淺談照片檔案的意義和作用
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【摘要】照片檔案在單位生產、經營和管理等各項工作中起著重要的作用。隨著信息技術的發展，影像成為社會生活中的重要組成部分，以其特殊的畫面載體形式，記錄了不同時期單位管理的變化和發展及各種具有歷史意義的活動。
【關鍵詞】照片檔案;意義和作用
一、檔案記錄和傳承歷史的主要方式
檔案記錄和傳承歷史的主要方式有以下幾種：一是文字，包括史書、歷代研究的史學論叢、檔案文件。二是圖片，包括書畫作品、壁畫、老照片等等。三是聲音，就是所謂的口述歷史，古代史學家就曾深入調查、采訪，運用“口耳相傳”的方式記錄歷史;過去主要依靠文字記錄保存下來，到了近代出現了聲音存儲技術，就有了錄音方式。四是文物，包括作為古董流傳于世的，還有隨著墓葬挖掘出土的，反映了當時社會的經濟發達程度和民生民俗。五是古跡，如墓冢、宮殿、戰場原址等等，但在這些方式中，文字大多無法完全回避記錄者的態度，經過了二次加工和整理，帶有很強的主觀性;聲音也同樣帶著部分講述者的主觀意識和再加工;圖片雖然留住了真實的一瞬間，但往往只是孤立的場面，信息含量很有限;遺跡、文物這些都只能算是二手資料，因為歷史年代久遠和時代的變遷帶有很多的不確定因素，可參考的價值是有限的。
而照片檔案是采用感光材料利用攝影的方法記錄真實形象的單個畫面，讓人們可以永遠記住那些瞬間的景象，由于攝影的最基本功能就是把事物的形象瞬間記錄下來，它能把歷史的某些重要的瞬間保留下來，在檔案管理中，照片檔案是以直接且逼真的影像將資訊傳遞給使用者，不受語言、文字的限制，讓人猶如身臨其境，更具有感染力;所以只有真實的影像記錄能夠相對真切地再現歷史，最大限度地為歷史“保真”?，F在人們已經習慣于在歷史影像中去找尋時代的遺跡來作為我們討論和建構歷史時的佐證。所以說照片檔案就成為了記錄歷史最有價值的檔案了。
二、如何理解照片檔案的重要性
照片檔案是指國家機構、社會組織以及個人在社會活動中直接形成的，有保存價值的以感光材料為載體，以影像為主要反映方式的歷史紀錄。照片檔案歸檔管理工作即是檔案管理中的一項重要內容，又是一項記錄歷史真實面貌的原始文獻。照片檔案是以直接且逼真的影像將信息傳遞給使用者，不受語言、文字的限制，讓人猶如身臨其境，故更具有感染力。照片檔案在檔案利用中發揮著重要的作用，如提供證據、舉辦展覽、編輯圖書以及畫冊等，照片檔案都充分發揮了檔案管理最大價值的作用，隨著時代的發展，照片檔案扮演著記載各單位科學、技術、文化、活動、學術研究等方面重要的輔助角色。照片檔案還可以在網上傳，使各種照片檔案以不同內容分門別類展現發展的歷程，使影像檔案起到最大的利用開發作用，大大促進了檔案管理工作的順利開展，同時也可以提供大量可供參考的照片檔案，使影像檔案更加便于查詢，采取以影像檔案為主要反映方式的歷史紀錄。如何有力推動照片檔案管理上新水平，取決于檔案管理者對照片檔案歸檔的規范程度，各方面配合共同做好照片檔案的歸檔工作，才能更好地服務于人民。
三、如何完善照片檔案管理制度
照片檔案是對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。因為照片檔案繼承著文件的原始性，在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現歷史真實面貌的原始文獻。它不同程度地記錄了單位或個人參加重要活動的載體，更是記錄著各項重大事件、重大事故、重大自然災害及其他異常情況和現象的照片。為保證照片檔案管理工作有章可循，要加強制定管理措施，落實管理制度，并且要長期重視，還要制定下發包括照片檔案在內的檔案管理規章制度。使日常工作活動的照片拍攝后及時整理移交;真正實現制度化、規范化、經?；乙种院?，日復一日，年復一年，照片檔案歸檔移交工作貴在堅持。還可采取多種方式，通過接收、征集、交換、復制、購買等多種手段，多渠道、多途徑開展照片檔案的收集歸檔管理工作，并隨時進行規范整理和保存。如果不堅持，不落實，不執行，即使有再完善的制度，也只能流于形式，甚至成為笑談。
四、如何遵循照片檔案的歸檔規律
盡管照片檔案的應用十分廣泛，由于影像本身大多不具文字說明，在歸檔過程中一定要注意及時注解說明;整理照片檔案時首先要清楚它的六大要素，主要包括文字說明的內容和事由、時間、地點、人物、背景、作者（攝制者）;照片和檔案卷內目錄項目的整理內容過程應包括以下：照片號底片號、照片題名、頁號、備注，底片經過分類后應編號并編制底片目錄登記簿，一張底片或一組相關的底片為一個保管單位，編一個底片號。有時它對于某種事件內容上所反映的信息往往是影像化且不完整，所以按照它的整理原則應該是：1.整理照片檔案時應在全宗內按年度-問題進行分類，分類應保持前后一致，不能隨意變動。2.對于反映同一事件的一組照片可以編一個號，然后每組照片分別編小流水號，底片在全宗內編流水號，格式為全宗號-底片號，同時在底片袋的右上方標明底片號。3.一張照片應有一個說明，一組聯系密切的照片應加總說明。4.對于數碼照片歸檔的管理數碼照片檔案一般由數字圖像（照片）、文字說明兩部分組成;為了保證新型載體檔案的完整與安全，檔案工作人員在整理數碼照片檔案時，為了保持數碼照片檔案的特殊性，歸檔的數碼照片格式應為TIFF、JPEG格式。對具有永久保存價值的數碼照片，歸檔時必須沖印或打印出紙質照片，按雙套制要求保存;歸檔時應標明互見號，格式為：全宗號-光盤號-照片號（標注于紙質照片的文字說明中）或全宗號-冊號-張號（標注于數碼照片的文字說明中），整理完后，編制照片檔案卷內目錄使位置固定下來，以便于更好地查找和利用。
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