業務指導上“檔吧”
來源:用戶上傳
作者: 劉 峰
隨著社會的進步，檔案工作服務的領域也不斷拓寬，針對不斷擴大的檔案業務指導范圍，業務指導人員少與基層單位業務指導需求量大的矛盾日益凸顯。南京市檔案局在加強傳統業務指導力度的同時，充分利用檔案信息門戶網站，進行檔案業務指導的探索和改革，收到了明顯的成效。截至2006年12月，南京市檔案信息門戶網站開設的“檔案論壇”瀏覽點擊率已超過580余萬人次，總頁面流量610萬，論壇注冊會員近4000人，討論2800多個主題，近萬帖，論壇由最初的月13876人次瀏覽點擊率，發展到近兩個月的140多萬、230多萬人次。南京檔案人稱“檔案論壇”是網上“檔吧”。目前不僅南京市的檔案人員經常來此訪問，全國各地不少檔案工作者也成為“檔吧”的?？?。
快捷方便的――流動教室
南京市檔案局把開展網上檔案業務指導工作作為推進檔案信息化建設的重要工作。2004年對南京檔案信息網站的子欄目“檔案論壇”進行了改版。在論壇中開設了28個版塊，設置了“在線問答”、“業務指導”、“業務規范”、“下載專區”、“檔案大觀園”、“教育培訓”、“涉檔新聞”、“法律咨詢”等檔案業務指導版塊，并對每個版塊進行了明確的定位?！霸诰€問答”主要負責解答各類檔案業務問題；“業務指導”主要將主導性的業務問題進行主動推廣；“業務規范”版塊，發布了檔案業務規范、業務標準100多項，方便用戶的查閱，檔案人員大多在這能查到他們所需要的規范、標準?！跋螺d專區”主要提供業務所需文件、表格的下載；“檔案大觀園”主要推出熱點檔案的指導，目前開設了民間檔案、信用檔案、家庭檔案的指導；“教育培訓”主要介紹國內外檔案工作、檔案小知識、檔案教育培訓工作等；“涉檔新聞”主要發布涉及檔案工作的新聞；“法律咨詢”主要介紹檔案法律、法規，并解答相關法律問題?！皺n案論壇”的每一個板塊都指定了專人負責，并提出了明確的職責要求：提供快捷、優質的指導服務，不管檔案人員提出什么問題，各版主均要及時地給予答復，堅持做到有問必答。業務指導人員還定期地對各檔案人員發帖所提出的各種檔案業務問題進行分析，找出其中共性的問題，努力去思考、研究，主動在“業務指導”版塊中發布指導性的綜合解答。如：“檔案工作制度建設的一般要求”帖，集中解答了制定的要求、內容、規范，并擬寫了各種制度參考范本供檔案人員參考，近5000人瀏覽，4800多人次下載了不同的制度參考范本；其他如：檔案室的檔案編研工作介紹、竣工圖的編制要求、新建企業事業單位如何開展檔案工作、“歸檔文件目錄”編制的具體要求，以及各行業的分類參考方案等等，極大方便了各類檔案管理人員的業務需求。“檔案論壇”成為檔案人不需交學費的“流動教室”，隨時可以上去聊一聊的“檔吧”，前來“泡吧”的人來自全國各地、各行各業，有黨政機關工作人員、企業事業單位檔案人員，也有部隊、社區、學校、醫院從事檔案工作的同志。
不見面的老師――密集架
“檔案論壇”開通兩年來“在線問答”很受“泡吧”的人的歡迎，版主“密集架”（網名）是南京市檔案局的一名業務指導人員。他經常對各類檔案人員在網上所提出的各種檔案業務問題提供快捷、優質的指導服務。如：來自四川成都的一名新手提出“我是新手，非專業出身，現是公司的檔案管理員，請教檔案如何分類”?！懊芗堋崩蠋熈⒓淳蜋n案分類問題進行了詳細的指導與解答，很快與這位新手交上朋友，雙方互動交流了63個帖子，使這名新手很快制定了公司的分類方案，這一主題也引起了1萬多人的瀏覽；“家庭檔案如何管理”的問題剛提出，“密集架”老師立即把家庭檔案的概念、特點、包含內容、分類方案、整理方法、保管措施等，以及相關表格發布到網上，及時解決了提問者的問題，同時也促進了許多人建立家庭檔案。以上這些是原來“面對面”所不能達到的指導范圍、指導效果。不論檔案人員提出什么問題，業務指導人員“密集架”老師均能給予答復，做到有問必答，及時解答各類業務問題，兩年多共發帖近4000多個，平均每日發帖4篇多。網上業務指導除了通過論壇發帖互動交流以外，還拓展了網上“短消息”、電子信箱，建立南京檔案QQ群等多途徑的網上業務指導方法。被大家稱為不見面的“密集架”老師深有感觸的說：“檔案業務指導人員身處信息社會，通過網絡來實現業務指導，打破了時空限制，節約了原來上門指導、電話交流所消耗的大量時間和精力，降低了信息傳輸的時間成本、人力成本，同時產生的效果也是以前無法想象的。”
共研互動的――業務平臺
把工作中的感想拿來與大家分享、把工作中遇到的問題帶來與大家研討……“檔案論壇”經常就一些專題開展討論，引導大家就檔案工作中出現的新情況、新問題來充分發表意見，共同尋找解決問題的辦法，營造積極向上的學習氛圍。如：《歸檔文件整理規則》頒布以后，論壇及時就實施中遇到的一些問題開展討論，并給予明確的答案， “如何理解來文與復文可為一件?”、“為何《規則》將分類層次限定為2―3級?”、“是否可以使用文號、級別等其他分類方法?”、“為什么必須逐件編目?”等等，通過共研互動使大家能更好地理解標準；再如：信用檔案的討論，論壇引導大家就信用的分類、信用評價的操作程序、信用檔案的定義、信用檔案管理辦法、信用文件材料歸檔范圍、個人信用檔案以及中國征信機構發展等開展研討，促使檔案人員對這一問題的認識和思考；其他還開展了檔案數字化問題、家庭檔案、電子文件管理、檔案與文物的區別等等題目的討論。檔案人員可以通過這個平臺把看到、聽到和自己思考的問題相互交流，開展研究和討論。不僅有助于檔案工作人員知識和技能的提高，也使檔案業務指導人員通過討論交流提高思考問題，判斷分析問題和解決問題的能力，促進業務指導人員適應信息時代的要求，更新傳統觀念，樹立效率觀念、創新觀念、服務觀念、法治觀念等現代業務指導理念，提升自身的素質。
(作者單位:南京市檔案局210008)
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