大數據支持下檔案管理體制改革研究
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摘要：隨著信息技術的進步，大數據應運而生。在大數據支持下，沖擊著整個世界，改變著人們的工作方式、生活方式、思維方式。與此同時，對學校檔案管理的能力與水平進行全新的考驗。對此，本文著重分析大數據的特性，論述大數據支持下檔案管理體制的變化，明晰大數據支持下檔案管理體制改革的必要性，提出大數據支持下檔案管理體制改革的策略。
關鍵詞：大數據;檔案管理;體制改革
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
隨著信息技術的發展，大數據時代己經來臨。在大數據支持下，各行各業認識到大數據運用的迫切性、必要性、重要性。與此同時，大數據也為學校檔案管理體制帶來新的發展路徑，例如：云計算、云存儲等技術在學校檔案管理中運用日漸突顯。大數據背景下，互聯網技術的運用，會為學校檔案管理注入新的活力，推進傳統檔案管理體制的延伸，進而實現檔案管理的信息化、智能化。對于學校管理而言，借助互聯網平臺在大數據中挖掘重要的檔案信息，有助于提升學校管理模式?？梢?，在大數據支持下，探究檔案管理具有一定的意義。因此，學校應該及時轉變檔案管理思維，有效地運用大數據，進而提升檔案管理能力。
1大數據的特性
隨著計算機技術的快速發展，人們迎來了大數據、云計算、物聯網時代，特別是大數據對信息技術的處理形式，受到當代人們高度的關注。大數據具有以下幾方面特性：一是數據量大。大數據中的數據信息龐大，是人們無法想象與預料的，其包含多元化、豐富的信息資源，滿足人們對信息資源獲取需要;二是速度之快。隨著4G的生成，大數據生成與處理數據信息超快;三是價值性。即大數據價值密度較低，由于大數據信息生成快速，有效信息與無效信息錯綜復雜，因此，數據價值較低;四是多樣性。數據涵蓋多樣性，數據的種類多樣性，數據的形成多樣性等?？傊髷祿哂行畔⒘魁嫶蟆⒍鄻有缘忍攸c，在海量的信息中，借助大數據處理技術，能夠分析潛在的數據規律，為事物發展提供有效的信息保障。將大數據運用到檔案管理中，有助于提升檔案管理質量。
2大數據支持下檔案管理體制的變化
2.1檔案數據資源體系的變化
檔案記錄著一個學校的發展歷程，檔案資源越多，越能夠體現檔案部門的價值。同時豐富的檔案資源，也是學校走可持續發展道路的保障，更能夠凸顯社會發展中學校地位。可見檔案管理對學校發展的重要性。大數據支持下，信息資源呈現爆炸式，學校將傳統紙質檔案管理歸納到大數據中，其會隨著時間的推移，不斷地得到拓展與豐富，檔案會越來越多，并且檔案數據的來源越來越廣泛，內容越來越豐富?？梢姡髷祿尘跋?，檔案資源體系從以往紙質演變成電子模式，有助于檔案部門更好地儲存檔案。
2.2檔案安全保障體系的變化
檔案記錄一個學校的發展歷程，檔案安全保障體系，能夠更好地確保檔案安全管理?？梢哉f，檔案安全管理高于一切。大數據支持下，檔案數據信息量大、種類繁多，檔案部門借助大數據處理技術較快，這都對傳統紙質檔案管理形成一定的挑戰與壓迫。因傳統紙質檔案在管理方法、保存形式、安全保密上都面臨一定的挑戰，而檔案管理借助大數據，能夠進一步確保檔案的安全保障。
2.3檔案管理服務體系的變化
學校檔案部門針對檔案開展相關的管理工作，主要是提取歷史檔案記錄，為學校領導人、教師、學生提供服務。而大數據時代的來臨，檔案管理服務體系發生了變化，從以往單一的服務模式轉變成多元化發展方向，即大數據檔案管理服務對象發生了改變。例如：開展線上線下檔案管理服務模式，提升檔案部門檔案管理質量，進而滿足學生、學校領導、教師、社會大眾對學校檔案管理服務的需要。在此檔案管理服務中，不僅能夠讓外界更好地理解學校發展進程，還能夠吸引一些優秀的教師、學生慕名而來，增強學校知名度，進而提升學校辦學特色。
3大數據支持下檔案管理體制改革的必要性
3.1滿足社會發展需要
隨著社會經濟的不斷發展，構建智慧城市己經成為城市發展的基本需要。學校是城市中的重要一部分，在此背景下，對學校檔案管理提出更高的需要。大數據支持下，檔案管理工作應該與時俱進，接受大數據技術、云計算技術，構建智能化、數據化、信息化檔案管理模式，使檔案管理滿足學生發展需要、學校辦學需要、社會發展需要，進而提升學校檔案管理質量。
3.2優化檔案資源管理
大數據支持下，需要對傳統檔案管理進行整合，借助云存儲、云服務模式將傳統檔案管理模式納入到大數據中，進而促進檔案管理的進一步發展。由于傳統檔案管理是紙質的，從存儲方面而言，紙質的檔案會隨著時間的推移，出現一定的損壞，出現泛黃、蟲蛀等現象，甚至會因為水火災難，將紙質檔案毀于一旦。檔案管理是學校發展的保障，如果出現損壞，會為學校管理帶來一定的困難。而大數據支持下，能夠進一步確保檔案管理的安全，將檔案資源與信息技術相融合，以電子模式融入到電腦中。這樣的儲存方式即使放到很長時間也不會損壞，同時如果真的發生意外，還有備份，優化檔案資源管理模式，進而提升檔案管理成效。
3.3提升檔案管理人員工作效率
傳統檔案管理由于是紙質的，存放的空間較大，在查找檔案中會耗費大量的時間。雖然傳統紙質檔案管理都被檔案管理人員編排成序號，便于管理與查找，但如果要想查找很多年以前的資源，并且這些資源不常被打理，就會耗費檔案管理人員很長的時間，加重檔案管理人員本就繁忙的工作量。而大數據支持下，借助互聯網平臺，搜索相關的檔案名，會立刻呈現在檔案管理人員面前，不僅節省檔案管理人員工作時間，還能夠為檔案人員提供有力的信息保障，進而提升檔案管理人員工作效率。同時，檔案管理人員在查找檔案后，借助QQ交流軟件能夠發送給對方，并且能夠將一個文件發送給多人。而傳統紙質的檔案管理沒有這樣的功能，因此，學校應該借助大數據，實現檔案信息化管理模式。
4大數據支持下檔案管理體制改革的策略 4.1構建檔案數據平臺
構建檔案數據平臺，是創新檔案管理模式的第一步，只有做好準備工作，才能夠進一步實現檔案管理體制的信息化模式。隨著學校辦學規模的拓展，學校的檔案數據也在隨之增加，面對如此多的檔案，如果還停留在紙質管理模式中，不僅所占用的管理空間較大，還會為檔案管理人員增加徒勞的工作，使檔案管理人員整體忙碌在找檔案工作中。因此，大數據支持下，應構建檔案數據管理平臺，轉變檔案管理模式。例如：構建檔案信息平臺、電子文件管理系統等，這些都是通過大數據的運用而構建成的。在檔案信息平臺中，設置資源共享渠道，進而提升檔案管理質量。同時，將傳統紙質檔案管理納入到大數據中，實現傳統紙質檔案管理信息化模式，進而使檔案部門為學校發展提供有價值的信息資源。
4.2增強檔案資源共享能力
大數據檔案信息化管理是一項系統性工程，而增強檔案資源共享能力，是細化大數據檔案信息化管理的重要措施。一是學校應有效地運用大數據處理技術，結合多種方法實現大數據檔案信息的網絡化管理，為檔案信息化管理模式創設良好管理環境，進而構建信息化檔案管理體制。通過構建大數據檔案管理體制，能夠確保學校各個職能部門信息的相互整合，提升數據檔案信息的管理水平。二是學校應該與時俱進，及時更換計算機、交換機、掃描儀等設備，構建單獨的檔案信息化管理服務器，安排專業化維修人員維護該服務器，進而促進檔案的及時保存與更新。三是在信息多元化環境下，學校要購買先進的信息管理軟件，通過數據信息來源、數據信息格式構建完善的信息平臺中心。同時應該加強檔案信息資源共享能力，設置檔案信息權限，進而便于檔案管理人員查詢、訪問檔案信息。
4.3增強數據檔案安全機制
增強數據檔案安全機制為：一是運用保密技術，對數據檔案進行加密，設置必要的權限，使其不能夠被他人破解。二是運用證書式數字簽名技術，對檔案文件簽名進行加固，防止檔案被泄露。三是加強防火墻，使學校檔案管理系統不受他人侵害，進而加強檔案安全保護機制。其四，采用電子檔案監控技術，加強對檔案的實時監控，進而確保數據檔案的安全。
4.4提升檔案管理人員綜合素養
檔案管理實現信息化管理模式，需要學校構建一支優秀的檔案管理團隊，進而才能夠促進檔案信息化管理模式的開展。大數據支持下，檔案管理人員不僅需要具備專業化能力，還應該具備一定的信息素養，能夠靈活地運用信息技術開展檔案管理工作，進而增強檔案管理人員業務能力。學校應為檔案管理人員開展相關的培訓工作，根據檔案信息化管理工作形式，為檔案管理人員開展針對性的培訓工作，鼓勵檔案管理人員融入到培訓工作中，增強檔案管理信息素養，進而使檔案管理人員更好地運用信息技術開展檔案管理工作。同時，在培訓工作中，應該加強檔案管理人員相關法律意識的培養，增強檔案管理人員職業素養，使檔案管理人員科學合理地管理檔案。此外，檔案管理人員應該與時俱進，開展自學模式，提升自身信息技術運用能力，例如運用微課、慕課等，自主學習相關檔案管理知識。
5結束語
綜上所述，豐富的檔案資源，是學校走可持續發展道路的保障，更能夠凸顯社會發展中學校地位。大數據支持下，學校檔案管理應與時俱進，有效地運用大數據，構建大數據檔案管理模式，提升檔案管理人員綜合素養，實現檔案信息共享模式，進而增強檔案管理人員工作質量。
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