淺議會計電算化的應用及檔案管理

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　　會計電算化是以計算機為主的電子信息技術在會計工作中的應用，采用計算機替代手工記賬、核算、報賬及對會計資料進行分析和綜合利用的現代記賬手段。隨著計算機的普及與應用，會計工作電算化的實現改進了原有的財務核算及管理工作的手段，大大提高了工作效率。在新的工作手段和核算模式下，產生的電算化會計檔案也隨之成為了檔案管理的新內容，必須配之以有效的檔案管理方法來規范管理。
　　現以保定水文局會計電算化的應用及檔案管理工作實踐為例，做簡要分析。
　　
　　一、強化會計基礎工作是根本前提
　　
　　從傳統意義上來講，會計基礎工作主要是指會計制度是否健全，核算規程是否規范，基礎數據是否準確、完整等，這些同樣是電算化會計環境的先決性因素，因此，強化會計基礎工作，是任何核算方式進行準確、有效核算的前提。取得合理的原始票據，并按照規定的程序審核、批準，然后經錄入軟件進入電算化核算階段，會計工作計算機化從某種意義上來說不僅僅是一種更為高效的會計核算手段。由此，會計基礎資料的質量對電算化會計工作的質量起到了決定性的作用。
　　
　　二、進一步促進會計電算化的深入應用
　　
　　電算化的會計核算工作效率非常高，本單位財務會計工作從2003年試行、2004年正式甩賬實施會計電算化以來，經歷了財務電算化軟件五個版本的升級更新，其應用也從最簡單的核算、查詢、匯總以及報表取數到現在的數據共享等，最新更新的用于財政信息平臺的版本更是新增了更多實際的應用功能。以最新的版本為例，以政府收支分類改革的會計核算方法為基礎，軟件在設計和使用構建方面都切合了財政管理體系的需要。軟件中科目核算和項目輔助核算的多維應用，更是體現了新的管理模式在軟件功能上的核算管理理念，有利于規范統一和適度拓展會計核算模式，為各級管理和使用部門的規范合理調用提供了方便。
　　
　　三、會計電算化內部控制體系的建立
　　
　　由于會計電算化的實施，其結果的正確性在很大程度上依賴于內部控制。與電算化會計相適應的內部控制可分為程序控制和制度控制兩類。
　　
　　(一)程序控制的形式
　　程序控制是指靠計算機程序對會計核算進行內部控制，以實現系統的自我保護。
　　1　原始數據錄入控制。目的是為了保證輸入的數據確已經過審批手續，并且能夠正確地輸入計算機。輸入控制由以下三部分組成：(1)經濟業務在由計算機處理之前經過適當的批準，即適當授權和審批。電算化會計人員作為數據處理人員，沒有權力審批經濟業務，所以處理數據憑證都應有該項業務審批人員簽字，應對使用計算機的數據輸入人員加以控制，如采用程序密碼或運行口令，只有通過授權的人員才能接觸使用計算機，口令密碼不得告訴未授權者。(2)設置責任控制，電算化會計信息系統通過登記日記文件，以防止經濟業務被遺漏、添加、重復或不正當的更改，并對不正確的經濟業務進行刪除或更正。(3)經濟業務準確地轉變為機器可讀的形式記錄在數據文件中。
　　2　數據處理過程的控制。數據由程序進行具體的處理，遵循輸入、復核、更改、匯兌、分類、登賬、對賬、轉賬、結賬等流程進行。這一控制過程是為了確保計算機運行時發現、糾正和報告某些有錯誤的輸入，從而保證數據處理的可行性和正確性。數據處理控制主要有處理的流程控制、數據修改控制、數據備份和恢復控制、結賬控制等。由于不同子系統所處理的業務不同，所以處理過程中的控制內容和方法也不盡相同。因此，軟件根據各子系統建立相應的數據處理控制機制。
　　
　　四、會計電算化檔案的管理
　　
　　會計電算化檔案的管理是重要的會計基礎工作。計算機替代手工記賬后，會計檔案增加了新的內容。因此，在電算檔案管理制度中，對電算化會計檔案的歸檔、保管、借閱、備份會計等都有相應的管理制度。
　　
　　(一)健全歸檔制度
　　首先應確定歸檔范圍。電算會計檔案內容主要包括本單位各種會計憑證、會計賬簿、會計報表、財務計劃、單位預算和重要的經濟合同、開發設計說明書，以及源程序文件、用戶操作規程及使用手冊、電算化會計科目及科目代碼表、會計報表格式、報表取數公式、自動轉賬公式及其他計算公式、檢驗公式等，存貯于磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計資料。會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管；會計數據在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并保留副本。記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出，并按照有關稅務、審計等部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。
　　
　　(二)規范保管制度
　　電算化方式生成的證、賬、表等會計檔案，應按規定立卷歸檔保管。根據國家檔案局的標準做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序對數據磁盤、光盤等建立電算化會計檔案保管制度。每年年終決算后，將會計信息記錄在一次性刻寫光盤上，不僅有效保存期限長(超過十五年)，完全能夠滿足一般會計賬薄保管的需要，而且一次刻錄后，光盤不再能重復擦寫，可以有效防止數據被非法修改或病毒破壞。一般情況下，每一至兩年應對會計檔案進行一次大的自檢和清理，及時修補或復制備份。
　　
　　(三)嚴格使用制度
　　要建立嚴格的電算化會計檔案借閱手續制度和使用權限制度。電子會計檔案信息未經單位負責人同意嚴禁拷貝給其他單位或個人，會計數據磁盤不得帶出財務(檔案)室，財務人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規定順序及時歸還原處，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關借用手續。公司內各單位若因公需要查閱會計檔案時，必須經本單位領導批準證明，經財務經理同意，方能由檔案管理人員接待查閱。外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信，經財務經理同意后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細登記查閱會計檔人的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱理由。存放在磁介質上的會計資料借閱歸還時，還應該認真檢查，防止感染病毒。
　　在單位的日常工作中，電算化會計核算與檔案的管理實際上是一個整體，相輔相成，在電算化會計核算準確性的前提下，電算化會計檔案也就能夠更好地發揮積極作用。
　　作者單位：河北省保定水文水資源勘測局
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