加強學生檔案管理的路徑探索
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摘要：學生檔案作為人事檔案系統的重要組成部分，記錄了學生在校期間的學習、生活以及社會活動等方面的內容，為學生就業、組織選拔、資格考試以及工作調用等提供參考信息，是學生的成長記錄。加強高校學生的相關檔案管理力度，提升檔案工作質量，強化學生對檔案理念的認識，不僅可以為學生畢業后個人發展夯實基礎，對高校檔案管理機制的完善與就業制度的改革也有著十分深刻的意義。
關鍵詞：學生檔案;管理環境;團隊;創新要求
中圖分類號：G647 文獻標識碼：A
高校屬于學生檔案的主要管理機構，班級、院系以及學校等各級相關檔案管理部門需要在深入了解學生檔案重要性的基礎上，結合學生檔案工作的特點，不斷完善檔案管理機制，在保證學生檔案完整性與保密性的同時，提供更加便捷的檔案服務。
1高校檔案管理工作的主要特點
1.1管理工作量較大
高校改革的深入發展，使得學校間的合并增加，擴招規模逐步拓展。在此基礎上，新生數量的增加也使得檔案接收、檔案轉移等工作量增加，檔案管理工作壓力增加。與此同時，檔案管理實際涉及的內容較多，主要包括：學生在學校的獎懲情況、學籍地變化導致的檔案遷移、面向學生的檔案查詢服務、畢業生的檔案信息調用、檔案的政審、研究生以及公務員需要的調檔、畢業生的檔案轉移等，這種情況也使得高校檔案管理的工作繁雜，管理責任劃分困難。
1.2管理時間較為集中
高校學生的入學檔案通常是在新生入學時，由班級輔導員、班主任將所在班級的新生檔案進行匯總，交由檔案管理小組。檔案管理者在接收到檔案后，需要進行審閱，然后依照學年、班級、學號等順序將檔案上架，做好保存工作。學生在上學期間的獎懲情況、學籍變動以及黨員信息等需要在進行信息核對后，將檔案的變動信息及時放入檔案中，由于這些信息變動發生在畢業之前，需要在學生就業之前全部完成，便于后續檔案信息的轉移，因為檔案管理的時間較為集中，因此，對檔案管理的效率有著較高的要求。
1.3需要多部門進行共同協作
據相關的檔案管理規范要求，高校階段的學生檔案需要結合內容劃分規定，對不同學年的檔案信息進行系統管理。主要包括高中階段的學生表現、不同階段學校的學籍、身體情況、獎懲記錄、入團及入黨資料、畢業登記注冊表等。結合學生所在班級、院系、招生辦、信息管理部門、研究生院、體檢醫院等部門提供的資料，進行系統地管理。在實際的工作過程中，涉及的管理部門較多。需要進行共同協作，才能保證檔案管理的順利進行。
2當前階段高校檔案工作存在的具體管理問題
2.1學生對檔案管理的認識較為薄弱
目前，學生對檔案管理工作的認識普遍存在誤區，對自己檔案的處理方法包括：隨意地將檔案放置在學校，需要用的時候調取;部分學生自己保管檔案;一些學生將檔案放置在人才市場，但過段時間就忘在腦后;更多的畢業生對自己檔案的情況漠不關心，不知道自己的檔案是在學校還是在原籍、人才市場。很多畢業生并不清楚自己上學期間的檔案在畢業后是否成為工人、干部或其他檔案，對畢業后的調檔情況了解得不全面，這種檔案管理意識的薄弱，使得學生通常只有在檔案需要使用時，才會查詢檔案信息是否全面以及所處地點，降低了檔案提交使用的效率。這種檔案使用問題還表現在學生一段時間后如果需要對檔案進行查找，才發現自己對人事檔案的位置不了解，需要回校調查檔案信息。與此同時，學生通常對檔案內部的信息并不了解，甚至部分學生對學籍登記表、入團與入黨申請表、畢業生登記表等信息需要永久保存的要求也不知道。填寫登記表及書寫相關材料時，使用的紙、筆不合格，用圓珠筆、鉛筆、彩色墨水填寫表格，還會出現一些涂改痕跡，不利于紙質檔案的后續保管工作。
2.2檔案管理隊伍的專業化水平有待提升
從檔案管理的人員配備上來講，由于部分高校管理意識薄弱，沒有設置專職人員進行資料管理，使得檔案管理工作人員通常身兼數職，無法投入全部的時間與精力，突出了“少而不?！钡墓芾韱栴}，除此之外，由于缺少專職人員，使得檔案管理的工作效率低下，缺乏專業培訓的工作人員往往需要花費大量的時間處理檔案工作。一些員工沒有進行管理培訓或培訓時間過短，降低了管理隊伍的專業水平。
2.3沒有建立起行之有效的檔案管理、監督制度
從檔案管理的制度方面出發，部分高校還沒有建立起行之有效的檔案資料管理與監督制度，使得檔案管理沒有堅實的制度基礎。管理制度的問題主要表現在兩個方面：首先是硬件設施不完善。由于檔案管理硬件設施的投入普遍不高，一些高校不僅沒有設置專門的檔案管理庫房、辦公室，現代辦公設施陳舊，還存在紙質檔案室管理不善的問題，降低了檔案工作質量，出現了資料錯、漏、亂、假的問題;其次是檔案管理流程不規范，管理人員在處理檔案時沒有依照相關的規定，在檔案分類、整理、歸檔以及裝訂等過程中，出現了檔案胡亂堆放、隨意涂改與標記、沒有分門別類進行整理等問題。同時，對檔案借閱工作管理不嚴，也在一定程度上增加了檔案丟失、損毀的可能。
3高校增強檔案管理質量的有效舉措
3.1保證檔案的硬件與軟件基礎，建設良好的管理環境
專業的檔案管理設施是保證管理質量的重要基礎。針對當前階段檔案管理的混亂現狀，應該結合學校內部的檔案管理情況，在管理階層與學生群體中加強檔案管理理念的宣傳力度，在規范檔案資料管理流程的基礎上，提升學生對檔案資料的重視程度。管理環境的建立需要從兩方面努力：一方面，應加強硬件設施的建設。高校管理部門可以通過專業檔案管理規范的制定與執行、設置專業的紙質資料保管庫房、配置現代化的檔案管理辦公設施等措施，在保證檔案日常管理工作效率的基礎上，提升檔案的保密性，為電子檔案的升級、管理提供良好的基礎;另一方面，在辦公軟件方面應該實行統一的建檔、調檔標準，為后續的檔案管理提供參考。同時，高校應該結合檔案資料管理實際，將檔案管理納入日常監察的過程中，加強監督力度，使檔案管理做到有章可循。 3.2建立專業的檔案管理團隊，協調不同部門的工作
檔案管理的實際內容涉及較多的部門，需要管理部門與其他部門、組織之間相互配合，才能真正地實現集中化、系統化管理。高校應該根據在校生規模確定學生檔案專職管理人員的數量，形成學生檔案工作的骨干隊伍。同時，學生檔案管理在某些時候又不能不采取突擊的方式，比如新生報到時要集中接收與整理大批新生檔案，學生畢業前要集中歸檔、整理大批畢業生檔案資料和轉遞大批畢業生檔案，單靠專職檔案管理人員無論如何是難以在有限時間內完成如此大量的工作任務的，還需要相關部門和相關人員的協助與配合。所以，高校應該形成專、兼職相結合的學生檔案工作隊伍。
3.3結合檔案管理創新要求，靈活運用現代化手段
增強檔案時效性，豐富檔案內容，反映時代特征，推進管理現代化和信息化是檔案工作的重要發展方向。高校檔案工作人員應積極深入了解用人單位考核的意圖，了解人才對檔案材料的新要求，積極探索建立人才業績檔案、人才誠信檔案等辦法，認真解決“死檔”“棄檔”問題，探索通過現代化手段建立人才業績跟蹤系統，不斷提升學生檔案的使用價值。
3.4強化檔案管理理念的宣傳，轉變學生的思維誤區
在對當今大學生的問卷調查中，有相當多的大學生對自己的人事檔案不夠重視，認為人事檔案是“身外之物”，可有可無，認為能力更重要，認為檔案無用。有些學生覺得畢業之后并不想考研、公務員，所以檔案是不具備任何意義的，甚至認為敢于放棄檔案的人往往才是真正具有競爭力的。針對這些情況，學校應該投入宣傳力度，在每年的新生入學之際，開展檔案基本知識教育，增加學生對學生檔案重要性的認識。通過多種多樣的宣傳活動，在校開設專門的檔案課程，讓越來越多的學生了解檔案的重要性，加強檔案意識的培養。同時也讓學生們認識到漠視自己的人事檔案，最終受害者只能是自己，比如畢業后沒有及時將檔案從學校轉出，將影響今后的轉正定級和評定職稱。另外，畢業生遇到辦理養老險、繼續深造、報考公務員、出國、考研等事關個人切身利益的問題時，都需要檔案。
4結束語
高校應該依照當今的社會發展需求，以現代化技術為基礎，對檔案系統進行合理地規劃與升級，保證檔案管理的質量與效率。當前階段，高校開展的檔案管理工作存在學生對檔案管理認識不全面、缺乏科學的管理機制、專業隊伍技能水平參差不齊等方面的問題，需要管理部門結合檔案的實際管理情況，通過建設專職的檔案管理隊伍、搭建合理的硬件設施、在校內加強檔案意識的宣傳力度等措施，為高校檔案管理機制的完善提供必要的條件。
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