淺談企業檔案數字化
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摘要：為了使檔案信息能夠更大限度地發揮作用，企業檔案工作者必須根據企業檔案數字化形成的條件，選擇先進的、適宜的檔案數字化收集渠道，做好企業檔案數字化轉換工作，有階段性地開展檔案數字化建設，并要不斷總結企業檔案數字化形成過程中出現的各種新問題，采取多種形式，保證企業檔案數字化工作的順利實現。
關鍵詞：企業;檔案;數字化;信息
一、企業檔案數字化的條件
（一）企業要提供必要的物質條件
主要包括計算機、掃描儀、存儲器，以及操作系統、數據庫管理系統、信息安全系統等。其核心是計算機。只有具備先進的計算機系統，才能為檔案數字化建設提供堅實的物質條件。沒有基本的計算機系統，那么檔案數字化只能是空中樓閣，根本無法實現。
?。ǘn案部門要制定配套的標準規范
這是檔案信息化快速、有序、健康發展的保障。管理規范主要包括數字檔案相關要領定義、移交、整理、價值鑒定、存儲、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等;業務規范包括數字檔案的術語標準、資源描述、數字檔案文件格式、元數據、對象數據格式標準等;技術規范包括軟硬件基礎設施建設技術標準、軟件系統工作平臺技術標準、存儲壓縮格式、數字水印、加密算法等。
?。ㄈn案人員要提高自身的素質技能
要始終把提高人的素質放在第一位，要加強對檔案人員素質培訓，特別是對計算機網絡技術、應用系統軟件及相應設備的操作技術等方面的培訓。檔案人員要邊學習邊實踐，在管理的過程中學習和掌握信息化的有關知識，使檔案現代化與企業信息化有機結合，同步發展，不斷提高檔案信息化管理的水平，以適應檔案數字化建設的需求。
二、企業檔案數字化的對策
?。ㄒ唬┮虻刂埔?，選定適用的技術設備
這項工作是根據企業的具體情況，選擇合適的錄入設備和配套處理軟件。一是可采用高速掃描方式與平板掃描方式相結合，或采用多臺平板掃描儀的方式來實現掃描，這種錄入方式主要適用于圖紙、文件等紙質檔案的錄入。二是采用目前普遍使用的數碼照相機和攝像機，這種錄入方式主要適用于聲像類、實物類檔案的錄入。
?。ǘ┖侠韯澏?，確定文件的掃描次序
對于館藏紙質檔案，并不是盲目地對所有館藏檔案進行掃描，而是要有針對性的進行，先重點，后普通，有選擇性的進行掃描。建議根據各單位室藏檔案情況，采取先開放，后限制;先重點，后一般;先專題，后普通;先近期，后久遠;先永久，后長期，利用率高的檔案優先掃描等原則。
?。ㄈ┚唧w分析，確定文件的保存格式
紙質檔案掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。彩色照片采用彩色方式掃描，黑白照片采用灰度方式掃描。按國家標準《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T31-2005）分辨率為大于或等于200dpi，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準，特殊情況下，可適當提高分辨率。通過掃描后得到的是圖形格式的文件，目前比較通用的存儲格式有TIFF和JPEG、PDF等格式，對于重要的照片和掃描質量要求較高的照片，以TIFF格式存儲優先。應當根據掃描中碰到文件的具體情況，采用相應的格式保存，以方便檢索和節約存儲空間。
三、企業檔案數字化建設中應注意的問題
（一）要有選擇地進行檔案數字化
不同的企業可以根據自身的情況選擇不同的標準，對進行優化后的館藏檔案目錄進行數字化，這是檔案信息資源建設的最基礎工作;對館藏體系進行認真研究，確定特色檔案，如聲像、實物檔案，并選擇這些特色檔案進行全文數字化;根據企業需求，確定核心檔案進行全文數字化，如產品、科研類檔案;選擇利用率較高的檔案進行數字化，這可以根據定期或不定期的檔案利用統計結果來確定，比如設備檔案、產品檔案等;針對企業重點項目和工作所涉及的檔案信息進行數字化。
?。ǘ┮ＷC檔案信息錄入可靠性
一個高質量的數據庫中的數字信息應達到數據的準確性、數據項目和內容的完整性、數據的規范性及數據的穩定性。檔案信息數字化后以數據形式集合成數據庫，檔案信息組織形式就發生了本質上的變化，從原先紙張上順序的、線形的方式轉變為計算機的直接的、網狀的方式，索引文件、超文本技術可以使信息按本身的邏輯關系組織成相互聯系的網狀結構，依賴先進的智能化信息管理技術，以人工語言或自然語言進行搜索，為用戶提供方便、高效的服務。
?。ㄈ┮訌姍n案信息安全性
安全是檔案數字化建設不可忽視的一個重要方面。檔案與圖書最根本的不同在于圖書信息基本上是面對普通公眾，而檔案信息則對安全保密有嚴格的要求，有相當一部分檔案信息是需要控制使用的，通常采取的措施可以分為制度管理和技術保證兩類，檔案數字化建設中對此應該形成一套管理制度體系，此外還需要有相應的技術措施進行自動控制，才能做到更加嚴密。
四、結語
建立數字化檔案的最終目的，是為了使檔案部門對檔案信息的管理和利用能夠更大限度地發揮作用。因此，數字化檔案的建設只是為檔案信息資源開發利用創造了條件，提供了豐厚的數據資源基礎，要想充分發揮檔案信息價值，將需要我們檔案工作者為之付出艱苦的努力。企業如果還不重視檔案館的數字化建設，不能在網絡上有效地傳遞檔案信息，就無法融入信息時代的快車道，最終將被信息社會淘汰。
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