全國示范數字檔案室建設的實踐探索與思考
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作者:朱曉杰
摘 要：本文以鄭州輕工業大學創建全國示范數字檔案室為例，從數字化工作的組織與管理、標準規范及相關制度等主要環節，闡述了鄭州輕工業大學構建數據與業務深度融合的智慧化服務體系的發展思路及其實踐經驗，以期為其他高校創建數字檔案室提供有益的借鑒和參考。
關鍵詞：示范數字檔案室；檔案信息化；管理平臺；標準規范；精細化管理；數據安全；智能服務
Abstract： Taking the national model digital archive in Zhengzhou University of Light Industry as an example， this paper expounds its development ideas and practical experience about how to construct intelligent service system with deep integration of data and business， from such aspects as the organization and management of digital work， standards and regulations and related systems. It is expected to provide useful reference for other universities to build digital archives.
Keywords： Model digital archive; Archive informatization; Management platform; Standard specification; Refined management; Data security; Intelligent service
州輕工業大學于2009年啟動數字檔案室建設，開始館藏檔案數字化和增量檔案數字化加工工作。2015年學校獲批為全國第一批數字檔案室建設試點單位（首批試點單位共有81家單位，其中高等院校6所），2020年通過試點驗收獲批為“全國示范數字檔案室”，實現了高校檔案工作和檔案利用方式的轉型升級。
1 全國示范數字檔案室建設的一般框架
在建設數字檔案室的實踐過程中，鄭州輕工業大學檔案館以創建全國示范數字檔案室為抓手，大力推進檔案信息化建設，實現了館藏檔案的全文檢索和管理；實現了檔案的收集、整理、移交、歸檔、統計、查詢利用等業務流程的信息化管理，提升了學校檔案信息化建設水平。
1.1 搭建信息管理平臺。在全國示范數字檔案室創建工作中，順應河南省“最多跑一次”改革的大趨勢，著力打造了一個存量數字化和增量電子化，利用網絡化創新檔案信息化的信息管理平臺。
?。?）優化了檔案信息數據包的管理模式。檔案室構建了以檔案館數字（電子）檔案信息資源核心總庫管理系統，涵蓋信息資源的采集、接收、整理、保管等過程，最終優化了可靠性數據包管理流程，提高了檔案管理的服務質量及運行效率。
?。?）優化了數字檔案資源存儲管理。檔案室全面使用可信時間戳、數據保全、OFD格式轉換等現代化信息技術，將所有應用數據轉換為長期保存格式，形成數據包，有效解決了數字檔案資源的安全保存的難題。
（3）實現了檔案數據在線存儲、近線存儲和離線存儲有機統一。檔案室通過“磁帶離線檢測系統”對脫機備份的檔案數據定期開展檢測，提升了學校檔案數據存儲的安全性及可靠性。
（4）提高了檔案管理效率。為了適應未來發展需求，鄭州輕工業大學長期結合傳統整理歸檔存在的不足，建立了檔案一體化管理系統，管理系統共由九大模塊組成，實現了檔案資源的一體化管控、數字化管理。
1.2 面向目標需求，進行頂層設計。在數字檔案室服務功能的拓展和優化方面，以用戶需求為導向，著力建設一個需求導向、利用為先的數字檔案室。目前，檔案館建立了覆蓋學校檔案14個一級門類的數字檔案資源體系，為檔案資料的搶救保護、高效查詢利用提供了數據資源基礎。
在吸收其他高校數字檔案室成功經驗基礎上，結合鄭州輕工業大學實際情況，檔案館在虛擬檔案庫房上架管理、檔案利用、檔案鑒定、檔案銷毀等方面取得實質性突破，在查檔服務功能方面，實現了從線下到線上、從快速到秒速。
1.3 前置標準規范，健全規章制度。標準規范建設是數字檔案室建設的重要基礎與前提條件，為此，檔案資源管理既要重視“量”增多，也要重視“質”提升。
?。?）結合學校檔案工作實際，鄭州輕工業大學對檔案規章制度進行重新謀劃，逐一確定需要制定、修訂，如場地安全管理制度、設備安全管理制度、數據規范化管理制度、檔案實體管理制度，對檔案工作流程和每個工作環節都提出具體、詳細的指標要求，真正做到了質量檢查標準化及質量可控化，留存工作文件和元數據等可追溯。
?。?）相關指標納入數字政府建設整體考核。將檔案備份數據服務、檔案數據災難備份等一系列服務事項全部納入學?？己酥笜梭w系，極大地提升了師生員工的積極性與主動性。目前，檔案室的網辦率、材料電子化比率等系列指標均處于省內領先水平。
1.4 建立安全保障體系。一是建立涵蓋機房管理、設備管理、安全管理、人員管理、數字資源管理、檔案數字化工作等檔案工作全環節的制度體系和有關應急預案，對各類突發事件的處置進行規范，定期組織信息安全應急演練，積極推動檔案基礎設施高標準建設。
二是優化網絡配置，“三網”相互隔離，對關鍵網絡設備、存儲設備采取冗余配置，采用“超融合平臺+分布式存儲+磁帶庫備份”技術，對標《檔案館安全風險評估指標體系》標準，實現了檔案數據“在線應用+近線存儲+離線備份”的科學有效管理，確保檔案信息安全體系實時檢測、實時預警、實時保全，滿足了檔案資料物理安全、網絡安全、主機安全、應用安全、數據安全等要求。
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三是配備有計算機、打印機、掃描儀、刻錄機、復印機、數碼相機、傳真機、碎紙機、臭氧消毒機、抽濕、除濕一體機等現代化辦公設備，其中檔案數字化加工設備配置齊全，A4高速掃描儀2臺，A3高速掃描儀1臺，A3平板掃描儀2臺，非接觸式書刊掃描儀2臺，A0幅面工程掃描儀1臺，能夠加工處理館藏各種類型的檔案資料。
1.5 優化數字檔案管理系統。利用“南大之星”檔案管理軟件，實現了檔案管理系統與學校自動化辦公系統、教務管理系統、研究生管理系統、學校醫療管理系統、人事管理系統無縫銜接，從而實現了更為高效的統一管理。
?。?）在全國示范數字檔案室創建工作中，鄭州輕工業大學檔案館結合實際需要，基于電子檔案移交、接收、保存和共享利用的基本特點，著力構建了數字檔案接收系統，實現檔案數字檔案數據的正常的接收、保管、鑒定及使用。
?。?）構建了檔案數字檔案（電子檔案）的需求系統，系統功能主要涵蓋檔案數據采集、分類、查詢等全部環節和全過程，實現了數據錄入、查檔管理、授權登錄、復制審批等管理功能在內的全流程服務一體化管理。
?。?）按照檔案長期保存的要求，鄭州輕工業大學檔案館將各種格式檔案數據轉換為OFD長期保存格式，并通過打包進入電子檔案長久保存庫，可以實現對檔案數據分類存儲、格式轉換、數據備份與恢復。
2 全國示范數字檔案室建設的創新舉措
2.1 跟進新目標需求，迭代升級檔案館。在創建全國示范數字檔案室過程中，檔案館始終堅持以用戶為核心的管理理念，在利用服務功能的拓展和優化上下功夫，走出了一條推進檔案數字化服務的創新之路，為其他高等學校數字檔案室的建設提供了寶貴經驗及參考方向。
?。?）系統檢索功能實現升級。以數據庫技術為基礎，檔案館使用全文搜索引擎solr，全面提高了系統的響應速度。與此同時，應用OCR技術，能夠實現檔案信息資源全文檢索、網絡傳輸，方便了用戶異地檢索、復制引用。
?。?）打造全省共享利用服務平臺。檔案館推進區域跨館查檔合作，實現了“一網查檔、百館聯動”，讓利用者查檔“最多跑一次”或“零上門”。
2.2 強化業務能力建設，打造“硬核”成果。（1）突出資源建設，盯質量細管理。檔案館立足實際，積極融入“互聯網+政務服務”，不斷提升檔案館服務能力和現代化管理水平。如，利用大數據、人工智能、云計算等現代化信息技術將檔案數字化成果及時納入檔案數據數字化加工、數據庫建設等程序，檔案利用與開發效率大幅提升。
（2）精準管理檔案，增能力促發展。檔案館不斷探索電子檔案接收進館新模式，為檔案業務工作承前啟后、繼往開來的重要平臺，從源頭上解決了“歸什么”“怎么歸”的問題。
所謂“承前”，就是通過數字檔案室建設，實現對館藏檔案精細安全管理，推動檔案整理、統計、保管、保護等業務工作轉型升級。所謂“啟后”，就是通過數字檔案室建設，全面增強數字檔案管理能力，更好承接以電子檔案為主要對象的新時代檔案工作。
3 全國示范數字檔案室的建設成效
經過多年持之以恒實施檔案數字化戰略，鄭州輕工業大學檔案館已經建成“全國示范數字檔案室”，學校檔案館現有館藏檔案門類齊全，現存各類檔案數據2萬余卷（件）。構建了規模大、類型多、特色鮮明的檔案數字資源，形成了河南省重要檔案和電子檔案備份庫。目前，檔案館系統平臺配套完善，查閱利用方便快捷，檔案數據化初具規模。建成目錄數據45萬余條，全文數據32萬余條的檔案全文數據庫，實現了館藏檔案的全文檢索和管理目標。
3.1 管理精進化。檔案經過數字化管理之后，檔案數據均可以實現在同一局域網內統一管理，新增的檔案資料也可以隨時添加，滿足查閱人對檔案信息的多元化、深層次需求。
（1）提高了檔案管理的效率。傳統的紙質檔案管理需要管理人員在庫房中多次調閱、反復核實，勞動強度大、工作效率低，錯誤率徘徊在5‰左右。數字化檔案管理極大地減少了一線工作人員勞動強度和時間，形成了與數字化加工同步M行質量驗收機制，發現錯誤100%修正，節省了檔案管理的時間成本。
（2）提高了原始檔案的保存質量。學校的檔案數據包含學校創立之初直到現在的珍貴歷史資料和科研信息，具有重要的現實意義和深遠的歷史價值，一旦檔案數據被破壞或丟失，將導致高等學校歷史的斷裂和相關歷史文化記憶的缺失。因此，保護好原始檔案數據是高校檔案工作的重要任務，數字化后則可以減少檔案原件的使用次數（頻率），從而可以更好地保護原始檔案數據。
3.2 資源效能化。數字化、網絡化檔案利用互聯網等技術優勢，可以實現實時性信息收集與傳遞，借助“人”的智力和信息技術等手段給予學校內部管理部門一定的檔案使用與查閱權限，充分挖掘檔案價值，為學校教學、科研及其他活動提供有效輔助。
?。?）提高檔案利用率。學校檔案存儲時間過長、以紙張作為載體檔案易損壞，只能夠在學校檔案館內查閱館藏，不能滿足異地傳輸、遠程訪問的需求。此外，在檢索方面，傳統紙質檔案存在諸多局限，只能夠滿足人工檢索需求，無法實現多人的實時共享。將各種載體的存儲的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，形成一個檔案信息庫，能夠快速完成檔案信息的交互傳遞，快速完成信息檢索，并遠程完成信息處理、跨區域多人的共享，最大程度地提高檔案管理水平和工作效率。
?。?）打破了時間、空間的束縛。在傳統檔案管理環境下，查閱資料必須得到主管校領導批示，到學校檔案館經檔案館員同意后方可使用。在數字化背景下，“三位一體”的鄭州輕工業大學檔案的管理模式，徹底打破了時間、空間的限制，檔案管理實現數字化后，只需通過網絡平臺，就可以方便、快速地查閱檔案數據，不僅節約了大量查閱時間，還大大減輕了檔案管理員的工作量。
同時，可以實現檔案迅速分類、排序，使保存和查找資料更加快捷，更有利于檔案數據保密，提高了文獻檢索查找文件的準確性，提高檔案管理效率。
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4 全國示范數字檔案室建設的若干思考
4.1 加強數字檔案資源建設。首先，做好數字檔案相關資源的動態錄入、采集。高等學校應將學生管理系統、教務管理系統、財務管理系統、人事管理系統、科研管理系統中產生的具有保存價值的電子資料及文件進行收集、分類和整理，轉換成歸檔所需格式，并通過系統自動對接（人工干預的方式）及時采集到高等學校檔案管理系統中，以提升高等學校數字檔案室的信息儲備量。
其次，強化檔案機構與其他管理機構間的溝通，重塑檔案機構同校內各二級學院、機關職能部門、研究機構關系，關注工作動態，及時收集具有歸檔價值資料。與此同時，進一步強化檔案室與學術界、行業協會、服務供應商和公眾等各類信息服務部門的合作伙伴關系，共同打造數字世界的新一代智能化檔案館。
第三，充分發掘檔案管理部門在數據治理方面的獨特優勢，拓寬數據來源渠道，統一數據標準，強化數據信息分析，根據“能歸盡歸”的原則，構建以現代化大數據為核心的檔案資源體系，為積極推進數據共享支撐業務協同工作提供基礎數據支撐。
4.2 加強全過程監管與質量控制。首先，進一步加強門戶網站與省政務服務網、省信息公開平臺的融合，構造實名注冊機制，使檔案管理工作更趨合理化，以確保高等學校檔案管理工作有據可查，可以追根溯源。
其次，高等學校應該緊密結合相關信息技術標準，有效配置高級別的防火墻與合適殺毒軟件，數字化檔案數據備份時，至少要選擇兩種以上存儲介質，以保障檔案管理工作網絡安全。
最后，結合檔案數據保密級別設置不同密級標識，做好技術認證與授權訪問、用戶追蹤工作，當學校檔案室系統遭到外部黑客入侵或崩潰時，能夠快速恢復數據，以確保學校檔案數據的機密性與完整性。
4.3 加強數字檔案資源服務模式創新。學校建立數字檔案室，最終目標就是實現檔案資源利用的智能化、便捷化，因此，應基于“用戶至上”的服務理念，建立多元化專題數據庫，開展個性化咨詢服務，實現檔案數據共享共用。
首先，構建教學類檔案遠程利用服務平臺。構建教學類檔案遠程利用服務平臺，通過身份認證等方式，為高等學校畢業生查詢新生錄取名冊、學籍登記卡、學業成績表、歷屆畢業名冊、學位申請材料等一站式的檔案信息資源共享服務，并提供相關電子檔案的閱讀、下載甚至檔案資料復印件快遞寄送等個性化服務。
其次，開通自動檔案信息查詢服務。通過用戶授權的基本模式，拓展電子檔案服務的新途徑，為學校員工提供獲獎證書、專利、軟件著作證書、校報，以及可公開的校內文件、照片、視頻、實物等查詢服務，以實現查閱檔案“零跑腿”，從而有效解決無法到現場確認、調取檔案的難題。
最后，可利用檔案信息發布系統，通過校園身份認證方式，學校教職員工可自助查詢檔案的目錄、相關內容。
總之，應切實強化高等學校檔案管理工作創新意識與創新能力，為檔案管理平臺（媒介）數字化創造有利條件，優化高等學校教育治理水平。
*基金項目：河南省教育科學“十三五”規劃2020年度重點課題（課題編號：〔2020〕-JKGHZD-17）。
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（作者單位：河南信息統計職業學院 來稿日期：2022-08-20）
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