人事檔案管理在人力資源管理中的重要作用
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摘要：本文重點對人事檔案管理在人力資源管理中的重要作用進行分析，詳細闡述了人事檔案管理在人力資源管理中的重要作用;然后分析了人力資源管理中人事檔案管理面臨的困境;最后，提出了發揮人事檔案管理在人力資源管理中作用的對策，以期為企業提高人事檔案管理重要性、提高人事檔案管理現代信息化水平提供參考。
關鍵詞：人事檔案管理;人力資源管理;作用;對策
中圖分類號：F272.92 文獻標識碼：A
人事檔案是組織內部人力資源的重要組成內容，有助于提升組織的人力資源管理水平。在組織人力資源管理中，參照人事檔案信息實施科學有效的管理，從而產生特定的人事信息，構成了人力資源管理工作的重要組成內容。人事檔案記錄的內容成為人力資源管理中不可或缺的信息，同時也直接決定了整個人力資源管理工作的質量水平。在人力資源管理中，人事檔案管理工作伴隨信息化技術的廣泛應用而變得更加復雜，所起到的作用也變得更加突出，這在一定程度上增加了人事檔案管理工作在提升組織人力資源管理水平方面的重要意義。借助先進的計算機技術，可通過電子存儲的方式來保存人事檔案信息，也有利于通過電子媒介進行人事檔案信息的查閱，大大提升了信息使用的便捷性。這樣一來，組織便可以輕松地實現對人力資源的合理分配，科學調整人力資源布局，提供人力資源工作質量與效率，促進人力資源管理水平的穩步提升。
1人事檔案管理對企業人力資源管理的重要作用
1.1有利于實現人才招聘需求預測的科學規范化
對于企業而言，人才招聘是企業人力資源管理的重要組成部分，而人事檔案管理可以為企業人才招聘過程中所需要的人才類型、數量等進行科學的預測，使企業能夠科學、合理地利用人才。當前，企業通過制定人力資源規劃，對企業當前或之前一段時期內的人力資源利用情況進行綜合分析，從而預測出企業未來一段時期內的人力資源需求。因此，企業如果沒有全面完善的人事檔案，就不能實現對自身人力資源需求的科學預測，也就不能為企業科學的人力資源管理提供數據資料，最終影響到企業的人力資源開發利用、甚至會影響到企業的持續健康發展?？傊耸聶n案管理有利于實現人才招聘需求預測的科學規范化。
1.2有利于實現組織內部人力資源效率的最大化
對組織內部的人力資源來講，檔案是其工作過程中所產生的重要信息資料，多記錄了個人的主要經歷，如過去取得了哪些成績、擁有哪些特長、個人思想品德素質水平、是否存在違法違紀行為等。通過查閱和管理人事檔案，可以幫助用人單位更加全面地了解人力資源的基本信息，如性別、年齡、興趣等，進而指導用人單位建立起科學的用人與選人標準，用人過程中可以揚長避短，發揮個人潛力，進而更大限度上實現人力資源的高效開發，發揮人力資源的效力。尤其是在挖掘組織內部優秀人才方面，人事檔案管理工作可以幫助用人單位將人力資源的優勢特長、職業技能與內部工作安排進行合理地匹配，從而實現人盡其才、適崗適才，既可以幫助組織內部人力資源尋找到更合適的工作崗位，同時又能更好地利用寶貴的人力資源實現組織效益。
1.3有利于提升組織的人力資源管理水平
人事檔案是組織內部人力資源的重要組成內容，有助于提升組織的人力資源管理水平。在組織人力資源管理中，參照人事檔案信息實施科學有效的管理，從而產生特定的人事信息，構成了人力資源管理工作的重要組成內容。人事檔案記錄的內容成為人力資源管理中不可或缺的信息，同時也直接決定了整個人力資源管理工作的質量水平。在人力資源管理中，人事檔案管理工作伴隨信息化技術的廣泛應用而變得更加復雜，所起到的作用也變得更加突出，這在一定程度上增加了人事檔案管理工作在提升組織人力資源管理水平方面的重要意義。借助先進的計算機技術，可通過電子存儲的方式來保存人事檔案信息，也有利于通過電子媒介進行人事檔案信息的查閱，大大提升了信息使用的便捷性。這樣一來，組織便可以輕松地實現對人力資源的合理分配，科學調整人力資源布局，提供人力資源工作質量與效率，促進人力資源管理水平的穩步提升。
2企業人力資源管理中利用人事檔案管理面臨的困境
2.1人事檔案管理重視度不足
目前，多數企業雖己經逐漸重視人事檔案管理的工作，但仍存在片面性的理解，多將人事檔案管理工作視為一項相對靜止的工作，無需為此付出更大的精力投入。無論是在人員安排上，還是資金保障上，都不能達到人事檔案管理工作不斷深入推進的新要求。認識上的不足，是導致人事檔案管理出現問題的重要原因。很多時候，部分企業組織疏于對人事檔案管理工作的關注與重視，從而造成此項工作流于形式、馬馬虎虎，很多不具備專業素質水平的人員參與到人事檔案的管理工作中來，增加了管理的風險，浪費了寶貴的資源。一些優秀的檔案管理人員流動『生較大，難以實現優秀管理人才的及時更替，阻礙了人事檔案管理工作的高標準執行與高質量推進。
很多時候，一些企業因為缺乏足夠的重視，導致“人檔分離”問題比較常見，甚至還會遇到“棄檔”問題的發生，不僅損害了當事人的合法權益，同時也增加了企業管理的難度，違背了人事檔案管理的初衷與目標。為了省時省力，一些既定的人事檔案管理原則被隨意打破，導致管理問題頻繁出現，造成內部員工的檔案信息不能得到及時更新，各種混雜、混淆問題頻繁發生。很多時候因存在人檔不符的問題，而造成人事檔案管理工作失去意義。
2.2人事檔案造假問題日趨嚴重
在企業人事檔案管理工作中，非常重要的一項內容就是要及時發現檔案中的問題，并督促相關人員及時完善，確保檔案信息的真實性與完整性。然而，近年來由于就業壓力比較大，以及部分人員希望通過檔案造假的方式來獲得更好的職位與待遇，從而滋生了大量的人事檔案造假問題。這樣一來，一些人員企圖蒙混過關的想法就催生了人事檔案造假問題的大量出現，并且日趨嚴重。年齡造假、工作經驗造假、證書資質造假等等，均大大增加了企業人事檔案管理工作的難度。虛假的人事檔案信息，如果不能及時發現，必將影響到企業管理的公平性，使得企業在制定崗位分配計劃、人員培訓計劃、人員待遇調整等時多難以擁有確鑿的依據，誤導了決策行為，無法發揮人力資源在企業管理中的重要作用。因為失去了信息的客觀與真實性，使得人事檔案的價值蕩然無存，亂象叢生，給企業及個人均可能帶來很大的麻煩，讓企業喪失大量優秀人才。 2.3人事檔案材料不全面
對于人事檔案管理工作而言，大多數企業仍在延續傳統的做法，即較多地關注年齡、學歷、性別等基本信息的核對與統計，缺少對相對復雜信息的搜集、核實與處理，如技術水平、專業特長等，這樣一來就很容易導致企業人事檔案信息的不完整性，阻礙了人事檔案管理的水平提升。同時，不夠全面的人事檔案信息也使得企業人力資源管理工作難度增加，降低了管理的質量與水平，削弱了人事檔案的重要意義。
很多時候，企業人事檔案信息的搜集來源比較有限，使得部分重要的信息不能及時收入，從而難以體現企業人事檔案的全面性與完整性，內容上存在很大的相似度，削弱了人力資源的效力，難以體現個性特色，使得用人選人工作變得效率低下，增加了管理成本，造成企業利益的損失。
3充分發揮人事檔案管理在人力資源管理中作用的對策
3.1提高人事檔案管理重要性的認知
針對企業片面認識人事檔案管理在企業人力資源管理中的重要性問題，企業必須從思想觀念上盡快轉變過來，全面地認識人事檔案管理的重要性。一方面，人事檔案管理是一項復雜的動態性工作，并非是很多企業所認為的簡單靜止性的工作，企業應該在人事檔案管理工作中投入合理的人力、物力、財力和精力，為人事檔案管理工作的有序推進奠定思想基礎;另一方面，全面提升企業管理層，尤其是人事管理部門，對人事檔案管理工作的重要性，通過宣傳、教育和培訓等多種形式，增強人事部門相關人員對人事檔案管理工作的認識，并通過不斷的外部培訓和自我學習，提高相關工作人員人事檔案管理的專業素養，為人事檔案管理提供強大的人才保障。
3.2健全人事檔案管理制度
當前，人事檔案造假問題越來越嚴重，長此以往，對員工個體的長遠發展以及組織的健康持續發展將會產生極為不利的影響。因此，必須從制度層面上加以完善，通過建立健全人事檔案管理制度，為組織人事檔案管理工作提供制度保障，使相應的工作能夠有制度可依，正所謂“為規矩不成方圓”，這樣才能推動組織人事檔案管理工作實現規范化、制度化、科學化。一方面，針對現有的人事檔案管理制度進行改革和優化，對于人事檔案管理制度之中不合理、不適宜的條款進行改進和完善，使組織的人事檔案管理制度能夠適應新形勢、新情況以及企業的實際情況，并通過對人事檔案管理中檔案材料的登記制度、傳遞制度等動態更新、管理和考核，及時對員工人事檔案進行查漏補缺，提高人事檔案的完整性和實時性。另一方面，創新人事檔案管理制度，針對當前普普遍呈現出的人事檔案管理“單位化”“內部化”的問題，應該實現社會化人事檔案管理，充分利用現代信息技術，體現出人事檔案管理的社會化、現代化、信息化以及透明化，為組織人力資源管理提供更為科學的依據，使員工主觀能動性被充分調動起來，提升員工的組織績效，為組織創造更大的經濟效益。
3.3豐富和完善人事檔案
全面的人事檔案材料能夠為組織人力資源管理提供更為科學的依據，然而，當前組織人事檔案普遍存在不全面、分散不統一等問題，所以，組織非常有必要順應時代發展的變化和現實發展需要，豐富和完善員工的人事檔案。一方面，強化員工人事檔案資料的動態管理，對員工新產生的學習和工作經歷等及時補充到人事檔案之中，提高人事檔案的實時性、時效性，尤其應該在傳統人事檔案信息更新基礎上，增加能夠綜合反映員工能力素質、由權威部門認定的資質證書、能夠反映不同員工各自性格特點及興趣愛好的個性化數據資料。
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