淺談如何加強事業單位檔案信息化建設
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摘 要：要保障事業單位日常工作的有序展開，其前提要建立在機構完整的檔案管理工作體制之上，這是保障事業單位充分發揮其社會角色的重要一點。重視事業單位檔案管理信息化的建設，以保障其管理系統伴隨社會發展模式而不斷進行自我更新的能力，這是社會發展的同時保障事業單位積極發展提出的更高要求，實現現代化管理模式和創新發展，積極完善管理系統軟件設備以及工作人員實際操作的不足，并完善現階段缺乏科學合理規劃的問題，實現可持續創新發展。
關鍵詞：事業單位 信息化管理 檔案信息化
中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）04（b）-0198-02
要充分認識事業單位檔案管理工作的突出地位，電子信息化的發展促進著事業單位檔案管理不斷更新，對傳統紙質檔案的數據收集和保存方面工作效率不高的影響下，不斷更新工作方案從而優化傳統工作形式，實現在創新型模式的運行體制下達到信息化管理，使相關工作貫穿于整個社會改革發展進程，從而能夠更好地為事業單位管理工作服務而不斷提高效率并提供進步的動力。
1 事業單位檔案管理存在的問題及改進策略
在現有的經濟快速發展的大環境下，檔案管理工作要符合實際社會發展的趨勢。此外，檔案人員除了要繼續做好檔案信息資源的收集和保管工作，更要利用電子信息手段提高檔案管理水平和服務質量。事業單位的相關資金有限，多數事業單位并沒有單設專門的信息管理部門，通常是調用其他部門工作人員臨時擔任管理人員，并且沒有對管理人員進行專業性培訓和必要的上崗考核與培訓，缺乏實際操作經驗和一系列相應技能，在工作上效率不高，而且增加了工作成本。這就要求事業單位改變這樣的檔案管理傳統模式，進行檔案的信息化建設并增設檔案管理部門，制定一套模式流程清晰的查詢和儲存系統。在事業單位不同部門收集相應資料后達到高效率儲存，并有經過專業培訓的管理人員經過熟練操作而完成數據的高效檢出，減少傳統事業單位人事管理中在信息查詢工作時層層批準等不必要的繁瑣手續，從而提高信息化管理工作效率。
2 事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題
現階段各個人事部門即使已經安置人力資源管理系統和人事檔案管理系統，工作人員依然習慣于以前的傳統管理方式，通常情況還選擇進行手工錄入和手動處理數據信息，通常受到事業單位管理系統功能上不夠完善的制約，工作人員專項技術不熟練，由于管理系統操作技能欠缺等原因，工作人員在完成計算機數據錄入也是先要求人事信息手動填充，然后將員工信息手動錄入管理系統，大多數人事單位也只是把部分的個人檔案與工作資料輸入到計算機系統中。人們在需要調閱檔案或檢索資料時以及日常數據搜索也習慣去檔案室進行手工操作，檔案信息化的全電子運行模式在實際上也沒有得到全方位的實行，在某種程度上來說這樣的檔案管理并不能適應新時代的要求。如果不能對數據收集、數據錄入以及數據管理等方面實現全方位改進，提升整個事業單位管理系統高效運行，盡可能避免檔案管理人員沒有完全明確了解其日常工作的任務與具體注意事項就到管理系統工作，信息管理人員不僅要掌握最基本的信息錄入工作， 還要以系統專業的檔案管理方式保證信息的準確度。
3 如何提高事業單位檔案信息化工作效率
利用信息化管理模式改變傳統的檔案管理，從而對事業單位檔案管理信息的建設起到了積極的推動作用。由于傳統的檔案記錄方式多使用紙質檔案進行儲存管理，檔案的保存受到時間和環境的影響程度很大，除此之外，在長時間不保護和處理的情況下極易造成檔案內容的破損影響到事業單位信息的保存。除了難以保存完整的信息之外，傳統的檔案儲存方式占用空間較大，通常事業單位需要設立專門的檔案信息管理部門對其進行管理和保存。在這樣紙質的應用管理過程中逐漸發現其不足之處，在需要進行檔查詢時就會發現紙質檔案在查詢借閱時需要進行繁瑣的檢索過程，從而耗費大量人力和精力降低了工作效率。想要保證整個工作管理體系達到到規范程度，就必須在建立科學完整的體制前提下實現強力度的約束工作。建立科學完善的檔案管理制度，并以嚴格的工作規范標準進行檔案管理。根據單位的實際情況制定可行性度高的人員聘用標準和考核指標。在系統規范完善的前提下，加強對傳統工作人員到現代化電子信息化約束和培訓，提高管理工作人員的技術操作能力并采取一定的獎懲措施，進一步激發有關人員的工作積極性和主動性。這樣就能在一定程度上有效提高事業單位全體工作人員對檔案管理的關注程度，常常分析制度管理的體制，讓工作人員最大限度地對整個工作流程有深刻認識并且能夠熟悉操作、應用。所有的事業單位運行過程都是緊緊跟隨社會的發展和信息科技更新而一同進步。因此，選擇建立檔案信息網站應注意到整個系統的升級功能以及再開發的能力。這是為了保障在后續事業單位的檔案信息化管理操作過程中，能夠實現一個全方位、多元化的傳遞效果，實現盡可能高效地提升網絡信息資源共享的效率，同時也能降低成本投入。
4 電子信息化時代事業單位檔案的創新型管理
在市場經濟體制下企業間競爭越來越激烈，在不斷的競爭中，為了提高檔案工作管理水平，要積極響應大數據發展的技術更新，全面落實相關的檔案管理工作，利用電子信息化技術，不斷推動發展建立好事業單位的信息化管理建設基礎，為后期檔案管理工作順利進行提供完善的前提保障。招聘相關軟件開發的技術人才，根據不同事業單位的實際情況進行軟件開發和系統維護等專業性較強的工作。不斷完善檔案信息管理系統的標準化程度，實現信息密集設置，提高檔案的整體安全性，并且在系統管理體制上制定詳細的密集標準，定期對事業單位檔案管理部門的人員進行提高其熟練程度、提高相應操作的培訓，嚴格關注相關流程的操作環節準確性。社會經濟鏈條多元化發展都依據電子信息化模式展開，多元化發展鏈條中事業單位檔案管理部門必須遵循溝通其他各個社會服務部門共同工作以及各個領域的協調交流，得以實現各種技術為服務前提的情況下多元化展開相關的管理工作。即使是人事變動幅度較小的事業單位的管理體系下，也應擺脫傳統模式的束縛，逐步將現代化理念和大數據處理方式引入到實際工作中，從而提高整體效率，改變傳統工作人員的行為意識，從而利用更加方便快捷的現代化數據管理模式進行創新，建立有特色的檔案管理模式并充分利用創新科學技術。一切創新管理模式都是建立在基礎條件之上，要想很好地實現創新型檔案管理模式，就應加強基本的檔案管理水平，遵循一切事物所必須遵循的發展規律，充分利用好各種新型軟件和技術支持的優勢，使事業單位人事檔案管理的各個環節有機結合在一起，在真正的創新管理模式平臺下促進提升檔案管理水平的不斷提高。
5 結語
在社會競爭中首先需要解決的就是效率問題。事業單位想要跟隨社會一同進步就必須實現電子信息化對數據的處理工作，實現人事檔案管理向電子信息化過渡過程，人事檔案管理反映著職工個人履歷并記錄了人員的全方位的實際情況，計劃好傳統管理方法向電子信息化管理方式過渡的具體措施，在各種技術、軟件的輔助下根據人事檔案管理特征結合實際情況進行管理。網絡信息化時代在信息管理工作方面出現了挑戰的同時也帶來了新的機遇，創造了新的生命力，實現創新型管理模式。
參考文獻
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