工作流服務中臺在企業辦公協同中的應用

來源:用戶上傳      作者:黃?沛　胡瀚凌

　?。弘S著企業信息化的發展，各業務系統面臨著業務流程難落地、建設周期長、變更困難、流程標準不統一等問題。因此，能夠快速進行原型設計上線、便于維護更新、業務適應性強、集成性高的工作流服務中臺成為企業管理的重要工具。該文就工作流服務中臺的優勢，以及其在企業辦公協同中的應用進行了深入分析，從多方面對工作流服務中臺的結構、模塊展開說明。
　　工作流 服務中臺 表單 流程 流程監控
　　中圖分類號：F272文獻標識碼：A文章編號：1672-3791（2022）11（b）-0000-00
　　Application of Workflow Service Platform in Enterprise Office Collaboration
　　HUANG Yanpei HU Hanling
　?。⊿hanghai Tobacco Group Co.， Ltd.， Shanghai， 200000 China）
　　With the development of enterprise informatization， business systems are facing problems such as difficult business processes， long construction cycle， difficult changes， and inconsistent process standards. Therefore， the workflow service platform， which can quickly carry out prototype design and launch， is easy to maintain and update， has strong business adaptability and high integration， and has become an important tool for enterprise management. This paper makes an in-depth analysis on the advantages of workflow service platform and its application in enterprise office collaboration， and explains the structure and modules of workflow service platform from many aspects.
　　Workflow; Service center; Forms; Technological process; Process monitoring
　　S著互聯網的發展速度不斷加快，行業業務復雜度增大、數據快速增長，對業務流程的自由度和適應性要求日益提高。然而大部分業務系統難以快速支持愈發復雜的業務發展需要，致使業務系統無法為企業提供其應有的價值。
　　同時，當一個企業擁有多套業務系統時，業務系統各自獨立建設工作流，且大多數業務工作流具有較高的相似性，亦存在系統重復建設且業務流程標準難以達成統一的情況。用戶使用時也必需同時登錄多個業務系統，業務操作繁瑣不便。如何才能通過主流的信息化技術，將多個業務系統聯結起來，并針對不同業務提供對應的業務流程，使辦公更為高效，為員工提供更便捷的辦公體驗，為企業提供更高的收益，是企業所面臨的一項挑戰。
　　1工作流服務中臺的定義
　　工作流概念的提出源自于生產組織和辦公自動化領域，通過工作任務的分解，由指定角色按一定的規則來完成，從而使辦公效率大幅提升的同時降低生產成本，以提高企業對業務工作的管理水平。自定義工作流基本符合工作流管理系統WFMC（WorkFlowManagementCoalition）所提出的標準結構，通過將任務和用戶角色剝離，提供了可由系統管理員自由設計的表單，運用不同類型的多樣化自定義控件實現多形式數據的存放；通過圖形化的流程設計，更為清晰地顯示各業務的流程走向，每個步驟都由對應的用戶角色在限定的區域內進行操作，完成后流轉至下一節點，直至流程結束。
　　另外，中臺一般是指搭建一個能夠靈活快速應對變化的架構，快速實現前臺提出的需求，避免重復建設，達到提高工作效率的目的。中臺通常分為三類：業務中臺、數據中臺和組織中臺，該文中主要涉及的是業務中臺。業務中臺是指基于數據和技術，結合行業應用，針對行業應用的模型及產品。業務中臺具備業務屬性，但本質是一些功能模塊組件，基于業務中臺可以快速封裝出業務產品。業務中臺將后臺資源進行抽象包裝整合，轉化為前臺友好的可重用共享的核心能力，實現了后端業務資源到前臺易用能力的轉化，具體如圖1所示 。
　　結合大型集團化企業的業務場景，在進行信息化規劃建設時，將自定義工作流和業務中臺組合起來，構建一個工作流服務中臺，從而實現集團化各級業務流程的統一處理，通過自定義的工作流服務，滿足企業多樣化的業務需求。
　　工作流服務中臺的主要優點體現于它的靈活性、擴展性、及時性、可控性和可集成性，具體如下。
　　1.1靈活性
　　工作流服務中臺提供了自定義配置的可視化表單和流程，設計者可根據不同的業務需求，通過文本框、單選框、多選框、下拉框、選人、選角色、選單位、選部門、圖片、附件等多樣的控件來設計符合業務需求的表單，以及圖形化的流程走向圖，設置串行、并行、會簽等不同類型的流程分支，增加不同場景的條件判斷，控制流程的走向，并支持按不同角色、不同流程節點的進行操作、數據權限的控制。

　　1.2擴展性
　　工作流服務中臺支持設計者根據業務場景的變化，對現有的表單和流程進行擴展、修改，生成新的流程版本，系統支持對新舊流程版本的過渡和交接，并對歷史版本進行管理，有助于業務可持續的改善與發展。
　　1.3及時性
　　工作流服務中臺具備短信、移動設備通知、系統站內信、郵件等多樣的提醒方式，實現第一時間告知用戶相關信息，提醒用戶對未完成的業務進行處理，并可通過流程配置，通過人工、自動提醒兩種方式對逾期未及時處理的用戶進行催辦提醒，提高業務流轉效率。
　　1.4可控性
　　工作流服務中臺支持對新版本的業務流程進行流程演練，通過輸入數據模擬執行流程并返回演練結果，及時發現流程潛在的風險并修改，確保流程上線后的平穩運行。同時，對已上線運行中的流程進行監控管理，可人工干預流程節點走向，記錄相關流程處理日志，從而減少實際使用過程中出現的風險。
　　1.5可集成性
　　工作流服務中臺提供標準接口服務，各業務系統通過調用表單流程定義、數據獲取、流程發起、流程查看、流程終止等服務接口，實現各自業務審批流程在工作流服務中臺的集成，同時便于集團化企業掌握各業務系統的應用情況，使管理更為規范、高效。
　　2工作流服務中臺的實現
　　工作流服務集成方案包括前臺、中臺和后臺。其中，工作流服務中臺遵循國際標準，結合WFMC參考模型，實現了完整的工作流生命周期管理，其中包括表單設計器、流程設計器、事件管理器、流程監控、外部系統接口，具體如圖2所示。
　　工作流服務集成方案中，后臺由各業務系統提供業務數據，中臺通過外部系統接口接收數據，按表單設計器和流程設計器預設的流程模板進行業務流轉，由事件管理器進行業務流程事件的處理，并由流程監控提供業務流程的狀態信息，從而為前臺的各業務場景提供了工作流審批服務。
　　工作流服務中臺主要提供了表單設計器、流程設計器、事件管理器、流程監控、外部系統接口五大模塊，具體如下。
　　2.1表單設計器
　　提供了界面布局的設置，系統預設上下、左右、左中右等不同布局風格，并提供桌面應用和移動應用的展示模板。
　　提供了多樣化的控件，主要包括單行文本輸入框、多行文本輸入框、下拉框、單選框、復選框、部門選擇框、人員選擇框、時間日期框、附件上傳等，同時支持上傳自定義控件，設計者可通過這些控件，個性化地定制符合業務需要的表單。
　　提供數據關聯功能，支持靜態、動態數據與控件的關聯設置；通過起草視圖、審批視圖、打印視圖等多視圖的方式，結合用戶角色權限，區別設置界面展示元素及操作功能，具體如圖3所示。
　　2.2流程設計器
　　采用圖形化的方式提供流程的展現與設計功能，包括流程節點設置、流程角色分配、流程操作權限、流程轉向條件等，便于設計者進行解讀并修改維護。
　　通過流程節點設置繪制完整業務流程，根據業務需求對各節點分配執行角色，支持設置到部門、人員、角色，并提供不同權限的操作控制。
　　采用智能算法和優先策略，實現流程節點的串行、并行、競爭、會簽等流程走向控制，支持設計者對每個分支節點設置轉向條件，設置校驗邏輯，在實際業務流轉過程中，系y會根據預設條件自動實現業務的流轉和校驗，具體如圖4所示。
　　2.3事件管理器
　　事件指流程節點可能出現的所有動作，它驅動了流程的運轉與執行，事件管理器中將正向流程、反向流程所涉及的所有事件提煉為流程啟動、流程通過、流程退回、流程轉發、流程移交、流程中止、流程恢復、流程完成、流程取消、流程終止等。
　　上述流程事件是工作流引擎中必不可少的環節，使得流程設計器中定義的流程能夠按照預期的業務進行流轉。
　　2.4外部系統接口
　　外部系統接口是承接外部系統和工作流服務中臺的橋梁，負責將各業務系統的數據集成至工作流服務中臺，及審批結果的跟蹤與反饋，實現業務數據的閉環流轉。
　　外部系統接口提供了表單身份認證、模板獲取、數據保存、流程發起、流程查看，使各業務系統有了統一的工作流接入標準，便于業務系統快速實現流程審批業務，也為企業管理業務流程提供了便利。
　　2.4.1身份認證
　　工作流服務中臺提供身份認證接口，確認用戶身份，確定是否具有訪問權限，從而保證數據和系統的安全，以及授權訪問者的正當利益，如表1所示。
　　2.4.2模板獲取
　　工作流服務中臺提供表單模板編號配置，外部系統可通過接口獲取工作流服務中臺的表單模板編號，根據數據字典提供對應的業務數據，如表2所示。
　　2.4.3數據保存
　　外部系統通過接口將業務數據傳送至工作流服務中臺，由工作流服務中臺根據數據字典組裝表單數據模板，包括主表信息和各從表信息，如表3所示。
　　2.4.5流程發起
　　業務流程發起時，工作流服務中臺將流程發起人、發起流程表單標題、附件、數據等信息返回至外部系統。
　　2.4.6流程查看
　　業務流程發起后，外部系統可通過接口獲取流程表單模板編號、發起人、審批人、審批意見等流程信息。
　　2.5流程監控
　　流程監控是指對各業務系統的業務流程進行實時監控的過程，掌握流程流轉情況，從而保障流程的正常運轉。
　　流程監控提供流程日志、任務監控、模板管理、流程仿真等服務，便于管理員對各流程狀態進行管理，同時管理員可查看各業務流程的流轉情況，及時對有異常的流程進行處理，同時可以對發起流程預測，發現流程潛在的問題并調整。
　　3結語
　　該文針對于當前企業業務系統的所存在的問題進行分析，引出了工作流服務中臺的概念，分析其在改善業務系統上所做出的提升和亮點，結合工作流服務中臺的業務操作流程介紹，突出工作流服務中臺的靈活性、擴展性、及時性、可控性、可集成性的特點，為集團化企業的業務流轉提供更完善的管理方案。
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