電子政務系統中的檔案管理
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摘要：現階段，我國已經全面進入互聯網時代，很多傳統行業開始與互聯網技術進行積極的融合，并且對互聯網的整體依賴程度也變得越來越高。對于政府信息化管理工作來說，在實際展開的過程中更是離不開互聯網系統對其進行支持。與此同時，由于互聯網技術的高度發達，使得信息的共享程度有所能加，電子文檔在方便使用的情況下，也存在著一定的問題，由于互聯網的解放，有時候，在沒有使用人員的準許之下，很多電子文檔可以被閱讀以及傳輸，在這過程中還經常會出現文檔內容丟失以及泄漏的情況，從而給使用人員帶來了很大的風險。本文對電子政務系統中的檔案管理中存在的問題進行了分析，并且給出了相關的解決方案。
關鍵詞：電子政務;系統;檔案管理
電子政務是政府展開工作的一種方式，主要是利用通信技術以及網絡技術來完成一些數據的整理、搜集以及分析，電子政務的運行并不會受到時間以及空間的限制，是政府以及相關部門對人民進行服務的一個重要途徑。為了有效的適應現階段發展的環境，要對電子政務工作展開的實際情況進行精準的把握，保證相關檔案管理工作的整體質量[1]。
一、電子政務系統檔案管理的現狀
在21世紀初期，電子政務的概念才開始正式形成，我國國家質檢部發布了《電子文件歸檔與管理規定》，其中對電子文檔有了更加明確的定義，其主要是指在設備上生成的、主要以計算機或者光盤為信息數據載體的形式叫做電子檔案，可以在計算機等數字設備上進行瀏覽。現階段，電子政務系統在我國地方政府的應用已經非常廣泛，并且取得了較為理想的效果。為了更進一步促進我國電子政務工作的展開，從而為人民提供更加優質的、快捷的服務，這就要求電子政務工作在實際展開的過程中還要進行不斷的創新以及突破，要堅持不懈的進行探索，從而保證電子政務檔案管理系統的發展一直處于進步的狀態。電子政務系統中的文檔與傳統的電子文檔相比較，有很多不同的特征。首先，電子政務系統當中的文檔具有較強的獨立性，在實際應用的過程中是通過網絡數據傳輸的方式來進行數據傳遞的，這種數據傳輸方式更加方便快捷，并且在很大程度上保證了數據傳輸的精準性，并且每個電子文檔都有較為固定的儲存位置，這些數據信息一旦儲存之后，并不會因為載體的改變而發生改變[2]。其次，可以充分的利用與計算機有關的設備，但同時也存在著一定的安全隱患，在很多時候這都是不可避免的，電子政務的任何操作都離不開計算機的支持，由于對計算機有較強的依賴，從而會引發一些安全問題，計算機的登錄是沒有限制的，任何人都可以進行登錄，這也在很大程度上導致了一些重要的數據信息可能會出現被串改或者復制的情況，這些問題都是不可忽略的。在進行計算機操作的過程中，由于計算機的硬件設備以及操作系統經常會出現不匹配的情況，這就會在一定程度上導致電力檔案的儲存出現問題，很有可能造成已儲存數據信息的丟失。
二、電子政務系統中檔案管理存在的問題
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電子政務系統在我國應用了很長一段時間，系統在實際運行的過程中主要特點表現為頻率較高，但是對于檔案管理來說，需要有較高的安全性，業務部門在對數據進行管理的時候應該提升其安全性。但同時，安全性得到提升之后，可能會導致檔案部門不能夠第一時間找到所需要的檔案，從而會在一定程度上影響到整體工作展開的進度[3]。
?。ǘΠ踩缘谋Ｕ线€存在著一定的缺陷
現階段，我國的電子信息技術已經非常發達了，在實際應用的過程中，還是難免會出現一些問題，問題是多方面的，但是其中最為主要的問題就是安全問題，如果系統的安全性沒有達到標準要求的規定，再加上有些時候人工的操作會出現失誤，還有可能出現分工不明確等等問題，這些都屬于人為的因素。此外，還有可能會受到一些不可控制因素的影響，例如地震以及火災等等，這些都會在一定程度上導致檔案的安全性受到威脅。
三、電子政務系統中檔案管理問題的解決措施
?。ㄒ唬┎粩嗤晟茩n案的管理制度
對于電子政務系統中的檔案管理工作來說，管理制度是非常重要的，在平時應該做好有針對性的防預工作，通常情況下，要在問題還沒有發生的時候就展開預防，這樣往往能夠起到較為理想的效果[4]。因此，要不斷完善檔案的管理制度，在檔案使用的過程中經常會遇到一些突發狀況，當管理制度得到規范以及完善之后，在工作的過程中就不至于手忙腳亂，對于各個環節步驟有自己較為明確的看法，并且可以對細節有一個較為精準的把握，俗話說：沒有規矩，不成方圓。對于一個單位來說，如果沒有較為完善的規章制度，單位在運行的過程中就會成為一盤散沙，對于電子檔案的管理來說也是如此。同時，在進行電子檔案管理制度建立的時候，要使檔案具有一定的靈活性，可以根據不同的情況來進行建立，從而使其適應不同的環境。
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加強場地建設是非常關鍵的，很多天災人禍往往是人力不可抗拒的因素，在對其進行預防的時候，應該抓住重點，很多自然災害都對人們的生活照成了極大的負面影響，自然災害發生的概率很低，但是并不代表不會發生，所以要注意對場地的建設，要在室內設有堅固的場地，并且要注意滅火器擺放的位置，這是非常關鍵的一點，一旦有火災出現的時候，方便對其進行第一時間的處理[5]。只有這些還是不夠的，還要定期對線路進行檢查，防止線路老化的情況出現，一旦線路出現老化的情況，很容易引起電路自燃，為了防患于未然，應該充分重視起問題的嚴重性。
結束語
綜上所述，現階段，我國的電子政務還在不斷的發展階段，隨著時代背景的改變，其整體的工作流程也發生了很大的變化，電子政務活動的很多文件以及檔案內容都有所改變，對于檔案管理隊伍來說，還應該不斷的提升自身的專業素質，從而使我國的檔案管理事業可以健康平穩的發展。
參考文獻：
[1]蔡秋華.電子政務系統中的檔案管理探討[J].卷宗，2018，14（5）：97.
[2]吳佳怡.電子政務系統中檔案管理的運用[J].新智慧，2018，23（7）：68-69.
[3]孫慧東，李靜.電子政務系統中的檔案管理[J].卷宗，2017，6（26）：33-33.
[4]宿昊.電子政務系統中的檔案管理問題與思考[J].辦公室業務，2017，17（24）：183.
[5]張培明.電子政務系統中的檔案管理問題與思考[J].中文信息，2017，11（5）：33.
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