優化事業單位檔案管理的措施
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【摘要】本文分析了事業單位檔案管理工作中存在的問題，并提出了優化措施，為推進和深化事業單位檔案管理水平提升和深化改革提供了理論指導，幫助事業單位創造良好的發展環境。
【關鍵詞】事業單位;檔案管理;措施
檔案管理是一項復雜的工作，它要求管理人員能夠對時間相差很久的事件進行分類歸檔。做好檔案管理工作，不僅有助于提高事業單位的管理水平，促進事業單位各項工作的發展，實現檔案管理的制度化，而且檔案管理的最根本目的是實現檔案再利用，這是最能直接體現檔案價值的手段。隨著社會和科學技術的進步，事業單位對檔案管理提出了更高的要求，于是便有很多問題產生和暴露了出來。
一、事業單位檔案管理工作中存在的問題分析
?。ㄒ唬n案管理制度不夠完善。目前，許多單位沒有意識到規范化管理的重要性，導致內部檔案管理制度混亂。從事業單位檔案管理的總體情況來看，大多數單位建立了檔案管理制度，但是真正能做到管理規范化的沒幾個。很多單位管理者認為檔案管理浪費時間，這就反映出了管理者在思想上缺乏管理意識，管理行為也不規范，進而導致單位自上而下各部門之間溝通不暢，合作不佳，執行力也差，即使是后來建立了檔案管理制度，那也無法很好地落實下去。由于檔案管理工作的質量并不會直接影響事業單位的經濟效益，因此目前一些事業單位的管理人員和工作人員對檔案工作重視不夠，認為只需要配備一個管理員，保證資料不丟失就好，無需增加投資去提高檔案管理工作效率。
（二）缺乏專業的檔案管理人員。事業單位的檔案里有很多重要文件，而完善檔案管理工作，必須依靠工作人員，所以檔案管理工作對檔案管理人員的專業素質要求非常高。但目前，一些事業單位管理者認為只要配備一個檔案管理員，保證資料不丟失就行了，甚至安排的檔案管理人員可能從未接受過專業的檔案管理知識培訓;在檔案管理工作中還存在人員變動頻繁的問題，優秀人才極為稀缺，還有許多檔案管理員身兼多職，或者以監管的形式從事管理。
?。ㄈ┈F代化管理手段匱乏。在經濟全球化、社會信息化的背景下，現代信息技術已經應用到了我們生活的各個方面。信息化建設在一定程度上可以簡化檔案管理工作中的繁瑣程序。但是，很多事業單位仍然采用傳統的檔案管理方法來管理單位內部檔案。即使有些單位運用了信息化平臺，也存在信息化建設平臺不能及時更新，使用信息化建設平臺效率不高等問題。如果事業單位在檔案工作開展的過程中能夠提升信息化程度，不僅可以幫助檔案管理人員提高工作效率，還可以幫助事業單位更加全面地應用檔案中的各種信息，為事業單位更好地發展奠定基礎。
二、優化事業單位檔案管理措施
在實施檔案管理的過程中，事業單位要立足于工作的實際，按照一定的操作流程，實現檔案管理的規范化，具體可以從以下三個角度來提高檔案管理水平：建立健全檔案管理制度、提升檔案管理人員水平、加強現代化信息化建設。
?。ㄒ唬┙⒒蛲晟茩n案管理制度。管理制度是加強檔案管理規范化、有序化的重要保障。優化檔案管理體制，可以提高事業單位檔案管理的科學性和有序性。各機構應建立完善的檔案管理制度，并認真貫徹執行。要根據單位的實際情況明確工作人員的管理職責，使每個人都明白自己的責任。一方面，要制定嚴格的制度，確保檔案管理制度能夠與事業單位的實際情況保持必要的聯系。另一方面，要強化管理力度，保證檔案管理制度的全面性，防止一些別有用心的人利用制度漏洞，破壞事業單位檔案。事業單位的管理部門和其他部門還應當對檔案管理部門的工作進行監督，從上到下認真對待檔案管理工作，保證檔案管理人員在制度規范下開展工作，同時提高檔案管理工作的質量。
（二）提升檔案管理人員的水平。人才是檔案管理優化創新的重要保障。只有完善的管理制度，而沒有專業的管理人員來支持管理工作，是不可行的，所以提高管理人員水平是提高檔案管理水平的關鍵。一方面要積極引進復合型高素質人才，確保滿足現代化建設的需求。另一方面要組織現有的檔案管理人員參加培訓，提高檔案管理人員信息素養和服務意識。優秀的檔案管理員不僅需要較強的語言表達能力，而且要會使用計算機，熟悉和掌握影印、印刷、縮印等現代技能，當然，其書寫能力也很重要，所以事業單位還可以從招聘管理人員這一步就加強管理，做到把控。此外，事業單位還應定期對檔案管理人員進行標準化、有計劃的培訓?？梢匝垖＜业絾挝恢笇n案管理工作，提高檔案管理的科學性，確保檔案管理人員能夠對檔案管理工作進行改革和創新，確保事業單位檔案管理工作持續穩定發展。
（三）加強檔案現代化信息建設。檔案管理信息化建設有利于檔案資料的永久保存，有利于事業單位對檔案信息的科學管理。在事業單位檔案管理工作中，如果遇到困難，可以通過信息化平臺交換意見，共同解決問題，使信息管理工作更加系統化、科學化、規范化。另外，在一定程度上可以簡化傳統檔案管理中繁瑣的程序。在搜索信息時，我們只需要輸入一定的關鍵字便可以快速、準確地找到所需的信息，對其他檔案沒有任何影響。因此，事業單位應提高當前的信息化水平，將資金投入購買信息硬件、檔案管理軟件上，只有肯于投入才可能得到回報。要清楚地認識到網絡中存在許多不安全因素，它們每分每秒都可能侵入檔案管理系統，對檔案文件構成威脅，這些重要文件一旦泄露，所帶來的嚴重后果是不可預估的。因此，還要加強做好電子檔案的保密工作。
【參考文獻】
[1]胡林波.事業單位檔案管理工作優化途徑探索[J].科學咨詢（科技·管理），2018（09）：32.
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