關于提升企業檔案管理工作質量的思考
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摘 要：本文對企業檔案管理存在的認識不足、管理落后、人員素質差、創新力不足等問題進行分析，并提出從提高認識、健全體制、優化配置和更新管理手段等方面提出幾點改進建議。
關鍵詞：企業檔案;檔案意識;管理制度;創新思維;信息化
一、企業檔案管理現存問題
?。ㄒ唬┱J識不足，重視度不高。
與經濟發展、科技進步相比較，企業檔案管理發展相對滯后，究其根源，還是企業對檔案管理工作的意義認識不足，重視程度不夠。部分企業檔案管理工作仍停留在簡單的資料搜集、整理和保管，不愿意對檔案管理投入過多的精力、人力、財力和物力，造成檔案管理水平低下，影響檔案使用效率，無法發揮檔案管理在企業發展過程中應起的作用，形成惡性循環。
?。ǘ┕芾砺浜?，制度不健全。
企業各項業務的開展均離不開制度的保障，但相比主營業務，部分企業檔案管理制度存在制定不全面、更新不及時、標準不清晰、執行不力等弊端，與模范企業的對標、學習就更無從談及，嚴重制約了企業檔案管理的規范化和標準化。此外，傳統的檔案管理制度、人員以及設備，已無法滿足現代化檔案管理的需求，急需改進和更新。
?。ㄈ┤藛T配備不足，綜合素質偏低。
企業檔案意識的薄弱，不僅體現在企業方面，也體現在從業人員方面。企業方面，檔案管理工作未提到應有的高度，管理不重視，人財物等資源投入不足，導致檔案管理崗位在企業中的層次較低;從業人員方面，也把檔案管理工作理解為一個閑職，毫無前途可言。以上兩方面原因，造成大量檔案管理從業人員流失，素質較高的人才又不愿從事檔案管理工作的局面。
?。ㄋ模┠Ｊ浇┗?，創新能力不足
在信息技術迅猛發展的背景下，數字化已成為檔案發展的一個趨勢，然而受檔案意識薄弱、制度跟新不及時、人員素質偏低等因素制約，先進的管理技術、高效的管理模式都無法得到充分的發展。
二、改進提升措施
?。ㄒ唬┨岣呷珕T檔案管理意識，將檔案管理作為企業文化建設的一部分。
檔案管理工作是圍繞主業開展的，是為企業服務的，在企業各階段的發展過程中，充分使用檔案資源，能夠為企業戰略決策提供依據和參考，帶來巨大的經濟效益。因此，筆者認為，為了提高和加強企業全員的檔案意識，應該將檔案文化納入企業文化，作為企業文化的一部分，著重建設。通過宣傳和學習，使管理層、業務部門人員以及檔案管理人員，重新認識檔案管理工作對企業發展的重要意義，在思想上達到統一，并給予全面協調和支持。
?。ǘ┙∪芾砑爸贫润w系，從根本上提升檔案管理質量。
結合企業自身特點，制定全面適合的管理架構和體系。檔案管理工作存在一定的共性，但不同的企業對檔案的管理方式、管理需求均有所不同，照抄硬搬，只會增加管理成本，降低管理效率。
完善考核，強化執行。好的制度，要靠堅定的執行才能達到效果，因此，需由管理層牽頭，明確各部門責任，制定完善的考核制度、規章和評價機制，確保各項工作落實到位。
優化資源配置。在人財物等資源方面，加大對檔案管理工作的投入，改善檔案管理工作環境，提高管理技術手段，創新管理模式。
加大檔案管理在日常經營中的參與度。檔案管理工作是要為經營管理提供服務的，在日常經營過程中要提高檔案的利用度和使用效率，真正發揮檔案的參考和支撐作用，從而根本上改變檔案管理工作被邊緣化的現狀。
?。ㄈ┘哟髾n案管理基礎投入，推行集中統一管理。
建立專門的檔案管理室，配備齊全檔案存放、管理及安全等設備，根據企業實際情況，適當投入數字化、信息化管理設備，完善檔案管理基礎條件。
通過制度保障，確保經營過程中形成的檔案能夠及時、完整、準確地歸檔，并規范檔案移交和借閱程序。
?。ㄋ模﹥灮藛T配置，提高檔案管理從業人員綜合職業素養。
配備專職檔案人員，避免出現兼職和人員流動過度頻繁的現象，確保檔案管理工作的延續性。
加強人才培訓，借鑒先進企業檔案管理經驗，提高從業人員理論水平，并在實踐中加強引導，帶動其積極性，鼓勵創新，以適應企業對檔案管理水平提升的要求。
適當提高檔案從業人員待遇，提供其參與日常經營活動的機會，并為其制定清晰的培養計劃和上升通道，從而提高檔案從業人員的穩定性，吸引更多高素質人才的加入。
?。ㄎ澹└鹿芾硎侄?，結合信息化數字化等技術，提高檔案管理和利用效率。
完善企業檔案管理信息化，要結合企業實際情況，加大建立硬件和軟件平臺的力度，給檔案管理信息化打下堅實的平臺基礎。
通過檔案的數字化，提高企業檔案管理工作的規范化和標準化。遵循統一化、規范化以及標準化的基本原則，并在企業各部門之間建議統一的數據劃分模塊，以此來讓檔案資源活起來，方便分享的同時，確保數字化檔案管理的效能與質量。
利用先進的技術手段，充分考慮企業自身特點和需求，開發出與企業經營相契合的檔案信息管理系統，并建立檔案信息管理系統與各業務端口的緊密聯系，把握好檔案收集、整理、歸檔、輸出等過程中的管控，確保數據的完整性、準確性和及時性。
大力推廣檔案信息系統的應用，讓企業員工充分了解該系統的便捷性、可用性，提高檔案內部利用效率，更好的發揮檔案在經營過程中的服務價值。
總之，企業檔案作為企業寶貴的無形資產，在企業發展經營過程中起到了不可替代的作用。企業包括檔案從業人員都需從思想上提高認識，不斷推進企業檔案管理制度和體系的完善，加大檔案管理工作的資源投入，優化人員配置。此外，在信息技術發展的大背景下，轉變思路，轉變傳統模式，緊跟時代步伐，升級管理方式和手段，切實推動檔案管理水平的提升，發揮檔案管理對企業經營發展的推動作用。
參考文獻：
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