論“互聯網+”時代下的在線檔案利用服務工作
來源:用戶上傳
作者:
【摘要】在“互聯網+”時代，在線檔案利用作為的一種新型檔案利用服務方式得到利用者的歡迎。在線檔案具有在線預約、在線查檔、在線鑒證、在線展覽等諸多功能。在線檔案利用應找準定位、加大投入、簡化流程，為檔案利用者提供更加高效便捷的在線檔案利用服務，不斷增強人民群眾在檔案利用服務中的獲得感和滿意度。
【關鍵詞】互聯網+;檔案利用;在線服務
一直以來，服務是檔案工作的生命線，提供檔案查閱利用服務，是各級檔案部門發揮檔案作用、實現檔案價值的重要渠道，同時也是檔案部門踐行“全心全意為人民服務”的具體行動和價值追求。
近年來，隨著互聯網信息技術發展和普及，給檔案部門傳統檔案利用服務模式帶來巨大的變革和挑戰。各級檔案部門不應固守舊有的傳統利用服務模式，而應積極融入互聯網時代，踐行“互聯網+檔案”的發展理念，將傳統檔案利用服務體系與互聯網時代下的新理念、新需求和新技術結合，探索實踐在線檔案利用服務，積極創新檔案利用服務方式。
一、在線檔案利用服務的具體舉措
?。ㄒ唬┰诰€預約
目前，在線預約方式已經廣泛的應用于醫療、銀行、餐飲等生活的諸多方面，為民眾的生活帶來了許多便捷。而在很多檔案館，預約查檔很大一部分還是通過電話預約的方式進行，工作效率低下。運用互聯網技術，檔案部門可開發在線預約查檔系統，實現在線預約查檔服務。同時，檔案部門可將館藏檔案資源類型、查檔須知等必要信息在預約查檔系統中進行公告，利用者在通過在線填寫自己的個人信息、查檔目的、查檔的基本線索與內容、查閱時間等基本信息之后便可提交預約申請，并將辦理進度顯示在狀態欄里。接到預約申請后，檔案利用工作人員在后臺進行在線審核，及時反饋。如，2019年1月，江西省檔案館查檔預約服務成功接入支付寶APP，利用者可通過手機支付寶APP中的“贛服通”小程序，足不出戶、隨時隨地在手機端直接辦理江西省檔案館查檔預約、查詢預約結果等事項，實現了預約查檔“一號申請、一次登錄、一網辦理”，大大方便了人民群眾。
通過在線預約可以進一步簡化查檔手續，也可以使檔案部門提前做好有關查閱檔案的準備工作，同時可以使利用者自主合理安排時間，提高查閱利用效率，拉近檔案部門與民眾之間的距離，使查檔利用更加便捷。
?。ǘ┰诰€查檔
在線查檔是檔案部門將檔案利用服務延伸到互聯網終端的有效手段之一。檔案部門通過開發檔案查閱利用系統，將檔案目錄或數字化檔案全文數據庫分門別類導入利用系統，并將利用系統鏈接至PC端，如官方網站、政務網等，或是移動端，如官方微信平臺、官方客戶端APP、第三方熱門手機應用、小程序等。利用者通過在線注冊之后，可實現自主關鍵詞檢索、查詢檔案目錄、在線瀏覽下載數字化檔案全文等服務，滿足利用者足不出戶地方便快捷查詢檔案，實現了零距離查詢利用檔案。比如，2016 年初，上海浦東新區檔案館開通了“浦東檔案微信公眾號”、“市民云APP ”等在線查檔平臺，利用者通過打開上述任一操作平臺，進入“檔案查詢”模塊中，根據操作提示填寫個人信息和查檔線索信息，提交查檔申請，平臺審核通過后，將數字檔案以加密的形式發送到利用者實名認證的電子郵箱，利用者通過下載打印后，就能辦理相關事務，使檔案利用進一步突破了時空限制，使利用者實現了“足不出戶”的檔案查閱。
對比在線預約，線下實地查檔的方式，在線查檔的便捷程度更加凸顯，但目前，筆者通過調查瀏覽多個副省級以上的檔案館的官方網站或微信公眾平臺，發現大部分檔案館雖有在線查檔的功能設置，但基本上只提供開放檔案目錄查詢，可在線利用檔案種類偏少，多數限于民生檔案，在線查檔的實用性和便捷性還有待加強。
?。ㄈ┰诰€鑒證
在傳統利用服務中，檔案利用服務工作人員會在利用者申請復制的檔案中加蓋簽章，證明復制件的真實性和有效性，檔案受理部門若需驗證，則需電話或發函進行詢問驗證，這種傳統的利用驗證方式顯然已落后于互聯網時代的潮流。隨著信息化的發展和線上跨區域檔案利用的增加，數字化檔案利用率逐年提高，為保障在線利用數字檔案的有效性、唯一性，以電子簽章技術為核心的電子檔案利用鑒證技術孕育而生。以上海浦東新區檔案館為例，其在檔案在線利用中啟用了電子簽章打印功能，利用者下載獲取數字檔案時，都會附帶有一個獨一無二的檔案材料證明電子章（包括一組數字形式的簽章代碼及二維碼）且帶有數字水印。需要驗證時，可在其檔案館開通的“檔案電子簽章驗證系統”中輸入簽章代碼和隨機產生的驗證碼，便可查詢到該次檔案利用的相關信息，包括：檔案利用時間、復制頁數、檔號以及檔案類型。同時，為了更加方便驗證，增加了由電子簽章序列號生成的二維碼掃描驗證手段，利用者或檔案受理部門利用移動終端掃碼功能對二維碼進行掃描即可在線驗證。
數字檔案在線鑒證的成熟和應用，打破了檔案利用證明需要線下手工簽章，電話或發函驗證的傳統，減少了利用服務中的繁瑣工序，提高了利用者的服務體驗，為數字檔案的高效利用服務提供保障，同時為相關受理部門提供了驗證檔案證明材料的便捷途徑。
?。ㄋ模┰诰€展覽
除了利用者主動查詢利用檔案外，檔案展覽也是一種重要的檔案利用方式。檔案部門通過檔案展覽，積極開發利用館藏檔案信息資源，主動向社會公眾提供對外利用服務。目前，許多綜合檔案館都建立起實體主題展廳，但在互聯網技術高速發展的今天，傳統實體檔案展覽已顯然不能滿足人民群眾日益增長的精神文化追求，在線展覽則是實體展覽的一個良好的補充。
與線下實體檔案展覽相比，在線展覽形式多樣，可通過文字、圖片、音頻、視頻、VR等諸多手段結合的方式，將原有的線下檔案展覽進行轉化，并導入PC端或移動端進行在線展示，且不受時間、空間限制，用戶可隨時隨地進行在線瀏覽，在線分享。同時，對比線下實體檔案展覽形式的固定，數字技術的成熟可為同一檔案實體展覽做成多個不同版本線上展覽的可能，針對不同群體的特性，充分滿足不同受眾人群的需求，這使得檔案展覽的受眾更廣闊，服務范圍更廣，影響力更加深遠。 二、優化檔案在線利用服務的建議
?。ㄒ唬┱覝识ㄎ?，堅持用戶至上
優質的檔案利用服務必須是讓檔案利用群體滿意，并得到其認可檔案利用服務。在互聯網高度發展的今天，所有產品服務的生命力和滿意度首先必須要有一個明確的定位，即面向何種群體，針對不同群體的差異，提供針對性的服務。各級檔案部門應對館藏檔案資源利用情況和利用群體特性進行分析，在檔案在線利用過程中充分考慮利用者的需求，以滿足各類群體用戶對不同檔案資源的需求和便捷服務方式為目的，為各類群體用戶提供個性化和富有特色的檔案利用服務。
比如，廣州市國家檔案館館藏的婚姻檔案大部分是涉外婚姻檔案，那么在考慮在線查閱利用涉外婚姻檔案的時候便需要考慮增設外文對照，以滿足部分外國人在查閱利用婚姻檔案的特殊需求。
又比如在開發設置在線展覽的時候，可根據不同的年齡階層和接受水平，可將檔案展覽做成適合兒童觀看的兒童版，也可以做成中學生版;也可以在展覽內容上研究得更加有深度，做成專家版，還可以著重于普及知識，做成普通觀眾版。同一多版本的檔案線上展覽可吸引不同層次、不同年齡段的觀眾，通過這樣一個新穎的展覽手段，將會大大提高檔案部門線上展覽對觀眾的吸引力和影響力。
?。ǘ┘哟笸度?，建設開放數據庫
在線檔案查閱利用作為一種新型查閱利用方式，以其方便快捷零距離的優點深得人民群眾的喜愛。但此項功能的實現難度也比較大，在線查檔的基本前提，是必須實現檔案鑒定開放和數字化。而目前，在很多檔案部門的館藏檔案中，除很少部分檔案在其形成階段便是以數字化方式記錄保存，絕大多數是傳統的紙質檔案且鑒定開放程度比例較低。在“互聯網+”時代下，若要發揮數字檔案高效便捷的管理利用優勢，一方面要加快館藏檔案的數字化工作，及時制定檔案數字化行動工作計劃，嚴格按照計劃的要求完成工作任務，同時積極爭取財政資金支持，加大人力、物力投入，為數字化工作保駕護航。另一方面要加快檔案鑒定開放工作，組織有關人員，成立專門的部門負責館藏檔案的鑒定開放工作，將利用量多且未涉及國家安全或者重大利益的檔案，如民生檔案、新中國成立前的歷史檔案、形成已滿三十年的紙質檔案、照片檔案、影像檔案等進行鑒定開放。通過館藏檔案的數字化和鑒定開放，建設開放型檔案信息資源數據庫，為檔案在線利用服務打一個堅實的基礎。
?。ㄈ┖喕鞒?，提升利用效率
隨著互聯網+時代的到來，人民群眾“辦事難，辦事累”的現象將會得到有效改善，借助互聯網能夠簡化辦事流程，解決民眾的困難，大大提高辦事效率。同樣，檔案部門也不能置身事外，在檔案在線利用服務過程中不僅需要按照便民利民的原則進行開發建設檔案在線利用平臺，科學設置利用欄目，簡化操作程序，界面簡潔直觀，充分滿足人民群眾求便、求快、求簡的心理，同時還應加強館際之間的互動和合作，相互學習對方的先進經驗，構建跨館合作共享平臺，實現檔案利用資源共享，提高檔案利用效率，提升用戶滿意度。2019年2月，浙江省檔案館開發建設的“手機查檔服務”成功接入微信小程序，民眾可通過手機微信APP中的“掌上查檔”小程序，可向浙江省100家綜合檔案館發起查檔申請。小程序界面簡潔，設置了查檔指引、開放檔案、網上咨詢、電子檔案等欄目，運用先進的移動互聯網技術，打破地域限制，實現“一網查檔、百館聯動”、申請查檔足不出戶、掌上操作方便快捷、接收方式多種多樣，讓老百姓隨時隨地通過手機享受查檔服務，切實提升檔案工作服務社會公眾的能力。
?。ㄋ模┰鰪娀?，提高服務水平
在“互聯網+”時代，在線檔案利用服務無論對于檔案部門和檔案的利用者都是一件新的事物，一方面在線檔案利用缺乏國家層面的戰略指導和相關法律法規的支撐，沒有完善的行業規范和規章制度來引導，各地檔案部門各自為戰，摸著石頭過河。另一方面，檔案利用服務的工作人員對在線檔案利用認識程度不高，習慣舊有的利用模式，服務水平有待提升，同時檔案利用者對在線檔案利用服務知曉率也不高，接收新事物的意愿不強。這就要求在今后的在線檔案利用服務過程中，一是在宏觀層面，國家檔案局應積極總結各地開展在線檔案利用服務的實踐中所積累的經驗，盡快制定相關的法律法規和行業規范，規范引導各地檔案部門開展在線檔案利用工作，對檔案利用服務人員進行組織培訓，提高服務水平。二是檔案部門要加強與檔案利用者的交流和互動，積極宣傳引導利用者規范使用在線檔案利用平臺，提高檔案利用者的知曉率，同時及時解答利用者的咨詢和疑惑，廣泛接受利用者的建議、意見和投訴，激發利用者反饋互動交流的積極性，進而為利用者提供更加優質的檔案利用服務。
三、結語
在“互聯網+”的大背景下，在線檔案利用服務將有效地推動檔案服務標準化建設，提高檔案服務工作的效率與水平，進一步改善檔案服務環境，同時也是檔案部門提供主動服務、優質服務的必然選擇，更是未來數字檔案利用服務發展的趨勢和方向。各級檔案部門應主動作為，積極融入“互聯網+”時代，為檔案利用者提供更加高效便捷的在線檔案利用服務，不斷增強人民群眾在檔案利用服務中的獲得感和滿意度。
參考文獻：
[1]何曉軍.利用服務型檔案微信公眾平臺建設思考[J].城建檔案，2017（11）：91-93
[2]丁曉茹.互聯網+云服務模式在檔案利用中的探索與實踐[J].數字與縮微影像，2018（04）：10-13.
[3]周加勝.博物館展覽業的基本困境及應對策略——基于互聯網+背景下的探討[J].客家文博，2016（02）：55-62.
[4]杜凱欣.基于公眾需求改進檔案信息資源開發工作的途徑[J].黑龍江檔案，2018（05）：60-61.
作者簡介：柏德有，廣州市檔案發展中心（廣州市音像資料館）檔案助理館員。
轉載注明來源:http://www.hailuomaifang.com/7/view-14912804.htm
