文書檔案管理的現有問題及對策
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【摘 要】隨著社會和科學技術的不斷進步，文獻檔案管理逐漸受到重視。文書工作的管理也是一個單位的重要組成部分，也是衡量和評估一個單位的標準。隨著社會的發展，檔案管理不斷更新，使得檔案管理更加規范化和標準化。當今的文書檔案管理工作還存在一些問題需要我們去改進，使檔案管理工作做得越來越好。
【關鍵詞】文書檔案管理；現有問題；對策
1.文書檔案管理的作用和特點
文書檔案管理工作，在生活中無處不在，文書檔案不僅見證了一個醫院的發展過程，更見證了國家、社會的發展。文書檔案記載著一個單位發生事件過程的記載和一個單位的發展史，一般以紙質為主。一般單位文書檔案包括：重要手稿、人事檔案、行政檔案、活動方案及記錄、簽訂的各種協議、上級簽發的文件、各種重要時刻的照片等各種形式的檔案記載。檔案以紙張形式居多，還有影像、錄音、照片、電子檔案等多種形式的檔案記載。
2.文書檔案管理的現有問題
2.1對檔案工作管理人員的培訓工作做得不夠完善
一些單位出現檔案管理問題的主要原因就是檔案管理人員的專業素質和工作水平達不到單位對應職人員的工作要求，這些沒有經過專業培訓的人員對于文書檔案工作沒有具體的了解，對工作缺乏接觸與認知，管理工作的標準并不能達到專業標準。在一些單位中，雖然檔案管理人員具有上崗證書，但其在后續的管理工作中并沒有參加過檔案培訓的深造教育，不能及時地更新檔案管理理念，跟不上現代化檔案管理的步伐。不論是上崗之前沒有經過正式的上崗培訓的檔案管理人員，還是在后續工作中缺乏現代化檔案管理培訓的檔案管理人員，由于缺乏對當下檔案管理更新的了解，導致專業工作素質跟不上，從而阻礙了單位檔案管理水平的提高，不利于文書檔案管理工作的工作效率和工作質量的提高。
2.2對文書管理的重視度不夠
單位的管理人員往往忽視文書檔案工作的重要性，認識不全面，不細致、不充分，忽略了其邏輯性、科學性以及實踐意義。部分領導只重視實際創造價值效益的環節，認為此項管理工作不能帶來收益，因而對其相關部門的設立草草了事。在管理時更是疏忽懈怠，受各綜合因素影響，使其成為單位墊底的部門，因此造成管理效率不高，利用率差，喪失其實際的價值，如此一來，會使得領導認為此部門可有可無，最終陷入惡性循環。
2.3檔案管理工作不夠科學化、現代化
現今科技的飛速發展使各行各業的工作都更加的方便快捷。而文書管理工作也可以采用科學化、數字化的方式進行管理。文書檔案管理中可以引入一些現代化的運用提高工作效率、減輕管理人員的工作壓力。一般文件的檔案材料都以紙質為主對間過長紙張就不易保管容易字體模糊、紙張變脆等。若是在檔案管理工作中采用數字化管理，運用一些管理軟件做成電子檔案，存儲空間小、易于整理、分類整理方便快捷而有直觀、節省時間還可以避免圖書館管理人員把檔案資料存錯檔、漏存檔等問題。運用管理軟件進行文書檔案管理工作會使一個單位的管理工作更加的現代化、信息化、數字化。
2.4文書工作和檔案工作直接的銜接存在問題
文書工作和檔案管理工作直接存在聯系又有著區別，是統一又分工的。在實際的文書檔案管理工作中，文書工作和檔案管理應該相互配合，建立一個分體式的管理體系。實際的管理工作中，文書和檔案應該實行一種分塊式的管理制度，這才是一種有效的、相對科學的管理。但是在實際的操作過程中，這一體制卻在一定程度上拉開了文書工作和檔案工作之間的距離。文書工作人員檔案意識淡薄，檔案管理人員通常很少考慮文秘的工作，這使得兩者在銜接的過程中出現很多的脫節的地方。當前，在文書工作和檔案工作的銜接主體上，也就是在公文的格式和處理方法上存在著很多的不規范的，不標準的現象。
3.提高文書檔案管理水平的對策
3.1完善管理體制
管理體制的確立，影響著公司的發展方向和發展進程。對文書檔案管理工作要制定相應的體制，要細致的分工，使其工作內容簡潔明了，便于操作。只有公司制定了相應的體制，工作人員才會嚴格的遵守公司的規章制度，避免不良現象的發生。文書檔案的管理者要有責任心，對工作要細心，例如，在重要文件的審核與印刷時，要嚴格的進行審核，減小錯誤率。
3.2加強部門之間的合作，做好文書檔案的收集工作
檔案工作者要主動的了解業務部門正在或者將要進行的新的工作；經常性的導各個部門之間去走動走動，獲得及時的信息；還要根據單位的實際工作，主動思考檔案的工作怎樣圍繞單位的中心進行，如何做好資料的收集和整理工作等。
加強檔案管理部門和各個部門之間的協調和溝通，保證檔案資料收集的順暢。收集資料要分清重點，著重收集能夠展示單位歷史和現狀，促進單位未來發展的資料，為實際的研究和服務，提供有力的證據和有價值的情報。
3.3加強繼續教育，提高文書檔案管理人員的素質
文書檔案管理人員的專業素質直接影響到檔案管理工作的質量，為了使文書檔案管理工作人員更好的適應現代檔案管理的要求，我們應該加強對文書檔案管理人員的專業技能培訓，首先，要充分發揚檔案工作人員的主動性和進行，努力提高檔案管理人員的知識文化水平；其次，還需要加強對信息技術額培訓教育工作，使每一位文書檔案管理人員都很好的適應現代化辦公的要求，提高檔案管理人員采用計算機辦公工作效率。
3.4建立良好的文書檔案管理工作銜接機制
缺少有效的工作銜接機制也是影響工作質量提升的重要因素，應該給予足夠重視。在具體的工作實踐中，首先應該建立一套科學完善的文書工作程序，規范文書管理工作流程。所謂無規矩不成方圓，只有建立一定的工作程序，才能有效避免文書流轉和存檔過程出現的誤差，也可以為檔案管理工作的順利開展打下良好基礎，程序一旦建立，就應該嚴格按照規范流程進行，任何人都不能隨意改動。其次，應該建立文書和檔案銜接機制。因為檔案管理工作是以文件為基礎進行的，如果文件工作不夠規范，那么要想使檔案管理工作取得良好效果也是不可能的。因此，應該重點關注文書和檔案收集、管理方面的銜接，對于一些需要進行存檔的文件，應該進行詳細登記和分類，嚴格按照事先制定的工作流程操作，盡量做到統一和規范。
3.5使用現代化技能，收拾檔案
檔案聚集著很多的指示，也記載著豐厚的信息，成為一種豐厚的信息資源。但檔案的收拾工作任務繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而使用計算機等現代化手法收拾檔案，則能夠收到事半功倍的作用。一是人工立卷時，立卷人依據自個的了解對文件進行分類，雖然都模仿一致的規范，但因每個人的了解能力不一樣，對同一個文件有不一樣的分類，因而不可避免的發生分類禁絕的表象，影響檀卷的質量，給使用工作任務帶來不方便。而使用計算機模仿人工立卷，然后按類別將歸于條目的內容打印出來，作為曾經的那種以“卷”為單位時植卷目錄這一檢索工具的代替物，也可按文件構成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作任務中的影響，又發揚計算機的辦理優勢，減少了手藝操作，進步了工作任務效率。非常好的服務于社會。
4.結語
隨著科學技術的不斷發展，文件管理的作用越來越明顯，受到各單位的廣泛關注，在開展工作的過程中，需要我們不斷完善檔案管理制度，加強各部門之間的合作與溝通，使檔案管理工作更好地發揮應有的作用。
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（作者單位：煙臺市特種設備檢驗研究院）
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