論新時期高職院校辦公室文秘應具備的素質和能力
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摘 要：近年來，高職教育快速發展，技能人才需求倍增，高職院校辦校規模、合作領域也日益擴大，高職院校辦公室是學校黨委和行政的綜合機構，職業教育迅猛發展的新形勢對高職院校辦公室工作提出了更高的要求，對于辦公室秘書來說也任務加重、難度加大，這就迫切需要辦公室秘書加強自身建設，不斷提升自身能力和工作水平。
關鍵詞：高職院校;辦公室;文秘
高職院校辦公室是學校黨委和行政的綜合機構，是學校各項工作的中樞部門，是承上啟下、聯系左右、協調各方的咽喉，是協助校領導處理好日常事務的重要機構，是輔佐科學決策的有力保障部門。作為學院正常運轉的中樞部門，辦公室人員應較其他部門在思想上更先一步、在認識上更深一層、在行動上更快一步、在業務上更高一籌，走在前列、做出表率。
近年來，高職教育快速發展，技能人才需求倍增，高職院校辦校規模、合作領域也日益擴大，職業教育迅猛發展的新形勢對高職院校辦公室工作提出了更高的要求，對于辦公室文秘來說也任務加重、難度加大，這就迫切需要辦公室及辦公室文秘加強自身建設，不斷提升業務工作水平，在學習上、團結上、工作上、廉潔上、促進發展上等各方面當好表率。
一、新時期對高職院校辦公室提出的要求
高職院校辦公室工作一重、二苦、三雜、四難，辦公室工作如何，對學校黨委乃至全校全面的工作影響很大，因此高職院校辦公室要不斷改進和創新，努力提升工作水平。一是加強學習，努力提高積累知識的能力、解決問題的能力和駕馭文字的能力，既學政治理論、又學業務理論，既學專業知識、又學信息技術，努力做各個崗位的“行家里手”。二是加強服務，改進作風，努力發揮好參謀作用、樞紐作用和窗口作用，將高職院校推崇的“工匠精神”嵌入辦公室服務理念，建立精益求精的工作態度，由“被動事務型”向“主動服務型”轉變，切實做到門好進、臉好看、事好辦。三是加強組織協調，對內做好管理，對外搞好協調，對上加強聯系，對下做好服務，確保學校教育目標的順利實施和各項工作的正常運行。四是加強督辦，對領導批示件和重點工作及時建立工作臺賬，通過不定期提醒和定期催辦等方式，不斷提高工作執行力和落實力，提升督辦效果。
二、新時期高職院校辦公室文秘應具備的素質和能力
（一）堅定一個立場
堅定“服務為本”立場不動搖。辦公室具有超強的服務性，首先要服務領導。要站在領導角度為領導考慮問題，要想領導之所想，想領導之應想，想領導之未想，做到未雨綢繆，提前為落實領導意圖做好全方位的服務。要講大局、識大體，緊扣中心開展工作，圍繞大局開展行動，站在全局的高度想問題、當參謀、提建議，同時還要時刻具備清晰的保密意識，時刻提醒自己做到不該看的不看，不該說的不說。其次，要服務師生。服務師生，是高校辦公室的服務宗旨，也是每一個行政部門的工作宗旨，高校辦公室在服務師生這方面更要做到表率作用，尊重師生、關心師生、服務師生，真正做到心中有師生，服務好師生。要心裝為人民服務，端正服務態度，提高服務水平。再次，要服務基層。服務基層是辦公室的一個重要工作內容，作為辦公室文秘，要主動加強同各部門的密切聯系，互通情況，積極做好溝通、補臺、督查、督辦等工作，督促學校決策貫徹落實到位，促進學校整體工作順利開展。
（二）時刻保持兩種狀態
一是保持時刻清醒的狀態。辦公室工作無小事，每一件工作都容不得半點虛假，一旦出現疏漏，都有可能捅婁子、誤大事，因此要進一步增強工作的責任感和緊迫感，切實樹立“責任重于泰山”的意識，高質量、高效率地完成重要文件的收集整理存檔以及重大會議、重要接待、重要活動的籌備等工作，確保安排工作快辦結、無延誤。二是保持隨時待命的狀態。針對辦公室工作的特點和規律，隨時保持戰備狀態，切實做到一有任務，隨叫隨到，及時完成。
（三）努力發揚三種作風
一是發揚實事求是的作風，堅持說實話、辦實事，扎扎實實做事，誠誠懇懇做人。二是發揚一絲不茍的作風。文秘工作有些事看起來是小事，耽誤了可能就是大事，所以絲毫不能馬虎。在日常工作中，要始終遵循精、細、準的原則，精心準備工作，精細安排工作，細致干好工作。要認真做好對會議材料的整理、分類、保存、歸檔工作，在存檔過程中，注重對各種原始資料的收集與積累，保證入檔材料的實用性和完整性。要建立個人工作資料檔案庫，按類別做好電子檔案存檔工作，力爭實現資料齊全、目錄清楚、整理規范、保管有序。三是發揚雷厲風行的作風。辦公室文秘必須要有很強的時間觀念，對相關文件及時收發、登記、歸檔;對各項目標任務要迅速落實到位;對領導的指示命令立即傳達，快辦、辦好;對其它部門的請示報告，要及時呈請匯報。
（四）著力提升五種能力
一是提升政治素質能力。強化政治理論學習，不斷提高政治理論素養，做到工作時從大局出發，從整理利益出發。要認真學習、深刻領會、全面貫徹中央、省、市相關會議精神及方針政策，同時作為高校辦公室人員，還要了解教育政策，了解社會、時代和上級各相關部門對教育提出的新要求、新指示，以及所在學校的一些政策、制度、發展規劃等，鍛煉放眼全局的意識，鍛煉把握大局的能力，以更嚴更高的標準要求自己，做好表率、當好標桿。
二是提升業務素質能力。在平時工作中要積極學習新知識，不斷拓展知識領域，改善知識結構，努力適應新形勢、新任務對本職工作的要求。要多看多聽多讀多練，扎扎實實提高文字基本功;要注重交談技巧，不斷提高口頭表達能力，養成勤于交談、善于溝通、能說會道的習慣;要注意熟練掌握計算機相關技能，熟悉各種辦公軟件，提高工作效率和工作質量。此外，作為高校辦公室文秘，還要堅持做好研究，辦公室由于平時接觸面廣，所以看到的文件多、參與的事情全，這些都是科研很好的素材，要結合所學專業多看、多思、深思，學會觀察問題、分析問題，拓展思維方式，加強創新研究。
三是提升嚴謹細致能力。牢記細節決定成敗，始終處處留心、時時細心、事事用心，做到大事不含糊，小事不馬虎，不因事小而輕為，不因事雜而亂為，不因事急而盲為。要嚴格按照“五個一”的標準來要求自己，即作好每一個記錄，寫好每一份紀要，處理好每一份文件，接待好每一個來辦事的人，完成好每一件交辦任務，力求周全、準確，避免疏漏和差錯，努力做到“事無巨細”。認真對待每一次會議，無論是會議籌備，還是會議通知、文件管理，都做到妥善處理，及時高效。對于要印發的文件，要認真核稿和校對，減少出錯機率，確保文件準確、及時發放。此外，高校辦公室秘書還要謹言慎行，說話辦事一定要言之有據、行之有序、動之有規。
四是提升落實執行能力。從一項項工作、一件件實事抓起，要以嚴謹求實的態度對待每一項工作，定一件事、干一件事、成一件事，做到常事快辦、急事急辦、特事特辦。建立督辦臺賬，對領導指示安排及重要工作、重點項目進展情況進行督辦，有效配合推動各項工作落實落地，力爭事事有著落，件件有回音。
五是提升團結互助能力。辦公室工作特點是點多線長面廣，每天要處理許許多多的工作事務、千頭萬緒，但畢竟一個人的精力和能力是有限的，不可能做到面面俱到、事事俱全，因此要弘揚團隊精神，發展和諧人際關系，與辦公室成員之間相互支持，相互溝通，在工作上做到主動補位、主動幫忙，努力使自己成為辦公室工作的多面手和行家里手，通過充分發揮集體作用，共同把辦公室工作做細做好做精，服務高職院校持續發展。
[參考文獻]
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