高校學籍檔案管理研究
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【摘要】高校學籍檔案管理工作是高校事業發展的重要組成部分，是高校履行人才培養、科學研究、社會服務功能和開展各項活動的直接記錄。隨著社會主義市場經濟的發展和我國高等教育事業的不斷發展，高校學籍檔案管理工作也進入了一個新的歷史階段，同時也面臨著許多新情況、新問題，特別是隨著高校辦學規模的不斷擴大，改革的不斷深化，高校學籍檔案管理工作在高校管理中的地位和作用日益突出。新的形勢要求高校學籍檔案工作要與時俱進，不斷創新學籍檔案管理，努力把傳統的、封閉的、靜態的檔案信息，開發成現代的、開放的、動態的信息資源，更好地服務于學校的建設和發展。
【關鍵詞】高校檔案 學籍檔案 檔案管理
一、高校學籍檔案管理現狀
學籍檔案是學生入學到畢業離校，這一時期內形成的具有查考利用價值的檔案材料，是學校檔案的重要組成部分，也是學校檔案中所占數量較多的檔案，它記錄了每位學生在學校的成長歷程。目前不少高校的學籍檔案管理還是相對滯后，很難適應新時期學籍檔案管理的需求，主要表現在一下幾個方面：1、對學籍檔案管理認知缺失。隨著高等院校不斷擴大招生規模，學生人數越來越多，師資隊伍也不斷增加。不管是學生還是教師對學籍檔案管理的認知甚少。作為被動的管理對象，學生只有快畢業才知道自己的學籍檔案中有問題存在，對以后求職、工作有一定的負面影響。有些教師沒有意識到學籍檔案管理的重要性，認為學籍檔案只是教務處的職責范圍，對有些學生的違紀不處理，不能很好的執行相關管理制度。而有些檔案管理人員業務素質不高，文化程度低，整體管理隊伍參差不齊，導致學籍檔案管理效果不佳，影響整體教學質量和教學秩序。有些學生畢業后，與學校失去聯系，不重視自己的檔案，導致檔案的損壞，甚至丟失等現象的發生。2、學籍檔案檢索方法落后、管理制度不完善。有些高校的學籍檔案的檢索工具是手抄制作的案卷目錄，沒有學籍檔案管理軟件。因此，一但查閱的檔案不能確切知道畢業屆次、班級時，查閱就猶如大海撈針，花費大量的時間、精力也未必能找到。即使找到，提供資料也是欠準確，這就大大影響了檔案的查全率、查準率，給查閱者和檔案工作人員帶來一定的困難。3、學籍檔案整理不規范，制度不完善。有些高校學籍檔案管理人員的意識比較陳舊，沒有認識到學籍檔案的重要性，平時不注重學籍檔案的數據和信息的收集。在學籍檔案管理中相關制度不完善、不統一，由此造成管理不夠規范，缺乏指導性文件，管理內容不全面，影響了學籍檔案的完整I生和詳實性。4、學籍檔案使用效率低，轉遞時較為混亂。雖然大部分高校對學籍檔案管理配有計算機，但沒有一套完整的管理系統，畢業生的學籍材料沒有全部輸入電腦中，其作用難以真正發揮。有些高校畢業生檔案基本上和用人單位簽約以后才能將檔案遞轉出去（沒有簽約的學生檔案暫時放在各省市人才交流市場），在遞轉過程中難免造成檔案的遺失現象。5、學籍檔案管理信息化、網絡化水平需要提升?，F階段大多數高校在教務管理數據系統的開發上投入很多的物力和人力，擴展了信息量，提升了管理工作效率。但在學籍檔案管理上信息化水平還處于初級階段，這些初級的信息資料不能真實反映學生在校期間的表現，不能對學生真實客觀地進行科學評價。學籍檔案信息化和網絡化失去基本作用，無法滿足學籍檔案的管理需要。
二、對高校學籍檔案管理的思考
1、建章立制，組織保障、責任明確。
在完善學籍檔案的時候，應該建立合理的管理制度，從而保證管理效果。學校的領導以及管理部門必須要重視學籍檔案的管理。有了領導的支持，在開展學籍檔案管理的時候，更方便，管理效果更明顯。學校為管理學籍檔案建立的制度，應該以學校的具體情況而定，同時還要參考學生的數量。在規劃學籍檔案管理工作的時候，應該從學校的整體出發，要為學籍檔案建立專門的管理部門，同時學校應該派專人負責學籍檔案的管理工作。在管理學籍檔案的時候，應該重視管理的意義，通過對學籍檔案的管理，知道管理中存在的問題，并且有效解決。
2、調整檔案管理體制，注重實效，統一管理。
根據學校的規模建立檔案館，因為我國大多數高校的學生數量非常多，學生的數量甚至會超過萬人。所以，為了能夠妥善的管理檔案，應該在校內建立檔案館。如果沒有一個正規檔案館的學校也要為檔案成立專門的檔案室，這樣可以實現對檔案的統一管理。現在存在的一個問題就是，很多學校在管理學籍檔案的時候，都是將檔案放在教務處。這種管理方式有局限性，在管理學籍檔案的時候不能做到合理的利用資源。因此學校應該改變這種管理方式，這樣才能讓學籍檔案保證完整。
3、加強學習，提高檔案工作者的素質。要做好高校教育學籍檔案的管理工作，不僅檔案主管部門要定期對檔案工作者進行崗位培訓和專題培訓，而且檔案工作者本人也要加強學習，提高工作人員的檔案管理能力和操作能力。不斷提高包括思想素質和業務素質在內的整體素質，在實踐中不斷積累經驗，并虛心向同行們學習。學籍檔案中的材料多，因此在管理的時候，學?？梢匝垖＜襾碇v解管理知識，只有這樣，才能使檔案工作者工作起來得心應手，才能把檔案管理工作由原來的隨意化、手工化，轉化為規范化、標準化、科學化、現代化。
4、加強學籍檔案的規范管理及信息化建設
學籍檔案的管理是系統性的工作，從收集學籍檔案開始就要進行管理，在收集到檔案之后，也要整理檔案。學生的學籍檔案，會在一個較長的時間內形成，而且檔案的類型多，其中存在的問題也很多。這些問題都是與學生的動態變化聯系在一起。在保證學籍檔案完整上，要求管理人員的管理行為規范，完整的檔案能夠真實的反映出學生在校內期間學習以及生活的變化。如果檔案不完整，那么會給學生的前途埋下隱患。因此要充分利用新興的科學技術的優勢，高校教育的學籍檔案必須由原來的傳統管理逐步轉化為計算機管理、網絡管理等，在信息化的理念中引入信息化管理設施，組織開發適合學校自身需求的管理網絡系統，這種現代化的管理手段不僅方便快捷，而且能進一步提高學籍檔案的管理水平，塑造高校教育在社會上的良好形象提供了可靠保證。
5、以評促管，以評促建。
學校內部也要不定期的檢查學籍檔案，檔案管理部門之間也要做好檢查工作。在檢查中，檔案管理中的弊端無疑會暴露。要評價管理的任務，注意評價的語言，要用語言激勵檔案管理人員的工作。通過評價促進檔案管理的發展，同時促進建設更完善的檔案管理制度。從而使學校的檔案管理工作能夠在一個規范的秩序下進行。
6、有效開發利用學籍檔案
為了滿足檔案利用者查找信息的求全、求準、求快的需求，提高利用的服務質量，多方面提供檔案信息資源。做好檔案的編目和編纂工作等工作。學籍檔案管理工作的根本目的是及時、準確地為利用者提供檔案材料，為學校和社會服務。學校應重視檔案的開發利用工作，組織相關人員對學籍檔案材料進行梳理，統計分析，找出一些規律性、結論性的數據資料及有代表性的問題來為教學管理服務、為教學改革服務，為領導的決策服務。
7、加大審查力度，確保檔案的真實性和嚴肅性。高校教育的類型較多，形成的檔案內容較散，光靠某一人難以完成，這就需要全體管理人員團結協作，平時注意收集，及時移交。而要做到這一點，領導重視、及時檢查又顯得尤為重要。各部門的領導要把檔案工作列入學校工作的議事日程，要像抓教學、抓管理等工作一樣抓檔案工作，要把檔案管理納入個人的目標管理進行考核，要定期檢查，及時糾正實施過程中出現的問題，特別要抓好學生畢業前學籍檔案材料的檢查審核，以便及時補缺。只有這樣，才能保證每個學生的檔案材料真實、完整，也才能維護學籍檔案材料的嚴肅性。
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