淺談信息系統項目整體管理
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摘 要：在信息產生價值的信息化時代，信息系統已成為人們工作生活中不可或缺的信息重要承載體，因此信息系統項目的建設至關重要。在建設信息化項目過程中，項目整體管理影響著信息系統建設成功的各個方面，這是一項十分關鍵的工作。該文按照項目啟動階段、計劃階段、執行階段、控制階段、收尾階段介紹了項目整體管理工作，論述了在項目整體管理過程中應重點關注溝通、風險以及變更等方面的事項。
關鍵詞：信息系統 項目管理 整體管理
中圖分類號：TP311.5 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）03（b）-0091-02
項目整體管理主要是在全局的角度協調項目中各個要素和平衡項目目標與方案，來達到項目干系人的需求。在信息系統項目的建設過程中，如果整體管理不當，會面臨諸如進度延期、成本超支、范圍蔓延等致命性問題。所以為了保證信息系統項目進度、成本、質量以及效果等方面掌握在可控范圍內，管理者必須做好項目整體管理。
1 信息系統項目整體管理
信息系統項目的成功很大程度上歸功對項目整體的有效管理，下面以項目管理的五大過程組，即項目啟動階段、計劃階段、執行階段、控制階段、收尾階段的角度就項目整體管理進行簡要論述。
1.1 項目啟動階段以及前期準備
啟動階段大體的工作流程是項目立項審批、可行性研究、項目論證、項目評估、項目招投標以及合同簽訂。這些工作需要不同角色的人員完成，在投標之后，若單位中標并收到業主方下發的中標通知書需及時做出響應并簽訂合同，之后項目相關主要干系人參加項目開工會，通過會議項目主要干系人對項目工作提出指示和要求，承建方匯報下一步工作計劃以及討論相關問題，會議上還需任命負責項目實施工作的項目經理，由項目經理負責后續階段的工作。
1.2 項目規劃階段
項目的實施離不開計劃的制定，任何工作都要以經過批準的計劃開展項目工作，在該階段項目經理首先要制定的是項目管理計劃（項目總計劃），總計劃必須在項目正式開始之前完成。主要依據的文件有項目章程、項目工作說明書、項目論證以及可行性研究報告等文檔，與此同時還需制定其他領域的管理子計劃。需要注意的是上述計劃制定完成后，需要通過召開會議、專家評審等方法進行評審和認可，因為只有得到批準的計劃才可作為項目實施過程中需要嚴格遵守的項目基準，如成本基準、范圍基準等。批準后的項目基準并非一成不變，在后續階段執行中項目經理應該依據招投標要求、合同等，結合項目實際執行情況對上述計劃進行更新完善，最后待項目結束后將上述計劃保留并作為寶貴經驗納入單位組織過程資產。
1.3 項目執行階段
在項目執行階段，項目整體管理的主要工作內容是指導與管理項目管理，項目經理需要重點關注質量管理、人力資源管理、溝通管理等方面的工作。在項目質量管理方面，需要嚴格按照項目基準開展質量活動以確保項目活動符合項目要求，嚴格遵循過程改進計劃進行過程改進，加強質量評審工作。在項目人力資源管理方面，主要做好項目團隊招募組建、團隊建設以及團隊管理工作，比如在組建項目團隊是可以采用多標準決策分析技術嚴格選拔團隊成員，對關鍵崗位采用AB制度以規避風險。在項目溝通管理方面，需要盡可能地獲取項目各干系人的大力支持，通過一定的溝通技巧提升相關干系人的信任和信心。
1.4 項目控制階段
整體控制工作貫穿于項目整個生命周期，主要工作內容有：隨時監控項目的執行情況;做好整體變更控制工作;加強范圍核實與范圍控制管理;做好進度、成本、質量三大控制目標;加強風險管理工作、采購控制工作、溝通的管理及干系人參與等方面的工作。此處以風險控制進行論述，首先項目經理在項目初期必須對潛在風險進行識別分析，并制定了一系列應對措施。對風險進行識別后要對風險進行定性分析，通過對風險的概率與影響進行評估和匯總進行風險優先級排序，并明確責任人。然后可以采用SWOT技術對風險進行定量分析。同時風險的發生必定會影響進度、成本、質量，因此在進行風險控制的同時還要做好需求分析、范圍控制、進度控制、質量控制、成本控制工作。最后制定出風險應對計劃，并且做好風險審計及風險再評估等工作。做好項目控制工作為項目順利開展提供了保障，例如有效保障了控制風險、進度不滯后、質量在范圍基準內、成本不超支以及控制變更等工作。
1.5 項目收尾階段
項目收尾主要是由該項目發起人對項目最終成果進行正式驗收，該階段主要工作內容是對項目進行驗收、項目總結、后期運維、項目后評價等工作。其中在項目實施各階段開展需要相應的行政驗收工作，項目結束時需要開展合同驗收工作。例如在行政驗收時，必須要由項目發起人對項目階段行政驗收簽發書面確認。在項目驗收時需要成立驗收小組，邀請相關專家作為驗收小組成員，通過會議對項目實施情況進行評審。會議中需要業主方匯報整體項目建設管理工作，建設方需要針對項目的進度、質量、成本、風險等方面匯報項目整體實施情況。經過會議研討最終得出結論生成驗收報告，驗收組組長及相關專家現場簽字確認。
2 信息系統項目整體管理重點關注方面
2.1 加強溝通
信息系統項目建設過程中，一般涉及項目干系人眾多且復雜，特別是大型信息系統項目子系統較多且涵蓋面廣泛，而溝通是人與人之間交流和傳遞信息的過程，因此，有效的溝通管理對項目實施至關重要，是項目成功的重要保障。在項目實施過程中，要把握盡早溝通、主動溝通的原則。另外，為了保持雙方溝通的暢通，我們必須盡量避免各種干擾，使雙方表達的信息保持原狀。在發送和接收信息之后，雙方必須對理解情況做檢查和反饋，以確保溝通的正確性。
2.2 注重風險
風險就是給項目帶來威脅或機會的各種不確定性事件，它具有客觀性、不確定性、可變性、相對性等基本性質。在項目整個生命周期風險無處不在，項目團隊成員一定要樹立風險意識，項目管理者也要對風險高度重視，注重科學地進行風險評估和合理地進行風險分析，做好事前規劃、風險識別、定性定量風險分析，風險發生時做好及時應對以及風險持續監控。
2.3 實施有效變更
在信息系統項目管理中，需求蔓延和范圍變化經常發生，因此項目變更是不可避免的，而做好變更控制工作極其重要。在項目管理過程中嚴格按照變更控制流程實施變更，變更需求明確后要由承建方提交變更申請，由監理對變更進行初審以及項目管理委員會進行審查，再由各方對變更內容進行分析確定變更方案，組織實施變更并監控變更實施過程，最后對變更效果進行評估以判斷發生變更后的項目是否已經納入正常軌道。此外需要特別注意的是，對于需求的變更一定要得到正式評審和客戶確定，而且變更請求必須形成書面記錄。
3 結語
信息系統項目整體管理是整體把控項目的發展走向，直接影響著項目進度、成本及質量三大目標的完成情況，具有較高的綜合性和全局性，所以項目整體管理是十分復雜且重要的工作。該文在項目啟動階段、計劃階段、執行階段、監控階段以及收尾階段5個項目過程階段介紹了信息系統項目整體管理的工作，并討論了在管理過程中應引起關注的溝通、風險、變更3個關鍵方面。希望能對信息系統項目管理工作人員的具體工作有所幫助。
參考文獻
[1] 譚志斌.信息系統項目管理師教程[M].3版.北京：清華大學出版社，2017.
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