
　　 五是打造信息化復合人才。在信息化基礎上，要做好業財職責分工與落實，實現業務閉環管理，提升人員的綜合素質，加大人才梯隊的建設力度。業務人員應掌握財務工作要求，財務人員也應積極學習業務，并熟練掌握業務流程，同時積極主動參與跨領域交流與合作，成長為復合型人才。
　　 五、結語
　　 信息化背景下，企業財務管理工作面臨著機遇與挑戰，電網企業更是如此，在為電力客戶提供清潔高效能源的同時，做好財務管理等輔助活動，落實各項信息化舉措，提升企業價值鏈管理。
　　 一方面，信息化技術的應用可以提升電網企業財務管理效率，解放財務人員的雙手，把更多的時間和精力投入到企業管理決策中。但另一方面，信息化也帶來一系列問題，例如數據保密、崗位審核等。只有妥善處理好效率與風險的關系，找到兩者之間的平衡點，信息化技術的應用才能達到價值最大化。下一步，山東省電力公司資金集約中心將加大力度應用“大云物移智鏈”等先進技術，努力拓展收付款“省級集中”應用深度，深耕現金流“按日排程”管理細度，加大資金安全管控力度，進一步提升資金中心運行質效，為“1233”新型資金管理體系的常態化運行貢獻自己的力量。
　　 參考文獻：
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　　 （作者單位：國網山|省電力公司資金集約中心）


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