信息時代高校檔案利用服務觀念的更新與發展探討
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摘 要：隨著信息技術的高速發展，我國也逐漸進入了信息化時代。在信息化時代里，人們應當將信息技術應用到生活與工作的方方面面。在高校，檔案管理是極為重要的工作，若是高校無法合理進行檔案管理工作，并且充分利用好檔案的效用，那就會使高校在發展中遇到瓶頸。本文將對信息化時代下高校檔案利用服務觀念的更新與發展作出探討。
關鍵詞：信息時代高校檔案利用服務觀念發展
檔案本質為信息的歸納，它不僅記載著經濟體在長期發展中的種種事件，而且還能為經濟體管理者的決策提供參考意見。有專家認為，人類由工業文明邁向科技文明的主要表現就在于信息管理方式的變化。傳統的紙質檔案已經難以滿足人們日益復雜的需求，信息化技術的引入，很好的填補了傳統檔案的不足之處。在信息化建設下，檔案的管理與利用變得更為簡便，為高校的工作提供了較大支持。為了保證檔案利用能夠落實到實際工作中，高校應當重新樹立對于檔案利用的服務觀念，并且將其不斷更新，不斷發展，從而促進自身的發展。
一、當前高校檔案利用中存在的問題
高校在漫長的發展中，逐漸衍生出了屬于自己的檔案管理系統，并樹立了相應的檔案利用服務觀念。隨著檔案管理系統的完善以及檔案利用服務觀念的形成，高校在檔案方面的進步也一日千里。然而在實際工作中，高校的檔案仍舊未得到有效的利用，其原因具體來講可以劃分為以下三點：首先，高校管理者缺乏對檔案管理的正確認知，他們認為檔案的管理與利用只是輔助性工作，不能為教學工作提供較大支持，這就導致了校園內檔案利用服務觀念的缺失；其次，檔案無法及時為高校提供需求信息也是當前的問題之一，雖然檔案在內行人看來，它的收集與歸納十分簡單，但在外行人看來卻是十分艱難，這是由于高校檔案的數據及其類型過于龐大復雜所導致的；最后，檔案利用與檔案安全存在矛盾，也是導致檔案利用無法高效進行的原因之一，由于未建立對高校檔案的正確認識，所以技術人員在設計檔案管理系統時，往往不會考慮到檔案利用的及時性與有效性，這就使得高校在進行安全處理時，可能會導致系統出現故障。綜上所述，高校檔案未能得到普遍的應用，主要是源于高校人員缺乏較為完善的檔案利用服務觀念所導致的，如何在新形勢下更新與發展檔案利用服務觀念，成為了人們值得思考的問題。
二、高校檔案利用服務觀念更新與發展的策略
隨著信息化時代的到來，人們的工作方式也發生了改變。在新形勢下，如何提升高校檔案管理的效率成為了人們關注的問題。為了促進高校檔案管理水平的提高，高校應當采用多種途徑為校內人員建立全新的檔案利用服務觀念，以此實現檔案利用服務觀念的更新與發展。
1.拋棄傳統觀念，發揮主觀能動性，形成“服務至上”的觀念
由于檔案管理工作一直都不被重視，所以檔案管理人員往往較為懈怠，他們在工作時通常較被動，很少會去主動進行工作。為了實現檔案管理水平的提高，高校應當首先改變管理層的觀念，讓他們樹立檔案利用服務觀念，并且發散給檔案管理人員，從而帶動檔案管理人員的熱情。檔案管理水平的提高是一個長久的過程，高校應當循序漸進。由于傳統的工作方式較為被動，檔案管理人員缺乏主觀能動性，所以高校應當讓他們克服舊思想，改變傳統觀念，將信息化時代下的新觀念引入到檔案管理工作中，從而實現檔案的高效利用[1]。
當前我國經濟正處于飛速發展的時期，社會對人們的自主能力要求越來越高。為了保證高校能夠培養出與時俱進的人才，高校應當定期對校內人員展開培訓，確保師資團隊以及其他職責的工作人員能夠具有較高的思想水平。檔案管理人員還應當樹立良好的服務理念，確保自己工作的一切重心都是圍繞“人”來展開，只有這樣才能保證他們具有較好的工作態度。同時，檔案管理人員在日常的工作中還應當利用信息技術的優勢，通過多媒體實現檔案數據的整合與歸納，實現高效的檔案管理。由于紙質檔案已經不再被當今的社會所需要，高校還應當建立相關的信息傳輸平臺，確保檔案信息能通過互聯網傳輸到高校中，這樣的方式不僅保證了檔案信息的真實性與可靠性，而且還能夠防止檔案信息的泄露與丟失，是一種較安全的傳輸方式。在通過網絡傳輸檔案信息的過程中，檔案管理人員也應當發揮自己的主觀能動性，及時與高校進行溝通，確保高校在有需求時能夠及時翻閱到相關的檔案。綜上所述，高校若是想要實現檔案利用服務觀念的更新與發展，那么應當為校內人員樹立對檔案管理的正確認知，只有這樣才能促進檔案管理水平的提升[2]。
2.預測高校的信息需求，及時提供相關檔案
隨著我國教育業的深入發展，各個高校的競爭越來越激烈。為了培養出更加優質的人才，高校應當結合社會與國家的實際需求，不斷改進教學方式，調整教學目標，以此培養出專業知識水平與實踐能力并存的綜合型人才。高校作為我國高等教育必不可缺的一部分，是我國素質教育的重要根據地。為此，高校應當將培養學生的前瞻性列為教學的重點內容。高校在培養學生前瞻性時，應當注重校內團隊的前瞻性培養，只有這樣才能確保學生能夠形成獨到的前瞻性。在檔案管理中，前瞻性是發揮主觀能動性的重要前提[3]。
傳統的檔案管理中，檔案管理人員的工作形式較為被動，其主要原因為檔案利用服務觀念的缺失。若是想要讓檔案管理人員的工作從被動轉為主動，形成自主能力，那就應當首先培養他們的前瞻性。這就要求了檔案管理人員在進行日常的工作是，應當進行積極的思考，并實時收集高校的相關資料，把握高校的具體行動方向，從而將高校在發展過程中可能應用到的檔案資料及時整理歸納，放在易于拿取的位置，當高校需要應用這些檔案時，檔案管理人員可以及時提供。為了實現檔案管理人員前瞻性的培養，高校應當提升檔案管理人員的專業素養，確保他們能夠具有較好的預測力和洞察力，還有獨到的分析力。高?？梢詾闄n案管理人員開展網絡授課，從而培養他們與時俱進的意識。檔案管理人員既要能從宏觀上預測國家教育行業的大體發展方向，又要明確高校的教學方向，只有掌握好這兩點才能作出合理的預測。此外，檔案管理人員還應當深入調查高校的校領導，了解他們的行事風格，這樣能夠幫助檔案管理人員從容面對可能出現的信息需求，進而實現檔案管理水平的提高[4]。 3.宣傳檔案利用的重要性，保證檔案利用的針對性
高校檔案利用服務觀念較為落后的原因還包括宣傳的缺失。為了能夠幫助校內人員形成較先進的檔案利用服務觀念，高校應當通過多種途徑進行觀念的宣傳?，F代化信息技術的發展為我國檔案管理提供了很好的助力，高校應當發揮信息化技術的優勢，通過網絡媒體實現檔案利用服務觀念的傳播。同時，高校還應當保證檔案利用的針對性。高校檔案的類型較為多樣化，且其部門較多，檔案管理人員應當與各個部門進行日常聯絡，確保自己能夠及時了解部門的需求。檔案管理人員還應當對高校檔案進行分類，可以按照重要程度，也可以按照部門分類。在分類過程中，檔案管理人員應當秉持認真精神的態度，確保檔案分類的科學與合理。同時，檔案管理人員在日常的工作中還應當開動腦筋，不能頑固不化，不斷發現和掌握檔案管理的規律，提高工作效率。高校應當為檔案管理人員提供有利的工作環境，確保檔案管理人員能在不受外界干擾的環境下完成工作，實現檔案利用的高效。此外，高校還應當給予檔案安全高度的重視。由于信息化時代下的檔案管理主要依托于計算機，所以高校應當加強對計算機的防病毒處理，并且在檔案管理系統中設立防火墻，以免遭到黑客程序的攻擊，進而造成檔案信息的泄露，影響高校的發展。檔案管理人員還應當對檔案信息實行備份，確保檔案信息在丟失或者其他不可用的情況下，仍舊能正常開展工作。綜上所述，高校應當加強對檔案利用服務觀念的宣傳，確保校內人員能對檔案利用具有正確的認知，檔案管理人員也應當認真面對自己的工作，為檔案利用的高效提供保障。
結語
檔案管理在我國高校中發揮著重要的作用。高校若是想要提升檔案管理水平，將檔案充分的利用起來，那就應當對校內人員實行檔案利用服務觀念的培養，確保他們對檔案具有正確的認知。檔案管理人員也應當嚴格約束自己的行為，確保工作的認真有序，并結合現代化信息技術實行高效的管理，促進檔案管理水平的提高。
參考文獻
[1]曾冀.架起信息時代訴訟檔案利用之橋——小議訴訟檔案信息的開發利用[J].黑龍江史志，2015（13）：91.
[2]李申鳳.信息時代如何提高檔案利用服務能力[J].黑龍江檔案，2016（5）：87.
[3]張艷榮.高校檔案利用中安全保密實踐探討[J].蘭臺世界，2015（29）：81-82.
[4]邢立華.試論檔案利用工作中信息倫理問題[J].現代企業文化，2016（26）：111-111.
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