試論信息化時代學生學籍檔案管理的數字化發展
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[摘 要] 學籍檔案管理是學校管理工作的重要內容之一，學籍記錄了學生的個人信息以及學習成績等，有一定的隱私性。當前學籍檔案管理正在逐漸擺脫傳統管理方式的束縛，而是轉向數字化方向發展。數字化發展趨勢有利于教育教學改革的腳步，提高辦學的層次。所以，對學生學籍檔案采取數字化管理方式，是時代發展的必然結果。以信息化發展為時代背景，對學生學籍檔案管理數字化發展進行闡述。指出當前學籍管理中遺留的問題，隨之提出幾點建議，以供參考。
[關 鍵 詞] 信息化;學籍;檔案管理;數字化
[中圖分類號] G271 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2019）10-0186-02
近年來，因為高校的招生規模與教育改革正在逐漸擴大和深入，學籍檔案數量在短時間內驟然增加。基于當前個性化的“學分制”教育管理模式，致使學籍檔案材料的管理更加復雜，過去的紙質學籍檔案管理與當前學校發展已經無法完全相適應。信息化是21世紀的典型標志，信息技術的迅猛發展為社會經濟、文化交流等創造了有利條件。從現在的學籍檔案管理中不難發現，在很大一部分學校學籍檔案管理工作中已經開始引入多媒體技術，或者是建立了專門的學籍檔案管理數據庫，在傳統管理方式的基礎上趨于數字化方向發展。數字化方式就是將學生學籍材料保存在管理系統中，提高信息收集、整理、保存以及利用的利用率，具有明顯的效果。從目前的時代背景分析，學籍檔案管理向數字化方向發展已經呈不可逆轉之勢，各校加快學籍檔案管理的數字化發展建設是順應時代背景、符合學校改革的重要舉措。下面將針對當前學籍檔案管理數字化發展過程中存在的問題與對策展開討論。
一、學校學籍檔案數字化管理亟待解決的問題
（一）數字化意識與設施滯后
因為各種因素，檔案管理類工作始終受到相關部門領導的高度重視，通常都會配備專業的設備，管理工作也異常受到重視。但是學校的學籍檔案管理還沒有形成統一的認知，部分學校認為學籍檔案信息主要是在校生的各種信息，畢業后就會離開學校，與學校聯系不夠緊密，所以對學籍管理不重視;部分學校則認為在市場經濟體制背景下，企業等更加看重的是個人的學歷與實力，學籍的作用已經逐漸喪失，所以網絡建設只需與現階段的學籍檔案要求相符就可以。盡管部分學校將學籍檔案管理數字化發展提上日程，奈何計算機技術與硬件設施相對落后，與信息化時代的發展步伐不一致，導致學籍檔案管理工作無法順利開展。
（二）學籍檔案管理工作冗雜
學籍檔案管理工作看似簡單，但其中涉及多種事物的管理，管理內容較為瑣碎，需要工作人員付出一定的精力與時間。管理工作的繁雜造成工作內容沒有得到合理量化，工作成效并不顯著，因此，學籍檔案管理人員的流動性較強，致使管理隊伍并不穩定。另外，目前的學籍檔案管理人員通常是以自己的實踐為跳板，逐漸熟悉具體的管理知識。管理工作開始前沒有接受專業的管理培訓，無法將信息技術學熟練地應用于管理工作中，與學籍檔案管理工作的要求匹配度不高。由此可見，目前的學籍檔案管理工作中，對精通學籍檔案管理業務，且熟悉計算機系統開發與維護等知識的專業性人才極為匱乏。
（三）學籍檔案安全性需提升
學校學籍檔案采取數字化方式進行管理，賦予了信息傳遞方便、儲存空間小等特點，不過對于其利用，從安全性角度來說還是需要繼續提升。因為計算機系統自身經常會有病毒入侵，甚至出現認為破壞的情況，例如，有黑客利用特殊手段侵入系統中，導致學生的信息檔案與事實不符，出現或篡改、或丟失等情況，甚至導致數據庫直接崩潰，所存信息被毀壞，影響數字化學籍檔案信息的真實性與安全性。與此同時，數字化學籍檔案信息的載體通常為計算機、U盤、光盤或移動硬盤等，相較于紙質學籍檔案的載體要求，需要溫度與濕度都達到要求方可，但壽命也相對較短。
（四）學籍信息檔案利用率低
數字化學籍檔案信息是將計算機作為載體，配備相關的設施，對信息進行識別。數字化學籍檔案信息對計算機中的硬件設置與軟件等進行了加工處理，其在儲存、傳輸與利用過程中都離不開計算機系統，數字化管理模式若是與計算機設備、軟件等脫離，那么信息的識別、生成與傳遞就會出現斷裂?，F階段，國內計算機硬件設備與軟件技術的更新相對較快，很多過去形成的電子學籍檔案信息若是應用新的硬件設備與軟件系統，是無法讀取的，即便是同一階段的電子學籍檔案信息也會因為專業問題，而導致應用軟件無法兼容，這就造成了“技術過時”，數字化學籍檔案信息管理過程中會被掣肘。
（五）數字化發展資金不足
學籍檔案數字化管理建設是一項需要長期堅持的工程，系統在開發維護、標準化建設以及數據庫運行等方面都需要依賴高新技術，應該做到運轉資金的充裕。近年來，很多學校都在擴建校園規模，導致學校陷入了財政危機，在很多關鍵管理方面都顯得力不從心。學籍檔案管理工作固然重要，但是在學校中卻被置于邊緣化未知，學校在這方面投入可以說是微乎其微。學籍檔案信息管理在建設的過程中，缺乏充裕的后備資金會造成資金鏈斷裂，后續工作無法順利開展。因資金的匱乏，該部門與其他部門進行溝通時，力量也較為單薄，學校在政策上通常對檔案管理工作也有所忽視，造成學籍檔案信息數字化發展速度較慢。
二、推動學籍檔案信息數字化發展策略
（一）深化認識，完善教學設備 學籍檔案信息管理的數字化發展首先需要學校領導與相關管理者對《檔案法》仔細研究，要熟知法律法規與檔案的精神，增強學籍檔案的手機儲存以及利用意識，轉變學校對學籍檔案管理傳統的錯誤偏見，從思想上意識到學籍檔案管理對社會與個人的重要性，對其進行充分重視，真正將學籍檔案數字化管理建設作為學校工作的重點發展方向之一。學校可以對社會需求進行了解，結合學校的實際情況，針對學籍檔案數字化發展制定出大體框架，完善所需的軟件和硬件設施，制定出一套符合實際且行之有效的數字化管理規章制度，建立科學的指導體系。
（二）緊抓實干，完善師資隊伍
學校學籍檔案信息管理向數字化管理方向邁進的過程中，會涉及很多最新的知識與技術，同時也會面臨很多問題。從很大程度上來說，學籍檔案數字化管理能夠實現的重要因素之一就是師資隊伍是否具備較高的專業水平。所以，對師資隊伍的建設和完善，學校要鼓勵學籍檔案管理者利用不同的途徑、形式進行學習。通過師資隊伍的完善，提升專業技能與信息技術的應用能力，力求達到學籍檔案信息化與網絡化的需要。管理者不但應該熟知基本的理論知識，還要學會如何利用網絡信息技術實現數據的采集。與此同時，學校也要著手引進檔案管理的專業人才，以雙管齊下的模式，完善師資隊伍，形成一支具有綜合管理與綜合運用能力的學籍檔案數字化管理隊伍。
（三）謹小慎微，采取防護措施
數字化學籍檔案信息必須嚴格按照一套封存、一套利用的原則，選擇可靠的載體設備定期進行數據備份，以便數據出現異常時可以及時進行恢復。同時必須根據數字化學籍檔案信息所依賴的載體更新情況，及時地將舊載體上的數據轉移到新載體上。在查詢利用環節上，要采取訪問權限控制，即根據查閱者所應具備的資格、查詢范圍，設立用戶登錄賬號和密碼，并對密碼進行加密保護。同時，建立一些輔助的安全保護機制如系統操作日志等，可以隨時記錄操作者對數據所做的增加、修改和刪除等具體操作內容、設備和時間等。在對付外界網絡干擾方面，要設置網絡安全防火墻，阻止網絡黑客攻擊破壞學籍檔案數字化管理系統。
（四）轉變觀念，優化儲存模式
因為數字化學籍檔案信息相對來說較為脆弱，加之客觀因素與人為因素的影響，致使數據受到損壞，極為不穩定。管理者想要提高工作效率，解決這個問題，就要對信息的真實性、完整性、安全性等加以注重，采取較為安全的技術作為保障。在保存備案數字化學籍檔案信息時，也要對學籍檔案資料進行保存，這樣可以避免學籍檔案中的不可控因素造成的數據損壞，管理者就可以按照檔案上的信息重新構建數據庫。學籍檔案管理工作的重點是要對原始材料進行保護，雙管齊下的管理方式兼顧了傳統管理方式與數字化管理模式的特點，不僅能夠發揮電子學籍檔案快捷、直觀的優勢，還能夠確保紙質學籍檔案的真實性與可靠性，彼此之間是相互成就的關系，可以讓資料長期得到保管，并且二者之間互相補充。
（五）拓寬渠道，確保資金充裕
學籍檔案管理雖然冗雜，但是其不具有盈利性，并不會給學校帶來經濟利益，若相關政策沒有支撐，也沒有其他經費來源，只是依靠學校檔案部門自身推動學籍檔案數字化管理模式的轉變，難度可想而知。所以學校應該對相關工作進行積極地宣傳，讓學校領導意識到數字化建設對學校整體規劃的意義，深化信息時代的數字化意識，抓緊完善硬件設施。通過宣傳，獲取政府相關部門的支持，加大資金的投入，向政府部門申請資金方面的支持，積極拓寬渠道，確保資金充裕。與此同時，學校檔案數字化管理建設期間，更是要經過多方的協調和布局，健全管理系統，開發接口軟件，創建全校統一的數字化操作平臺，在現實允許的情況下，盡可能地節約資金，提升整體工作效率，使學籍檔案管理工作和學校整體工作協調，形成一種良性互動。
目前，國內學校的學籍檔案管理工作只是處于初級階段，并沒有完全擺脫傳統紙質材料管理的模式，部分學校學籍檔案管理方面還是采用柜架式的保存方式。盡管有一部分學校已經開始采用計算機進行管理，不過大部分都是基于目錄級的學生基本信息管理，實質性的學籍檔案還是以傳統的紙質形式存在。從實踐上來說，機讀目錄管理可以說只是實現快速檢索傳統紙質學籍檔案材料的一種應用工具，實質上并沒有實現學籍檔案的數字化管理。在信息時代的背景下，學籍檔案管理數字化發展是大勢所趨，相信通過大家的努力，我們在這條路上會走得更加順暢。
參考文獻：
[1]梅瓊.新形勢下高校學籍檔案數字化管理的思考[J].科技資訊，2015（8）.
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◎編輯 馮永霞
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