網絡環境下海洋檔案的管理與應用
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作者:陳紹艷
摘要：信息資源是國家重要戰略資源，檔案是國家信息資源的重要組成部分。在網絡化網絡環境下要加強對海洋檔案管理新體系的探索與研究，指出傳統檔案與數字檔案的互補性，對現代海洋檔案的發展趨勢及新的管理應用進行探討，著重分析當前網絡環境下海洋檔案的管理，提出幾點相應的具體建議。
關鍵詞：海洋檔案；網絡化；檔案管理
中圖分類號：F27文獻標識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.16723198.2023.04.037
由于當下社會對檔案要求趨向多元化、同時數據時代的發展趨勢也在取代檔案館傳統的資源優勢，檔案館原有的社會功能和服務模式，包括檔案的查閱利用及信息公開等均收到不同程度的沖擊。信息技術的發展正在深刻改變檔案工作，目前檔案館工作發展已經進入轉型期，需要從專業化角度不斷完善檔案館基本功能，新的檔案館形態將會產生。
1海洋檔案管理與應用信息化發展的必要性
1.1為海洋事業發展提供堅實的基礎保障
如今蓬勃發展的海洋事業，必然會產生大量的珍貴海洋檔案，其中包括科技檔案、文件檔案、設備檔案等。信息量龐大，內容多，其中必然包含多種載體的資料。在管理這么多數量的檔案工作中，如果還使用傳統的歸檔及整理管理，必然會在實際利用方面造成很大的困擾。因此，在網絡環境下，運用信息技術，使海洋檔案發揮最大的價值。同時運用先進的科技手段，保障保護海洋檔案的安全性、完整性、齊全性，運用信息技術為海洋檔案提供良好的運營環境，為海洋事業的發展提供堅實的基礎保障。
1.2大力提升海洋科技工作者工作效率
在當今網絡環境下，提高信息化在海洋檔案管理工作的應用，不僅能夠為海洋事業的發展提供真實原始的第一手原始材料，而且可以提供更加全面且覆蓋率更高的有價值的科研材料。提高海洋檔案資源的利用率，同時可以為科研工作者在工作上提供便利條件，進一步提升科研效率。
1.3提高檔案工作效率
網絡化數字化環境下檔案管理工作在思維方式、工作模式、管理方法等多方面發生著重大的變化，而且檔案利用服務的方式也發生了革命性的變化。信息化發展勢必對檔案工作的效率起到很大程度的提高，達到一定條件下質的飛越。從傳統檔案工作過渡到網絡信息化，不僅能提高檔案管理人員的工作效率，大大節省了時間和人力物力，也有助于提高對科技工作者的檔案服務，能為科技工作者的在科研道路探索上做到錦上添花，甚至是雪中送炭。
1.4保證檔案資源的完整性
海洋檔案的信息內容多、數據量大，表現的形式多種多樣。處理起來數據量非常大。海洋技術檔案具有多樣性，在海洋類的多種業務中需要信息的快速匯集和分發，以應對實時性的需要。檔案中的特性包括完整性、齊全性、要具備齊全性、完整性是首要必備條件。
2利用計算機技術實行海洋檔案資料管理的意義
鑒于海洋科技文獻的特點和使用價值的重要性，如何采取計算機網絡技術手段和管理模式，正是每個海洋文獻管理者應該思考和承擔的責任，利用計算機技術實行網絡化管理是必需的選擇，只有利用先進的計算機技術才能達到應有的效果和價值，實現上述要求。在檔案工作的實際操作中，計算機技術已經不是輔助作用，而是起著在海洋檔案管理工作中，需要利用計算機技術，這樣不僅可以提高管理人員工作效率，還可以有效地保障檔案的質量。利用計算機技術，可以使用專業的軟件，從檔案內容的錄入到檢索到最后利用階段，在龐大的海洋檔案庫中快速的尋找出所需要的檔案內容。相對于傳統紙質檔案的保存及利用，利用計算機技術的電子檔案具有節能環保、攜帶方便、占用空間小等多種優點，更方便的保存和利用。利用計算機構建的紙質檔案的電子目錄也比傳統的紙質目錄能更加方便快速的使用。因此在大形勢網絡環境下，要加強檔案的信息化建設，加強利用計算機技術管理檔案的科技模式，改變過去傳統的單一依靠紙質檔案的管理模式，提高海洋檔案整理的效率和質量。
3在網絡環境下對海洋檔案管理的建議
在當今網絡環境下，對海洋檔案的管理是挑戰與機遇并存。檔案工作不能原地踏步，故步自封，應跟上時代的節奏，根據時代形式對工作作出新的調整。檔案管理工作也在學習與實踐中摸索前行，根據海洋檔案的特點，改變傳統以管理紙質科技檔案儲存方式，防止人為因素在科技檔案的科學數據方面記錄出現偏差，相應的電子檔案不僅記錄內容準確，完整性更強，而且電子檔案在使用時具有方便快捷的特點，這對海洋科研工作能起到很強推動力。
好的檔案資源開發是信息重構價值與社會利用需求、成果表達形式與檔案資源內涵的有機統一。當下，檔案資源開發愈加受到重視，但也存在開發形式相對單一、開發成果缺少精品的問題，一方面是由于人才經費短缺造成檔案資源開發活力不足，另一方面也是因為工匠精神缺乏致使檔案資源開發業務不精。根據當前海洋檔案管理方面的工作，在網絡環境下提出以下幾點建議。
3.1加快傳統載體檔案數字化進程
樹立并強化檔案數字化是對檔案特別是對海洋檔案最有效地預防性保護理念，加快綜合檔案館“存量數字化”推進步伐，支持綜合檔案館在推進檔案數字化的同事，同步加強館藏檔案特別是海洋科研方面具有歷史性里程碑的科技檔案的修復和案卷整理工作。
3.2加強海洋檔案管理工作人員專業培訓
海洋檔案管理對工作人員的專業性要求非常高，針對海洋檔案專業性、領域性強的特點，從事海洋檔案管理工作的工作人員需要有較強的海洋專業知識。在整理專業海洋檔案的工作期間，如果具備較強的專業知識，可以更好地在檔案的完整性、齊全性等方面發揮更大的作用。海洋事業在不斷的向前發展，檔案的內容也會與時俱進，工作人員要具備相應的海洋知識。另一方面，檔案方面的專業技術也在前進，因此，要在一定程度上加強檔案人員的專業培訓力度，提高海洋檔案管理人員的專業技術水平。
3.3在網絡環境下注重檔案安全管理機制
針對海洋檔案的特點，負責管理工作的檔案人員需要具備較高的安全意識。尤其在海洋科技n案的管理工作中，要具有很強的安全意識。在新的網絡環境下，電子檔案的數量會隨之越來越多，為確保電子文件在安全環境下不受損失，應積極推進電子檔案安全設施建設，強化檔案安全管理培訓，提高檔案管理的信息化安全水平。在日常管理工作中，加強對重要數字檔案在使用過程中的監督監管。
檔案工作走向依法管理、走向開放、走向現代化。在網絡環境下海洋檔案的管理是一個長期的話題，要研究海洋檔案的特殊性和專業性，切實增強在網絡環境下海洋檔案管理的主動性，勇于創新、攻堅克難，深入的對海洋檔案的管理進行改革，善于用發展的眼光看問題，用創新的方法解決問題，進一步適應在網絡環境下海洋檔案的管理與應用。
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