高校數字檔案館建設：現狀、困難與策略
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摘 要 數字檔案館建設不僅需要配置專業的硬件設備、軟件管理系統、專業維護人員，同時需要各職能部門相互合作，共建共享，最后達到共贏。本文通過目前高校數字檔案館建設發展現狀，分析問題所在，給出了完善數字檔案平臺建設方案。
關鍵詞 云計算 數字檔案館 電子檔案 高校
中圖分類號 G270.7 文獻標識碼 A 收稿日期 2018-09-03
Abstract The construction of digital archives not only requires professional hardware equipment， software management system and professional maintenance personnel， but also requires various functional departments to cooperate with each other， build and share and finally achieve a win-win situation. This paper analyzes the current situation of the development of digital archives in colleges and universities， analyzes the problems and gives a plan to improve the digital archives platform.
Keyword cloud computing; digital archives; electronic archives; colleges and universities
加強高校檔案資源管理綜合治理，建立符合我國國情的數字檔案管理模式，不僅要求在技術上有所創新，還要求有所傳承，為檔案事業在數字時代的發展提供新的發展活力。高校作為科技、人才資源集聚地，順應信息時代發展潮流，根據國家檔案局發布的文件、指南，積極推進數字檔案館建設，實現檔案管理現代化、檔案信息服務網絡化、檔案資源建設數字化，逐步提高民眾對我國檔案館事業的認知和定位，無形中提升檔案工作在整個社會中的地位。
一、現狀
1.數字檔案資源重復保存。由于缺少統一管理平臺，高校各職能部門、學院所產生的各類電子文件信息資源存在被多個部門、多種對象保存的情況，造成管理維護成本倍增。例如，本碩博畢業論文電子版，檔案館歸檔，同時圖書館論文系統中也有上傳電子版文件[1]6;本科畢業生成績電子版，檔案館歸檔，同時教務管理系統中也有相應數據。在高校數字檔案館建設中，要加強各類信息資源的整合、共享、開發，做到用最少的人，最低的成本，做最多的事情，發揮檔案館最大的作用。
2.數字檔案資源缺乏深加工。高校檔案的工作職責是制定各職能部門、學院的歸檔范圍，對歸檔范圍內的檔案資料進行收集、鑒定、整理、編目、統計等基礎工作;同時征集各種有收藏和利用價值的實物、文件材料、音視頻資料等檔案信息進行保管和利用。而對數據信息資源整合、共享、挖掘上所做的工作甚少。
3.數字檔案資源分散。隨著信息化、網絡化的發展，各個職能部門建設適用于自己部門的管理系統，辦公自動化系統、教務管理系統、資產管理系統、財務管理系統、人事管理系統等等都是數字檔案的重要數據來源，還有學校各類活動、工作所產生的音像檔案、照片檔案、各種匯編材料以及校園新聞等資料散存于學校宣傳部門和資料室中。各類別檔案分散式保存和管理，都是數字檔案館建設的基礎。
二、困難
1.各自為政，缺乏協同。高校檔案管理工作兼具管理性和服務性，不產生明顯的經濟效益，相對于學校其他工作而言，難以引起學校領導和其他職能部門的重視。在數字檔案館建設中，兼職檔案員工作水平參差不齊，數字檔案館建設參與意識普遍不強，存在“各自為政，缺乏協同”的現象，在檔案資料的收集、整理、數字化以及系統平臺數據資源歸檔過程中都沒有給予檔案管理部門足夠的支持，造成校內各職能部門系統平臺數據資源建設互聯互通困難。
2.孤立存在，缺少統一。隨著計算機技術在高校的廣泛應用，網絡化在學校教學科研等日常工作中體現出越來越重要的作用，各職能部門紛紛投入資金建立相應的網絡管理系統，比如辦公自動化OA系統、教務管理系統、后勤資產管理系統、財務管理系統、科研管理系統等。然而各個系統之間卻是孤立存在，互相無法訪問，再加上沒有統一的數字化標準，使得各個系統之間的數字信息難以實現共建共享。各系統為高校數字檔案館建設提供了檔案資源基礎，但又缺少統一歸口。因此，須通過制定和建立規范的數字檔案管理制度和標準，形成數字檔案管理標準體系，才能確保數字檔案館建設的實現。
3.重視不夠，經費不足。專業的軟硬件設施是高校順利開展數字檔案館建設的物質基礎，如果沒有配套的軟件管理系統和硬件存儲設備資源，必然會影響高校數字檔案館建設順利進行。然而，現實中各種主客觀因素造成學校對檔案工作的重視程度不夠，投入檔案建設的經費不足，使得數字檔案館建設資金短缺，成為影響高校數字檔案館建設全面推進的重要因素之一。
4.技術提升，人才缺乏。檔案信息化水平在逐步提升，對高校檔案工作人員的綜合素質的要求也不斷提高。數字檔案工作人員不僅需要具備扎實的檔案管理專業知識，而且需要熟練掌握計算機技術、網絡通信技術以及多媒體技術。目前，許多高校普遍缺乏這樣的復合型人才，盡管學校花費大量資金購買先進的硬件設備，也因為專業人員配備不足，難以發揮應有的積極作用，進而影響高校數字檔案館建設。
三、策略
筆者認為，高校數字檔案館建設的思路是：以檔案信息資源整合為途徑，以創新數字檔案館為思路，以推進各職能部門管理系統與辦公自動化（OA）對接為手段，以完善OA系統中檔案數據匯集為目的，最終建立檔案信息資源庫，搭建高校檔案信息資源服務平臺，做大做強檔案信息化功能和檔案信息服務。 1.統一平臺建設。高校檔案館歸檔的文件主要由本校教學科研機構和各職能部門在管理過程中形成的發文和收文。智慧校園建設、OA系統的推行，學校的收發文均可借助OA系統，從文件擬稿到形成電子文件的歸檔，整個過程由OA系統與檔案管理系統對接，最終實現“一鍵歸檔”。用戶通過身份認證系統，實現一次性登錄，獲得多方位的檢索服務，不用多次往返于不同部門或不同網站之間，使利用者真正體驗到統一平臺的便利，提高公共檔案信息共享平臺的用戶滿意度。
2.規范檔案目錄。檔案目錄是由檔案館（室）編制，由眾多著錄條目組成并按一定次序編排的，用于檢索檔案信息的摘要，能夠準確方便地查詢到相應的信息資源并能引導檔案信息資源分類、整合。數字化的檔案和電子檔案都應該使用統一目錄集中管理的方式。編制檔案目錄的原則是：首先，根據館藏檔案結構和不同類型檔案的差異性，在檔案管理系統中制定檔案樹形結構。其次，除了按照傳統的全宗、年度、類別的整理方法外，整理過程中要面向需求，根據來源、事由，形成相應的主題，以滿足用戶日益增長的檔案信息需求。
3.整合檔案資源。許多高校內的各職能部門都建有自己的信息管理系統，但由于管理職能的差異，彼此之間相互隔絕，形成了多個分散異構的檔案信息孤島[2]28。檔案資源整合以“檔案資源集約化、管理工作規范化、服務社會優質化”為目標，首先需要學校高層領導的支持和重視，制定相應的規章制度;其次，以OA系統與檔案管理系統對接為契機，實現電子文檔的在線歸檔，推動其他職能部門對檔案館開通數據庫讀取權限，逐步實現全校檔案信息系統對接;最后，建立檔案數據中心，各部門電子檔案實時在線歸檔。
4.加強安全意識。檔案信息的安全是推進檔案數字平臺的重要保障。要把握好開放和安全之間的關系，在履行保護檔案資源信息安全的前提下，合理規劃檔案的開放與控制，做到檔案資源共享。首先，制定安全級別管理、權限控制管理、用戶身份鑒定等一系列標準。其次，全面保障檔案信息安全，保證檔案信息的保密性、真實性、完整性、未授權拷貝，在所寄生系統的安全性等方面做好安全防護。
參考文獻
[1]于英香.檔案大數據研究熱的冷思考[J].檔案學通訊，2015（2）：6
[2]徐欣.整合高校檔案資源 實行“大檔案”管理研究[J].檔案學研究，2008（10）：28
★基金項目：本文系江蘇省高校檔案研究會檔案科研課題“‘互聯網+’時代數字檔案信息服務發展策略研究”（項目編號：jsgdz2018-06）的階段性研究成果。
★作者簡介：馬雁云，南京郵電大學檔案館館員，碩士研究生，研究方向為檔案信息化建設。
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