事業單位檔案管理信息化建設探析
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[摘 要]在信息化快速發展的背景下，信息技術被運用到各行各業中，作為事業單位管理工作中的重要組成部分，檔案管理信息化建設對提升檔案管理有效性、促進事業單位的可持續發展具有重要作用。但是在對當下信息化檔案管理建設過程中，受到多種因素的影響，事業單位的檔案管理信息化建設仍受到制約，影響檔案管理的效果。因此，事業單位需要重視檔案管理信息化建設，明確當下信息化建設過程中存在的問題，結合有效策略來提升檔案管理信息化建設的有效性。基于此，本文針對事業單位檔案管理信息化建設進行探究，旨在為相關研究提供借鑒。
[關鍵詞]事業單位;信息化建設;檔案管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.12.081
[中圖分類號]D630;G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2019）12-0-02
0 引 言
隨著社會發展，事業單位迎來了新的發展良機與挑戰，在信息資源不斷增多的背景下，傳統檔案管理已經無法滿足事業單位的實際發展需求，對檔案管理的有效性產生嚴重影響。因此，事業單位需要重視檔案管理信息化建設，認識到檔案管理信息化建設的重要性以及檔案管理中存在的問題，并結合單位實際發展情況，制定科學有效的解決策略并加以實施，以此來提升檔案管理信息化建設的有效性，將檔案管理的實際作用與價值發揮到最大化。
1 檔案管理信息化建設的優勢
1.1 永久性保存相關檔案資源
傳統紙質檔案在管理過程中極易受到溫度、濕度等環境問題的影響，產生發霉、損壞的現象，進而無法對檔案進行長久性存儲，甚至出現檔案丟失的情況。而信息化檔案管理建設，可以將傳統紙質檔案轉化成數字化檔案，并存儲在計算機磁盤之中，不僅可以有效利用檔案存儲空間，還能實現檔案資源永久性存儲，避免因環境惡劣造成檔案損害問題出現。
1.2 提升檔案管理的有效性
傳統紙質檔案在管理過程中的工作較為煩瑣，相應程序也相對較多，不易于工作人員查詢和整理。通過信息化建設，檔案查詢可以通過專門查詢系統進行有效查詢，提升相關工作人員的查詢效率，管理過程相對簡單，能夠大大提升檔案管理工作的質量與效率。
1.3 轉變管理方式
傳統檔案管理以紙張為媒介，通過人工錄入的方式進行管理，而信息化檔案管理則以網絡平臺為媒介，通過電子錄入的方式進行管理。檔案管理信息化建設，將傳統檔案存儲和運用職能轉變成對信息資源進行管理、存儲、采集等職能，進而在提升檔案管理有效性的同時，促進檔案管理工作的可持續性發展。
2 檔案管理信息化建設過程中存在的問題
2.1 平臺使用率過低
事業單位在進行檔案管理信息化建設過程中，需要結合實際情況建設相應信息化檔案管理平臺，以便相關管理人員利用平臺對檔案資源進行管理。但是在當下信息化實際建設過程中，雖然部分事業單位已經建設了信息化管理平臺，但是在實際使用過程中，信息管理平臺的使用率較低，對檔案管理的信息化建設造成嚴重影響，進而制約事業單位的發展。
2.2 管理人員素質缺位
事業單位信息化檔案管理的效果與相關管理人員自身專業素質能力之間聯系緊密，管理人員自身的操作技術能力與信息技術能力對檔案管理信息化建設具有重要影響。而在當下實際檔案管理信息化建設過程中，部分檔案管理人員自身素質專業能力較差，沒有認識到檔案管理信息化建設的重要性，沒有端正自身對信息化建設的態度，進而對信息化檔案管理建設造成嚴重影響，對檔案管理工作質量、效率提升產生影響。
2.3 沒有足夠的重視
在當下事業單位檔案管理信息化建設過程中，單位相關領導對檔案管理信息化建設沒有足夠重視，成為制約信息化建設的主要因素之一。部分事業單位雖然已經建設相關信息化檔案管理平臺，但是卻沒有認識到定期更新維護的重要性，使平臺經常出現崩潰問題。此外，部分事業單位領導認為檔案管理信息化建設對單位發展起不到實質性的作用，所以就選擇忽視檔案管理信息化建設，進而嚴重影響信息化檔案管理的有效建設。
3 提升事業單位檔案管理信息化建設有效性的策略
3.1 提升信息化建設的重視度
事業單位要想有效促進檔案管理信息化建設，需要認識到檔案管理信息化建設的重要性。檔案管理信息化建設可以促進事業單位可持續發展，幫助領導人起到良好的輔助決策作用。首先，事業單位需要重視檔案管理在信息化建設工過程中的軟硬件設施投入，在為信息化檔案管理建設提供良好環境的同時，充分發揮信息化檔案管理的實際作用和價值。其次，事業單位需要維護和更新信息化檔案管理，確保相關信息檔案平臺能夠符合事業單位的實際使用需求，以此讓檔案信息化管理順應時代發展。此外，針對平臺使用率較低的問題，事業單位需要重視信息管理平臺的使用率，明確管理平臺的實際功能與價值，以此來為檔案管理信息化建設奠定良好的基礎，有效提升檔案管理的質量與效率。最后，事業單位需要注重紙質檔案轉化，通過“紙質+數字”的方式對檔案進行有效管理，加快紙質檔案轉化，以此來實現最終的無紙化檔案管理。
3.2 健全制度機制
常言道“無規矩，不成方圓”，事業單位需要健全信息化管理機制，以此將檔案信息化管理朝著制度化、規范化方向不斷發展。因此，在實際建設過程中，首先，事業單位需要以自身實際發展情況為基礎，不斷完善管理制度機制。例如，事業單位需要重視檔案管理信息化建設中管理人員與網絡技術人員之間的關系，針對該制度，要求檔案管理人員與網絡技術人員進行高效合作交流，以此為檔案管理信息化建設奠定良好的基礎。其次，事業單位可以結合實際情況，實施績效考核制度，并與管理人員的薪資報酬相關聯，以此來調動管理人員的工作積極性，提高信息化檔案管理建設的有效性。此外，事業單位可以建立獎懲制度，針對管理人員的表現情況，給予不同獎勵或者懲罰，以此來提升檔案管理人員的工作熱情，并實現對管理人員的行為約束。最后，針對網絡技術人員管理，事業單位需要結合實際情況，制定維護檢修制度，要求網絡技術人員定期對檔案信息化管理設備、軟件進行定期維護和更新，提升信息化檔案管理平臺的實際使用價值，保障數字化檔案的安全存儲和運用。 3.3 提升管理人員的專業素質能力
要想有效提升檔案管理信息化建設的有效性，事業單位需要認識到提升管理人員素質能力的重要性?；诖?，在實際信息化建設過程中，首先，事業單位需要確保管理人員具備較強的專業技能、業務素質以及服務意識等，定期組織管理人員進行全方位綜合素質培訓，包括管理專業知識培訓、管理技術培訓以及心理綜合素質培訓等，以此提高檔案管理人員的綜合素質。其次，事業單位應定期組織相關管理人員去進修學習，以此來不斷更新自身的管理理念，并端正自身的工作態度，全方位提升管理人員的業務素質、技能水平以及服務意識。再次，事業單位管理人員需要補充計算機軟件、硬件維護方面的知識，以此讓管理人員具備一定的維護能力，進而在實際信息檔案管理平臺維護更新過程中與網絡技術人員進行有效配合，提升平臺維護管理的有效性。最后，事業單位需要注重管理團隊建設，優化單位人才聘用機制，提高對聘用人才的要求，并提升管理人員的薪資待遇，以此來吸引更多高素質、高專業的人才進入管理隊伍中，進而有效提升管理團隊的整體素質水平，為檔案管理信息化建設提供強有力的支撐。
3.4 注重對檔案信息資源的安全防護
事業單位檔案管理的信息化建設具有耗時短、效率高以及準確率高等優勢。但是在當下實際建設過程中，無論是單位領導人還是相關管理人員，都容易忽視檔案信息資源安全性的問題，進而嚴重影響檔案管理信息化建設。因此，在實際建設過程中，首先，需要加強相關管理人員的安全意識，對檔案資源進行安全鑒定，明確檔案的開放范圍與安全密保程度，以此來提升檔案安全管理的有效性。其次，對存儲檔案資源的計算機進行殺毒，以實際情況為基礎，裝設相關殺毒軟件、防火墻，注重對相關硬件設備進行升級維護。在信息化檔案建設過程中，以《全國檔案信息化建設實施綱要》為基礎，充分利用數據備份、數據恢復以及防火墻等功能來提升檔案管理的安全性。在此過程中需要注意，單純依靠相關安全軟件保護檔案資源，無法確保檔案資源的絕對安全。因此，事業單位需要以自身實際情況為基礎，構建有效的檔案信息化管理安全體系，以此對安全問題、風險進行識別、監控、處理以及報告等，進而確保檔案資源的安全管理。
4 結 語
事業單位檔案管理信息化建設對提升檔案管理質量、效率，促進事業單位可持續發展具有重要的作用和影響。因此，在實際建設過程中，事業單位需要認識到檔案管理信息化建設的重要性，明確當下信息化建設中存在的問題，結合有效方式來提升信息化建設的有效性，進而為事業單位的可持續發展奠定良好的基礎。
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