博物館藏品管理系統盤點與人工盤點
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作者:徐丹 薛麗麗
摘 要：文物藏品盤點是文物保管的基礎性工作之一。伴隨著科技的進步，部分博物館及文物收藏單位開展了數字化、智慧化場館的建設，搭建了藏品管理系統平臺。利用該系統平臺可以對文物藏品進行管理與盤點。對文物保管工作而言，利用系統開展盤點有別于傳統的人工盤點，具有先進性，也存在弊端。作者結合文物保管工作實際，就文物藏品盤點工作展開研究，并提出自己對系統平臺盤點文物與開展藏品管理系統建設的想法。
關鍵詞：盤點；藏品；系統
DOI：10.20005/j.cnki.issn.1674-8697.2023.01.015
博物館的藏品是博物館存在和發展的基石，是一個博物館的靈魂。它是博物館為了社會教育和科學研究，根據自己的性質，搜集保藏的自然界和人類社會物質文明、精神文明發展的見證物，①是具有歷史價值、藝術價值和科學價值的珍貴遺產。博物館有義務對其管理、維護、修復、利用，使其價值最大化，藏品管理是博物館的一項核心工作，是博物館開展其他工作的重要前提。為確保藏品的安全管理，核清數量，掌握增減變動情況，切實掌握文物藏品的現狀，摸清家底，做到賬物相符，不掛空賬，藏品信息準確有效，為博物館其他業務工作的開展夯實基礎，博物館會定期開展文物藏品盤點工作。這也是文物保管的基礎性工作之一。
傳統的盤點，一般指人工盤點。保管員定期將文物藏品與賬冊、藏品登記卡等信息進行比照核對，查看數量等各項信息與記錄的信息是否相符。一般各庫房保管員會不定期開展自查，上級主管單位會開展抽查，總賬管理人員會不定期抽查，博物館每幾年會開展一次在賬文物的整體盤點清查。傳統的盤點工作主要依靠保管人員手動核對，對于藏品數量大、存儲方位繁雜的博物館是一件耗時耗力的工程。人工盤點依賴于文物登記賬冊、藏品登記卡、藏品電子檔案及圖像信息。由于藏品文字信息和圖片信息的分離，管理人員需要在成千上萬的藏品信息資料中檢索要查找的信息后再進行核對比照，因此盤點程序煩瑣，效率偏低，出錯率偏高。人工盤點還要求保管員必須親眼看到實物并比對，需要直接與文物藏品接觸，在盤點過程中拿取、收展也會造成一定的風險。
伴隨著社會的發展，互聯網大數據等新興技術興起，博物館的藏品信息管理也開始向數字化、智慧化的方向邁進。部分博物館開展了智慧博物館的建設。智慧博物館下的藏品管理系統利用互聯網技術打造成管理平臺，支持多方面的操作。在文物庫房的應用場景廣泛，可以實現對文物庫房的綜合性管理，包括對庫房的房間、柜架、儲格等空間管理。對文物管理人員、提用人員、保管人員的分類分級權限管理，還包括對物品管理，如文物出入庫管理、文物修護保養、文物盤點管理等。文物盤點也是該系統的重要功能模塊，該模塊相對于傳統的人工盤點，具有較強的優勢。將藏品的文字、圖像等資料在平臺進行上載，可以實現盤點過程中的高效查詢，該功能結合手持機RFID射頻識別技術可以開展快速盤點，查看待盤點數據，同時將盤點任務和結果上傳至藏品管理系統，使保管員在繁重的盤點工作中解脫出來，提高盤點的工作速率。
相較于傳統人工盤點，藏品管理系統的盤點功能不僅能高效完成藏品的盤點工作，而且還有很多傳統盤點無法實現的功能。
第一，藏品管理系統盤點可留痕。系統盤點可以由管理人員應需分派盤點任務、對盤點人員的盤點進度進行掌握，同時可以顯示盤點中存在的異常，以及對盤點后的集中審核、梳理、匯總等。通過藏品管理系統開展的盤點可以完整地保留工作流程并進行全程記錄、歸檔，如盤點時間、盤點人、盤點事由等信息，使盤點工作留痕，且有據可循。
第二，藏品管理系統盤點可分類篩選。盤點人員可在系統中對藏品進行篩選，完成對不同類別、不同庫房、不同材質、不同完殘狀況、不同年代等多種篩選，應需開展分類盤點。這種篩選不僅有利于盤點工作的開展，而且對文物展覽文物的篩選、待修復文物的管理等多重業務工作大有裨益。
第三，藏品管理系統盤點可實現“非接觸性”。利用手持機移動終端設備，對綁定RFID電子標簽的藏品開展盤點，過程可以不接觸文物藏品本體，掃描相應庫位標簽，即可完成該庫位的藏品盤點。減少了因清點藏品時與藏品的直接接觸造成的潛在風險。
第四，藏品管理系統盤點可查找不在庫藏品。藏品盤點的對象不僅是保存在文物旆恐械牟仄罰也包括陳列展示、外借、修復中的藏品。在博物館文物庫房日常管理充分開發和使用系統平臺的基礎上，藏品管理系統可以查閱不在庫文物信息，對待盤點到但未在庫位的文物，可以直接進行說明，避免了翻查各類出入庫紙質檔案資料的工作。同時利用該功能及時掌握在展文物的情況，適時對文物藏品進行入庫保養、休眠。
第五，藏品管理系統盤點可生成各類表單。盤點后各類文物藏品信息可以根據需要生成表單或圖表，表單可以直接導出，為盤點情況匯總、報告提供更多樣的呈現方式，提高工作效率。
第六，藏品管理系統配備了手持機可移動終端。手持機可移動，更便捷。盤點人員利用手持機，可查看文物藏品的各類數據信息，包括圖像。在盤點過程中替代了傳統的各類紙質賬本、卡片等，機身比筆記本電腦更輕巧，更具便捷性。
第七，藏品管理系統盤點快捷、高效。對于藏品體量較多的收藏單位，人工盤點一次可能需要耗時半年、一年甚至幾年時間，因為盤點耗時久，盤點人員工作量極大，導致部分博物館幾年都無法徹底完成一次整體盤點，因此部分博物館采取規定時間抽查盤點的模式，多年無法開展文物庫房的整體盤點。而利用系統盤點，文物管理人員可以快速地完成文物庫房的整體盤點工作。
第八，藏品管理系統使文物與藏品位置信息綁定，在上級主管部門和其他業務部門，借展、盤查、抽查時可以高效地鎖定文物藏品的具體位置，便于查找提取。
但藏品管理系統的盤點功能也存在一定的弊端。
首先，藏品管理系統盤點需要龐大的信息數據庫作為支撐。數據庫的信息應根據文物藏品的變化及時更新且越詳盡越好，數據庫的創建包括文物藏品信息的采集、整理、文物原始檔案的數字化處理等，整理、上傳全部文物藏品信息需要開展大量前期工作，絕非一日之功。數據庫信息不完整、不準確、缺乏時效性都會造成誤差。
其次，藏品管理系統盤點，目前主要依靠RFID射頻識別技術，這使系統盤點極度依賴藏品電子標簽上載的庫位信息。為確保準確性，要將全部館藏品關聯上電子標簽，同時定位藏品庫位信息，對庫位信息需逐一校對，甚至反復校對，同樣需要大量人力、時間。在文物藏品使用、修復過程中，庫位信息的變化需及時在平臺進行變更，一旦有漏更和錯更都會直接影響盤點結果。
再次，藏品管理系統的藏品信息由電子標簽與文物藏品綁定生成。目前主要有兩種綁定方式，一種是物理黏合，另一種是懸掛綁定。就像為藏品生成一個“身份證”，然而“身份證”和“身份證持有人”在實際中不能保證實現完全匹配和不可分離的效果。在藏品管理中會發現部分藏品體量過小、過光滑無法進行綁定、關聯。為保證不對文物藏品本體產生影響，往往會選擇黏合、存放于裝具內或裝裱上，藏品一旦與裝具分離或重新裝裱，盤點就會出現錯誤。電子標簽的黏合壽命也有期限，存在自然剝落的可能。懸掛類的電子標簽可以重復使用，但黏合類的標簽只能一次性使用。因更換裝具、裝裱，為保障展陳效果主動剝離標簽，標簽老化自然剝落等情況發生時，都會導致盤點存在偏差。需要及時上載信息再次綁定，經歷核對與信息登錄過程。
再者，RFID芯片也有目前無法攻克的技術障礙，如芯片識別受干擾，部分金屬質地藏品的前后排列存放，部分存放于囊匣、裝具內的藏品，會因彼此之間的遮擋導致部分芯片的讀取失敗。芯片本體存儲信息有一定的生命周期，數年后芯片是否仍有效，無法由系統平臺判斷等。電子芯片在不斷迭代，不能確保不同批次芯片的穩定效果，且需要長時間的維護。系統平臺由各博物館分別采購，不同公司定制化研發，目前還沒有形成固定模式，電子芯片就有二維碼芯片、普通芯片、抗金屬芯片等多種品類的區分。
還有，藏品管理系統盤點要求藏品管理系統平臺的平穩運行以及文物收藏單位特別是文物庫區無線網絡的穩定。無線網絡的配備不僅要分布在文物庫房的范圍，還需在所有收藏單位的文物存放、展覽展示、修復等多重使用平臺的位置場景進行接入才能發揮系統平臺的效用。
此外，平臺的更換迭代，與數據遷徙都存在技術壁壘。目前承接藏品管理系統平臺建設的多家公司并沒有形成統一。各家雖然錄入的文物藏品信息格式都以第一次可移動文物普查為基礎。但設計和配置的系統平臺操作流程與軟硬件設計都不同。系統平臺為了維護數據的安全性，部分只接入了無線局域網，導致博物館大數據一體化難度升級。
最后，系統手持機RFID盤點的“非接觸性”是優點也是弊端。手持機盤點只能確認物品存在于該庫位內，卻無法完成進一步的現狀核實。部分有機質和部分形態變化中的無機質藏品在文物盤點過程中無法發現其變化。件套類文物藏品會因修復、裝裱導致拆分、合并，手持機盤點無法核查，仍不可避免手動翻查等。
上述問題的存在都會影響藏品管理系統盤點施行的可行性與精確性。綜上，目前藏品管理系統的盤點功能與RFID射頻識別技術在實際文物庫房的盤點管理中的表現并非完美，還存在一定的缺點，部分技術難題還有待解決，需要理性判斷。
建議在使用藏品管理系統前，先開展一次館藏文物的人工盤查。在盤點的過程中完善藏品相關數據，數據是開展文物智慧化管理的基石，要充分全面地采集文物圖像、影像資料、原始資料等，并將其數據化、圖像化、規范化處理，做到文物相關信息應采盡采，對現登記有誤的信息進行修正。在盤點的過程中不斷更新文物的狀態，對發生變化的文物形態、狀態進行說明，對因修復、裝裱造成的拆分組合進行記錄，對修復后的文物進行新的資料信息采集等，逐步完善電子和紙質檔案。在盤點的過程中對需要修復的藏品進行記錄，并為藏品更換適配的裝具。在盤點的過程中仔細核對器物號，并對模糊的器物號、脫落的器物號進行再標識。在盤點的過程中進一步調整存放位置，讓物品存放位置更趨于合理化，確保文物不會經常挪移，并記錄庫位信息。這些更新和完善的藏品數據信息最終將形成數據庫，被導入藏品管理系統，為后期系統盤點的開展打下基礎。
人工盤點工作時間長、任務重，可以將文物盤庫工作與改善文物保管條件相結合；文物盤庫工作與完善管理制度相結合；文物盤庫工作與提升館藏文物等級相結合；文物盤庫工作與學習相結合；文物盤庫與文物移庫、文物移交相結合②；文物盤庫與完善藏品信息數據庫建設相結合；文物盤庫與新老館搬遷相結合；文物盤庫與待修復藏品摸排相結合等。使文物盤點不單單是一次文物摸底。多項工作的結合不僅可以減少重復勞動，還可以在盤點過程中提升文物庫房的管理水平，培養保管員的業務能力，規范文物庫房的管理制度，開展規模性的文物挪移，一舉多得。
在數字化時代、大互聯網時代的發展推動下，數字化、智慧化博物館成為博物館發展的大趨勢。對于即將開展智慧化博物館建設，推動藏品管理系統平臺建設的博物館，藏品的智慧化管理開展的基礎前提，一定是要圍繞博物館的自身建設。務必要先打好文物藏品數據信息庫的基礎，充分全面地采集文物數據，確保系統平臺數據資料的準確性。在此基礎上再行推動，此前暫不可盲目依賴系統盤點，徹底拋棄紙質檔案和人工盤點，以免形成疏漏與錯誤。對于已經做好文物信息數據化等業務基礎的情況下，還需要對藏品管理系統本身提出要求，如系統平臺具有完善的功能與成熟的軟硬件設備、過硬的緊跟時代發展的技術支持等。在藏品管理系統技術服務的公司的選擇上也需要注意甄選，可以參考已經開展藏品管理系統建設的博物館，在采購價格合理的基礎上選擇業務更成熟，通用率更高，后期升級、維護成本比較低，且具有持久性研發創新能力的公司。部分公司可以開展藏品管理系統模塊訂制化的服務，可以更好地適用于不同的藏品收藏單位實際工作場景的應用。
博物館文物藏品管理平臺化、智慧化不僅是各文物收藏單位的趨勢，同時也是文物管理行政部門的趨勢。目前部分省份已經推行使用省級文物局綜合管理平臺，如江蘇省、吉林省等，但平臺導入信息依舊以第一次可移動文物普查數據為主。第一次可移動文物普查完成至今已有五年，普查的數據信息顯然已略顯滯后，不能完全展示文物的當前狀態。但省文物綜合管理平臺與各家文物收藏單位的藏品管理系統無法實現互聯互通，藏品管理系統中的最新數據無法導入，仍需各藏品管理人T在一普數據的基礎上進行手動修改。各類數據管理平臺層出，又缺乏互通，這必然會導致多平臺數據的不統一，重復管理也會加重文物管理人員的工作量。文物行政部門的管理系統因為不涉及文物的日常管理，因而不具備文物的外展、修復、盤點功能等。但在實際文物管理工作中，等級文物的修復、借展、復制、拓印等工作均需上報上級主管部門。未來形成互聯互通的綜合管理大平臺，文物管理更加規范化、標準化也是一種方向。
在文物管理工作細化、規范化、標準化的同時，藏品管理系統也在不斷更新、日趨合理。平臺通用的數據格式在以第一次可移動文物普查為登記標準的基礎上還結合了館藏文物等級文物檔案須填報的相關數據等，更加全面、實用。如原等級文物檔案信息需要逐一填寫，現利用系統平臺可以實現等級文物檔案表的直接導出等。系統平臺的管理流程也趨近于博物館的實際工作流程，在提升管理效率的同時使文物管理流程走向標準化。如文物借展的流程是由陳列部門提出展覽申請，保管人員辦理出庫，上級主管領導審核通過等層級，流程清晰可查。
可以預見未來藏品管理系統的建設與發展都將走向更合理、更全面、更適用、更標準、更智能、更便捷、更安全的方向，以滿足博物館文物管理工作數字化、智慧化、智能化發展的需要。利用藏品管理平臺不僅可以開展文物庫房的盤點，還可以開展新增藏品的入庫，借展文物的出入庫辦理，文物展覽、文物修復檔案記錄等，系統可以消除文物收藏單位部門之間不可協同的障礙，使原本煩冗、枯燥的藏品管理工作變得便捷、高效，使文物保護與利用的多種工作可以交叉結合，并形成完整的檔案，實現了博物館藏品管理工作的升級。也可以使藏品管理人員能夠對每次展覽的藏品進行分析，從而有針對性、計劃性地開展文物藏品的展覽，讓文物更好更安全地走出去，讓博物館的藏品不再明珠蒙塵，真正顯示它們的歷史價值、社會價值和教育意義。
對盤點工作而言，利用藏品管理系統和RFID射頻識別技術可以極大地提升工作效率，減少人力資源的投入，縮短盤查周期，使文物盤點工作不再成為博物館文物保管工作的難點，盤點也不再只是依靠文物保管員的好記性、爛筆頭和沉重的檔案資料，使文物盤點任務可以快速開展并完成，解放文物管理人員的雙手。因此文物管理人員不可因循守舊，要勇于嘗試新事物，順應博物館藏品管理數字化、智能化的發展洪流。
注釋
①王宏鈞.中國博物館學基礎[M].上海：上海古籍出版社，2001.
②錢紅.摸清家底 夯實基礎 對新時期館藏文物保護的思考：以南通博物苑文物盤庫工作為例[C]//江蘇省博物館學會.小康目標后的江蘇博物館事業：江蘇省博物館學會2011學術年會論文集.北京：文物出版社，2012.
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