淺析事業單位人事檔案規范化管理的重要性
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摘 要：新時代下，事業單位人事檔案管理工作（以下簡稱檔案管理工作）需要進一步加強規范，才能實現新發展，邁上新臺階。因此，事業單位人事檔案規范化管理（以下簡稱規范化管理）無疑是為檔案管理工作的優化升級提供了關鍵助力，而且隨著社會對檔案管理工作的認識不斷提升，進一步嚴抓規范化管理已經成為了檔案管理工作中必不可少的一環，據此，本文淺析規范化管理的重要性。
關鍵詞：事業單位；人事檔案規范化管理；重要性
筆者認為，新時代下規范化管理不僅要實現制度、管理模式上的革新，還要利用信息技術優勢提升規范化管理效率，同時降低工作成本。而隨著規范化管理價值和功能的不斷拓展，檔案管理人員要深刻認識到規范化管理的重要作用，積極研究并遵守相關的規范化管理標準，利用規范化管理實現檔案管理工作的進一步創新和發展。本文擬按照上述思路進行分析，具體如下。
一、改變傳統檔案管理工作的滯后性
信息時代是一個飛速發展的時代，而傳統檔案管理工作由于沒有信息技術支持，所以發展速度將遠遠落后與時代發展速度，表現出了嚴重的滯后性，具體來說，主要包括以下幾點：1、檔案利用率低，造成珍貴檔案信息流失；2、實體檔案數量龐大，占用大面積土地；3、檔案信息流通效率低，而且容易丟失和損毀；4、檔案管理耗時長、投入成本非常高。
根據上述分析，狠抓規范化管理無疑是改變傳統檔案管理工作的滯后性的一劑良藥。因為規范化管理可以利用相關制度、要求以及標準來控制檔案管理工作，從而會提高檔案管理工作的整體效率和質量，職工、部門主管和事業單位領導都遵循相同的檔案管理準則，將大大改善管理不透明、管理資源浪費等情況。
而且在信息化時代，這樣的做法可以很好的適應信息時代電子檔案管理的發展趨勢，保證了保證檔案資料的利用效率。隨著規范化管理的功能越來越強大，檔案信息化管理的水平也會水漲船高，可以說，事業單位檔案服務想達到何種層次、實現什么功能，規范化管理都可以以直接或者間接的方式實現，例如現在的很多檔案管理部門都通過微信管理檔案資料，那加強對微信的規范化管理，可以讓微信發揮更大的檔案管理價值，既方便了檔案管理工作，又在很大程度上節省了人力物力財力，可以說是一舉兩得。
二、使檔案管理工作過程簡潔可控，信息安全度提升
現在個地方都出臺了相應的檔案管理標準，初衷雖然很好，但是實際操作過程中，有些管理人員卻沒有嚴格執行這套標準，也就是說，檔案管理標準形同虛設，不僅沒有很好的解決檔案的安全問題，“一人一個做法”的情況還使得檔案管理工作面臨很大的困難，而為了保證檔案管理工作能和正規流程高度契合，就必須通過規范化管理簡化整個工作流程，同時提升的安全度。
首先，規范化管理準則不僅要對職工、部門主管和事業單位領導的行為進行管理和約束，還要對檔案管理的整個過程進行說明，而且盡量通過信息化軟件簡化工作流程，只有落實好這項工作，才能保證檔案借閱的過程變得更加簡潔可控，既節省了管理成本，又合理配置了管理資源，大家在借閱、處理、歸還檔案公文的時候也不會覺得麻煩，主動走正規流程。其次，規范化管理必須要對職工、部門主管和事業單位領導的權限做好設定，這時非常重要的，只有不同的人擁有不同的查閱權限，才能最大限度的提升檔案信息的安全性，一旦出現檔案損壞、丟失的情況時，能夠根據權限范圍縮小查找范圍，更利于快速的找到責任人。
三、做到與時俱進，推動檔案管理朝著智能化方向發展
首先，隨著大數據技術的不斷發展和完善，利用它深入挖掘檔案信息的價值已經成為了可能，而大數據技術作為一項先進的科學技術，也必須要有一整套的規范化管理標準對其進行管理和約束，否則將產生非常嚴重的后果。
當下，許多事業單位里的檔案管理人員都或多或少的在利用大數據技術管理繁雜的檔案信息，雖然并未直接從事專業的后臺數據管理，但是也經常會接觸后臺數據庫，所以規范化管理后臺數據庫的使用，能夠保證相關的檔案管理人員不會因為個人操作失誤而刪除、修改重要的檔案信息，這不僅極大提高了檔案信息的安全性，而且由于對大數據技術的集中管理，能夠在最大程度上發揮其本身的智能化功能（例如將其被引入檢索系統中，從而進一步提高檢索率；將其引入數據分析系統中，進一步提高排錯率和排重率等等）進一步提升檔案管理工作效率和質量。
四、規范工作，提高檔案管理人員的職業素養
如果沒有高素質的人才，規范化管理不僅難有生存發育的土壤，更難以實現質的飛躍。而在新時代下，由于檔案管理人員也必須遵守規范化管理標準，所以在很大程度上利用規范化管理能夠快速提高管理人員的職業素養，能夠促使他們在最短時間內改變低效、重復的檔案工作方式，從而節省不少的工作時間。
而且在信息時代下，信息的交換方式和以前大不相同，檔案信息作為信息中的一種，自然也需要順應時代發展潮流，以全新的信息交換方式體現自身的先進性。而作為檔案信息管理人員，通過規范化管理標準使用電子檔案管理軟件、大數據技術，不僅能夠提升自己的信息素養以為他人提供更加優質的檔案服務，還能夠不斷增強其互聯網思維以助力規范化管理共工作的現代化優化、完善和發展。
結束語：
基于對新時代（信息化時代）下規范化管理對檔案管理工作的重要作用分析可知，規范化管理的主要功能體現在提升檔案管理工作效率和質量、簡化流程并提高信息安全度、實現檔案管理智能化以及提高人員職業素養等四個方面。新時期，檔案管理人員對規范化管理制度、標準的研究既要穩扎穩打見實效，又要勇于創新求發展，只要秉持這樣的工作精神和態度，利用好規范化管理這一利器，就能助力檔案管理工作實現質的飛躍。
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