物資采購供應商管理的探討與分析
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【摘要】物資采購中供應商管理關系著采購主體與受體的依存關系，關系著企業物資采購的質量、效率、效益，對采購環節十分重要。本文探討怎樣對供應商進行科學、理性、客觀的評價和分析，找出內在機理，管控措施，使物資采購工作真正做到科學合理，為企業節約成本增加效益起到重要作用。
【關鍵詞】物資采購 供應商 評價體系
物資采購工作是企業生產經營活動必不可少的重要部分。企業選擇供應商，就是對采購渠道做確定的過程，能不能適當的選擇出可靠的供應商是決定企業生產活動能否順利進行的重要因素。企業在實施物資采購的過程中，必須嚴謹科學，適合的供應商不僅能夠滿足企業發展的需求，更能夠幫助企業降低生產成本、加快生產周期，進而幫助企業在激烈的市場競爭中站穩腳跟并持續發展。物資供應是一個復雜的過程，對供應商客觀、正確的評價，以及對供應商的合理使用，對采購工作意義重大，對企業的生產經營有作深遠的影響。
一、建立供應商庫
目前市場上的供應商很多，同一行業，同一類型的供應商數量眾多，良莠不齊，如果不深入了解，很難做出最佳選擇。所以物資采購部門需要慎重考慮，正確抉擇。當然，要解決這樣的問題就需要儲備供應商的各種資料、收集相關信息建立一個比較系統的數據庫，并對這些信息、數據進行分類整理，作為評價供應商的基礎資料。
深入市場調研，集中供應商信息，建立供應商檔案。比如對原有供應商的各種歷史資料進行整理、歸類、梳理。進行深入的市場調研，通過發函，索取供應商的信息資料，也可以通過電話咨詢，網絡搜索查詢等方式來獲取供應商信息，還可以通過與同行的交流溝通，以及同行業使用方提供的信息，口碑等了解供應商的情況，還能通過實地考察，親自走訪供應商等措施來收集供應商信息。供應商的信息很多，最基本的有，單位名稱，企業性質，所屬行業，以及在行業的排名、地位;企業的規模，市場占有份額的情況即市場占有率;企業的地理位置，交通狀況，環境條件;企業產品的類型、類別，質量，供貨周期，售后服務;企業的財務狀況，負債情況，以及流動資金的情況;企業的技術人員素質，技術水平，技術實力，開拓創新能力和市場競爭能力等都是需要收集的。
將收集到的供應商的各種資料，按各種屬性分別錄入計算機內，建立數據庫，同時紙質的資料也做相應的錄入和歸類存檔。這樣積少成多，日積月累，數據庫的信息就越來越多，數據也越來越豐富，對供應商的描述就更全面、細致、準確。
二、對供應商信息進行整理，分類
收集信息，建立的數據庫是需要進行整理，分類，歸納，總結，才能體現出信息的價值。那怎樣來處理呢？比如按供應商的屬地進行分類，同一地方的歸類在一起，這樣需要在某地選擇供應商就非常清楚了。還可按產品來分類，同類型的產品，有幾個供應商能提供，那就把能生產同類產品的廠家放在一起，從需求的角度來去舍，是以價格優先就比價格，以質量優先就比質量，以進度優先就比進度，再兼顧別的方面，還可以用一定的權重和占比，進行定量的比較，得分高的就是最滿足要求的。當然還可根據企業的規模，市場占比，信譽，服務等進行分類，把各種分類情況分門別類，歸類總結起來，在選擇時就非常清晰。
三、對供應商實行動態管理，增加對供應商的考核和獎懲，加強對供應商的績效考評
?。?）供應商的情況并不是一成不變的，所以每隔一段時間，就要進行更新，有法人、經營狀況的變化，也有生產轉型升級，更有舊產品的停產替換，也有新產品的誕生，以及市場風向的變化。每年更新一次是必不可少的。對隨時發生的變化，也應及時更新，這樣供應商的資料才是真實可靠的。
?。?）供應商的績效考評可以科學客觀的反映供應商的運作情況，考評內容可以從交貨價格、供貨質量、交貨時間、服務水平等多方面入手。
價格指標是選擇供應商必需考慮的關鍵因素，對降低成本的作用極其顯著。供應商提供的報價以及在批量采購中，供應商給出的折扣價格是供應商績效評價中最重要的指標，
質量指標是對供應商績效考評的一項最基本的也是非常重要的指標，包括來料批次合格率、來料在線報廢率、來料抽檢缺陷率。此外，還包括供應商有沒有實施良好的質量控制辦法，是否通過了相關質量體系認證，或者供應商的質量體系審核是否達到一定的水平等。對產品質量的評價主要通過產品合格率來評價，即在一定期間內合格產品數量占采購總量的百分比。除此之外，使用單位反饋的產品質量情況，也是衡量產品質量的一個重要因素。
時間指標包括交貨周期、準時交貨率、訂單變化接受率等，以及供應商供應產品的最低庫存量、供應商的物流體系水平、供應商應急交貨的水平等。供應商的交貨情況直接影響到企業的生產運作計劃，主要通過到貨及時率來衡量，到貨及時率為供應商按時交貨次數與總次數的百分比。供應商的生產力和管理水平比較高的話它能夠接受的訂單增加，接受率就會相應的增加，而在供貨出現問題的時候供應商的反應快慢和處理能力將會影響其訂單接受率的大小。
服務指標包括實施服務、培訓服務、維護服務、售前服務和售后服務。服務指標是考核供應商在支持、配合與服務方面的表現。和經濟指標一樣，主要是檢查供應商對訂單、交貨、質量投訴等反應是否迅速、及時，答復是否完整，能否和本企業進行有效的溝通，共同改進生產經營活動，是否主動和本企業進行交流和合作，共同解決或預防問題，參與項目和產品的研發工作等。
（3）對供應商進行考核.日?？己耸且粋€很重要的環節。對平時與供應商的發生的業務進行記錄，追蹤，發生的各種情況都備案。優良與否作個初步的評價。
對重要的供應商應進行月度考評，采購部門和質量部門聯手進行考評，主要考評貨物合格率、交貨期，評分不合格的限期整改，整改合格后可以繼續合作，整改不合格的就暫停采購，直至整改合格，否則今后就都取消合作。
對所有供應商進行年度綜合考評。由質量部門、采購部門、使用部門的人員組成考評小組，考評標準由質量部門擬定，對供應商進行整體、全面的評價，并打出分數。根據得分將供應商分級，對于高級別的供應商在下一年度采購時給予時間、數量上的優惠政策，對于低級別的供應商適量降低采購量并要求整改。 ?。?）建立有效的獎勵和懲罰機制，結合對供應商的績效評價建立一些獎勵、懲罰機制十分必要。這樣既有利于維持供應商合作的積極性和穩定性，又有利于保持供應商的比較優勢和實現供應商的最大價值，從而使供應商以更快的速度，更好的質量，更低的成本為企業提供產品和服務。在獎勵和懲罰機制的設計上，體現公平、一致的原則。一般來說，獎勵和懲罰機制的指標包括價格的降低、產品質量的改善、交貨及時率的提高、服務質量的改善等。獎勵措施采用訂單激勵，榮譽激勵等方法。把評價結果及時反饋給供應商，和供應商一起探討問題產生的根源，并采取相應的措施予以改進。對不符合標準的供應商應該采取嚴厲的懲罰措施。通過獎懲措施可以開發供應商的潛在能力，變消極為積極，同時營造出良性的競爭環境。
四、建立健全供應商評價體系
評價體系即是一種比較完善的系統，在采購物資前就要做好對供應商的評價，在采購過程中，也一直在追蹤進行，實時進行評價，在采購結束后還需進行后評價。
?。?）采購物資前的評價
在物資采購之前進行價格成本構成分析，不僅要分析產品在生產過程的成本，而且要分析在整個壽命周期，包括使用成本、維護成本、培訓費用及殘值分析，同時對目前的市場狀況和經濟狀況進行分析和預測，將總成本控制在合理的水平。同時滿足審計、招標、內控的要求，充分利用供應量化考核結果，對供應商進行選擇時就做到了心中有數。
?。?）采購過程中的評價
在采購過程中，對于所有供應商進行定期和不定期的評價，也及時對新的供應商進行評價。而評價的頻率大小則是與供應商的不同而不同，針對重要物資的供應商和一般性供應商，則需要按實際情況確定評價周期，評分合格者將會繼續予以采購，反之則取消與供應商的合作關系。常規的月度評價和年度綜合評價需持續進行。評價之后進行級別的劃分，通常是A、B、C 三個級別。劃分為A級的供應商是評價比較好的一組，將會在下次給予采購的優先權，采購數量以及付款時間上都會有優先;評分為B級的供應商屬于符合標準的一組，將會在下次合作中獲得機會;而針對評分為C級供應商，就是產品質量或者是服務欠佳的一組，需要予以反饋整改信息，并減少對其進行采購。
（3）采購結束后的評價
評價指標的應用，就解決了不太準確的問題，對已經完成的物資采購，在后評價時可以采用較為準確的定量方法，物資供應部門組織各專業部門按照物資類別或品種，按照供應商整體實力、產品質量、價格、交貨、服務、供應份額等多個方面對供應商進行量化評分。權重可根據實際情況自行設定，例如計算公式如下：供應商業績得分=（整體實力評分×20%）+（質量評分×20%）+（價格評分×25%）+（交貨評分×10%）+（服務評分×10%）+（供應金額評分×15%）±供應商獎懲評分。這樣每個供應商單項指標的分值乘以該單項指標的權重即得到其該項指標的得分，所有單項指標得分之和即為該供應商的綜合得分。按照得分結果可分為幾個分數段建立供應商數據庫，對供應商進行分類管理。例如80分以上為合格供應商，這部分供應商可以考慮作為戰略供應商進行長期合作;60-79分為需持續考核供應商，對這部分供應商應不斷督促其改進;60分以下為不合格供應商，應踢除供應商隊伍。
?。?）除了評價體系的建立之外，企業還應每隔時間段就為供應商提供面授或資料學習的培訓機會，讓他們對企業的物資質量相關要求和企業的一些變動進行了解，由此實時的改進和完善自己的產品。
?。?）供應商的管理與維護
企業應加強與供應商之間的聯系，應改變觀念，不單純的注重利益競爭，將供應商放在自己的對立面上，要從長遠的角度出發，秉持可持續發展的原則，建立起互助合作的關系，實現共享。采購方在考慮自身利益最大化的同時也可以兼顧到其他成員的利益，比如說可以對供應商提供利益激勵，促進其積極性，雙方共贏，以此來建立良好的長期合作關系。
五、供應商的選擇
在上述工作都很充分的情況下，對供應商的選擇就不是簡單憑主觀經驗進行，而是客觀、公正、科學的。同時需要具備專業的物資采購知識的工作人員參與其中，同時利用現代化的采購硬軟件設備以及相應的辦公自動化工具。采購人員就能針對需要采購的物資進行系統、科學的選擇。
對供應商的選擇可以用定性和定量兼顧的原則.定性方法主要有：直觀判斷法、招標選擇和協商選擇法。定量分析法則是采購成本比較法等等。
在供應商數量的選擇上應注意盡量不要只選擇一家供應，應多發展幾家供應商，合理分配各家供應商的供應份額，最大程度上獲得供應商的優惠，這樣不僅能夠保證采購物資的供應數量、質量，又能夠有效的降低采購成本，所選擇的供應商數量以三到四家為宜。
選擇供應商的方式，采購方式按照各種采購特點可以分為招標采購和非招標采購，詳細來說又有公開競爭性招標采購、有限競爭性招標采購、詢價采購和直接簽訂合同采購，各種方式均有優缺點，在選擇方式上我們可以將多種采購方式組合使用，這樣不僅有利于提高采購的質量和效率，同時對于控制采購成本也十分有效。建議首先在已經建立的合格供應商名錄中選擇。
六、結束語
科學合理選擇供應商，是供應商管理工作規范運行的落實，是供應商管理制度的貫策。是做好科學理性采購工作的保障。考核以量化分值為尺度，關鍵在于客觀性、可量化性、公開性，避免了定性評價工作的主觀性和隨意性，降低了物資供應工作人員工作的難度和阻力，使物資采購工作做到公開透明，使供應商隊伍素質不斷提高，并與之建立起長期穩定的合作共贏關系，使其成為企業發展忠誠的合作伙伴。供應商的合理選擇可以為企業減少浪費，降低成本，節約資金，創造效益起到實實在在的作用。
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作者簡介：游智君（1964-），女，重慶人，學士，工程師，現就職于西南應用磁學研究所。
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