基于新媒介視角的高校人事檔案管理新思考
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作者: 李長茂
摘要：高校人事檔案管理是新形勢下建設和諧校園，理順校園管理程序的重要一環?；谛旅浇橐暯堑母咝Ｈ耸聶n案管理新思考，主要依托多媒體數字化有效開發的重要前提；同時對高校人事檔案管理具體策略框架的探索和挖掘，則是有效提升新形勢下人事檔案資料管理效率和效果的一種嘗試。
關鍵詞：人事檔案管理；高校；人才；新媒介視角；策略建議
中圖分類號：C93 文獻標志碼：A文章編號：1673-291X（2011）22-0184-02
在當前的高校人才信息管理系統里面，高校人事檔案管理工作無疑具有決定整體全局性問題瓶頸順利解決的關鍵意義。這件工作關系到當代中國高校合理配置人才資源，并且有效地、有針對性地進行人才資源開發的系統策略工程的開展和深入。與此同時，科學、有效、全面、客觀的人事檔案信息管理還可以為高校人才自身的學歷、技術職稱以及社會關系等領域的科學監督與管理提供第一手的原始資料和依據?；谛旅浇橐暯堑母咝Ｈ耸聶n案管理新思考，就是要從當前中國高校檔案管理的緊迫現實出發，積極利用先進的多媒體數字技術和交互系統開發等手段來加快檔案管理的多媒體數字化進程，從而有效地改變現有情境下高校人事檔案管理的舊有瓶頸和障礙。筆者認為，要想在檔案管理的多媒體數字化和交互系統開發領域有效貫徹和落實，需要重點解決以下幾個方面的關鍵問題。
一、高校人事檔案多媒體數字化有效開發的重要基礎
在某種程度上來說，當前中國高校人事檔案管理工作由于長期以來積累了較廣泛的多層面的頑固病癥，那種時而重視又時而忽視的現象還是比較普遍的，再加之高校人事檔案管理工作并非高校中的主要業務環節，長期以來不被擺上關鍵的議事日程，也就不足為奇它在高校中所處的如此境遇。
1.有效明確和提高對高校人事檔案管理工作重要性的認識是必備基礎之一。由于高校中今日主要的競爭還是在科研和人才培養，爭奪各級科研項目和經費投入等方面的你爭我搶，就使得本來不被過多關注的高校人事檔案管理至今未被給予過多的重視。其實究其各個高校之間的激烈爭奪和競爭，根本的還是人才資源的比拼和最大化開發利用。鑒于目前中國大多數高校還是采取傳統的管理模式，就不能有效及時地跟上今日高校人才流動較為頻繁的業務實際，這就出現了多數的“檔隨人走”、“人走檔留”等等重大事件的不斷出現。實踐已經證明，緊迫的高校人事檔案管理現實已經向各單位的主管領導和檔案管理人員提出了嚴峻的挑戰和沖擊。這其中筆者認為最應該解決的棘手問題就是高校人事檔案管理的多媒體信息化開發和普遍應用。這是當務之急，更是影響長遠的發展大計。
2.完善高校人事檔案管理制度，借助網絡化、資源化平臺達成共享模式。由于中國高校人事檔案管理存在著雖單純開發資源庫和信息庫，但是整體上相互之間未達成共享的信息平臺和快速便捷的交流溝通渠道，這就使得高校人才的人事、檔案、勞資信息等等不能集中在一個數據庫管理平臺下來進行綜合資源開發。當高校人才趨于穩定和相對飽和的情境下，如何借助網絡化、資源化的平臺來有針對性地反映出人才的詳細優勢和劣勢情況，從而做到人盡其才，人盡其用，這顯得尤為迫切和必要。筆者認為，這也是有效避免過度而且重復填寫各種人事檔案表格和歸檔不同時期檔案時重復設立和取消的冗余工作。在此基礎上，節省了人事檔案管理工作的人力投入和物力投入，能夠節約出更多的時間來做提升管理水平和層次的其他領域的工作。
3.樹立為高校教職工提供優質檔案管理服務的堅定信念是必備的基礎之三。高校人事檔案管理工作緊貼高校教職工的生活實際和工作實踐，這也就為其帶上了關乎構建和諧校園，有效發揮人才積極性和主觀能動性的特殊工作符號。作為高校的檔案管理工作人員，要認真貫徹和落實自身參與管理工作的使命感和責任感，樹立高校人事檔案工作至為重要的職業高尚信念，應該積極調研，從而更加有針對性地滿足高校各項工作的需要和期待，將檔案信息的收集和整理日常化、常態化和規范化；注重檔案的鑒別和整理、歸檔。結合高新技術和數字多媒體技術發展的實際，積極創建和開發人事檔案管理的信息資源網絡化、數字化以及數據庫管理的現代化、規范化。這是基于為高校教職工熱情、周到、細致服務的有效舉措和切實選擇路徑。
4.積極吸引高校人才廣泛參與新媒介技術情境下的檔案管理工作程序是必備基礎之四。一定程度上，將高校檔案管理工作由原來的傳統的高校人才被動提供檔案相關資料逐步提升到高校教職工的“主動”參與、收集和整理提供資料的新發展思路上來。要借助一切可能的宣傳手段和渠道來向教職工明確人事檔案管理工作關乎每個高校人才的切身實際利益，不斷提升教職工對人事檔案工作的理解、認識和大力支持程度。筆者建議，借助更加便捷的新媒介技術來拓寬檔案信息整理和傳送領域的渠道和平臺區域，這不是應時之舉，而是長久之計、明智之策。
如何有效、全面、系統地將分散在高校各個職能部門工作人員手中的相關檔案信息整合化和集約化，并嚴格按照學校的相關歸檔要求來將大多數具有保存價值的文獻資料收集齊備，并向檔案管理中心移交存檔，絕不能離開高校教職工的自身積極參與和熱情支持。在此工作程序鏈條中，切記要及時做好檔案的事先整理和分類，否則就會給后期的檔案中心管理人員帶來相當大的工作量和勞動成本付出。這其實正如前文所述，如何將檔案相關知識有效合理地普及和推廣是走在各項整理工作前面的系統工程?？梢姡耸聶n案管理工作不能過于盲目追求新技術、新思維和新觀念，那種步步為營、穩扎穩打的工作態度和處事原則也是先進技術條件下管理人員自身的綜合素質的有效展現。
二、新媒介視角下高校人事檔案管理主要策略框架建議
緊貼當前中國高校高等教育和人事管理體制改革的實際，我們已經明確了今后高校人事檔案管理的新目標和新要求。那種傳統的、舊有的管理模式已經不能夠為當前蓬勃發展的管理實踐提供更加完善的解決方案，于是，究竟應該如何更加有效地改革和完善人事檔案管理模式，更加人性化地為高校教職工服務就成為不得不面對和著力解決的重要課題。
筆者認為，當前從新媒介視角來思考高校人事檔案管理工作應當重點實施下述幾個方面策略工程：
1.信息化、網絡資源數據庫化是新媒介技術條件下的切實有效之選。單純就某一個高校的人事檔案管理工作量來計算的話，雖然受到各種現有條件的制約和限制，但是認真系統地規劃和實踐是能夠解決的。若是更大規模的檔案信息整理，傳統的工作模式和流程顯然不能滿足現有的工作需求，信息化、網絡資源數據庫化就成為必備的應對策略之一。在具體實施策略工程框架時，千萬不要被冗長和海量的信息所嚇倒，應該合理有效地借助解決方案來建立人事檔案管理數據庫，從而進一步提升短時間內提供全方位服務的水平和層次。同時，構建網絡資源數據庫更能使得部門之間的信息文件等等實現互聯和互通共享，在提供檔案信息服務的時效性和便捷性上取得歷史性的突破。當前，網絡信息化資源數據庫應該著力結合3G技術來提升人事檔案資料收集與整理的新手段和新途徑，尤其是在資料拍攝的紙媒向數字圖片的轉移程序中，大量地借助新媒介技術，不僅有效地減少勞動工作量，又使得枯燥的工作趨于娛樂化和趣味化，高校人事檔案管理人員不妨一試。
2.依托校園局域網的點播訪問系統訂單化服務策略開發。高校人才人事檔案管理基于高校人才個性化管理的需求，可以考慮在依據校園網絡背景下的點播定制服務策略的開發和逐步推廣實施，這既是對高校教職工個人化、人性化管理的有效滿足，更是為特殊高層次人才提供信息服務的新選擇和新嘗試，這也是應付日益激烈和常態化的高校人才流動新機制的有效應對策略。此種點播訂單制個性化服務不能脫離網絡數字資源信息庫而單獨發揮效用，這也提醒我們的高校人事檔案管理工作人員要將自己應用網絡資源的能力和水平提升到一個較高的層次，否則就是一句望洋興嘆的空話罷了。源自于為特定高校教職工的個人發展和職業生涯服務的需要，筆者認為，在基本具備能夠提供全體教職工的綜合服務基礎上，更加有效而便利地為特殊高層次人才提供多維服務也是新形勢下的有效選擇策略。
3.校園辦公自動化系統框架下人事檔案管理的電子公務模式建構。如今，高校數字化管理系統已經成為許多高校正在普遍使用的一種信息化管理平臺。但是，我們發現目前許多高校由于技術平臺本身的局限和人事檔案管理工作的特殊性質，還沒有在高校數字化管理系統框架下切實著手建設相關入口來為檔案管理工作設計切實可行的接入平臺。這似乎是一個較為敏感的領域，但是基于社會化服務部分的檔案信息管理也有被納入到數字化管理系統的可能和空間。在今日高校電子校務環境中，適合高校實際工作的檔案管理系統的開發和構建，借助最新信息技術，將校園電子公務的范圍擴大到身份核對、人事、學生、教學、科研以及相關其他管理領域是今后發展的主要方向和重點指向?？梢哉f業務系統的整合和無縫對接是此種新媒介條件下發展相關構建策略的關鍵環節，也是檔案管理現代化的必經階段。
目前需要亟待解決的問題是：現有檔案的數字化以及計算機輔助編研和檔案保管設備的運用等等也對檔案管理工作提出了更加嚴峻的挑戰。加之由于統計業務及功能比較原始以及多數高校檔案管理未能完全接入互聯網等等，使得用戶沒有順利實現通過系統來進行信息交流與數據交換。
三、結語
從新媒介視角來觀看當前高校人事檔案管理工作的具體實際，是建構和諧校園，進而努力營造良性檔案管理工作情境的有效路徑選擇之一。如果只有策略框架上的建議和思考還不足以解決緊迫的現實問題。筆者認為，相關后續工作仍然需要我們付出更多的努力和投入，諸如如何進行檔案數據的統一描述和跨系統范圍之內的數據資源共享，點播訪問和訂單化信息檢索的權限如何控制以及如何進行數據庫安全加密等等都是需要進一步解決的現實問題和關鍵癥結所在。
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