大數據技術下服務導向型檔案利用管理策略
來源:用戶上傳
作者:
摘 要 大數據技術下，檔案館檔案利用管理以服務為導向，是檔案館檔案利用管理的重要基礎和依托，在促進檔案館可持續發展方面具有不可替代的作用，能夠有效促進檔案館用戶檔案管理的科學化。由此需要根據檔案館的實際情況，面向用戶行為、需求，完善檔案數字化分類表，建立高質量數字化工作服務平臺，分析、挖掘用戶檔案信息，提升用戶檢索方式。
關鍵詞 大數據技術 服務導向型 檔案利用管理
中圖分類號 G273.5 文獻標識碼 A 收稿日期 2018-11-09
Abstract Under the big data technology， it is an important basis for archives institutions to conduct service-oriented archives utilization and management， which plays an irreplaceable role in promoting the sustainable development of archives and effectively promoting scientific management of user archives. Therefore， based on the actual situation of the archives， it is necessary to improve the digitized classification table of archives according to user behaviors and needs， establish a high-quality digitized service platform， analyze and excavate user archives information， and improve user search methods.
Keyword big data technology; service-oriented; archives utilization and management
進入21世紀以來，隨著互聯網技術和信息技術的不斷發展，大數據時代來臨，大數據技術得到了廣泛的運用。大數據具備數字資源、規模性、多樣性、高速性等特征，是指利用常用軟件工具捕獲、管理和處理數據的數據集。而作為社會文化信息交流的中心，大數據為檔案館檔案利用管理提供了技術支撐，使檔案館以服務為導向的檔案利用管理開始真正邁入了一個“以用戶為核心”的重要階段，借助數字化轉變的方式，不但增強了檔案管理的對外服務能力，促進了檔案館用戶檔案管理的科學化，還提升了用戶檔案利用的效率。
一、檔案館用戶檔案綜述
檔案館用戶檔案管理是檔案館管理工作的核心內容之一，蘊含著許多重點學科內容及科研課題材料，如讀者信息記錄檔案、各項情報交流信息檔案、借閱記錄信息檔案等，能夠衡量檔案館服務質量。作為一種文獻，檔案館用戶檔案的產生和發展與檔案館機構發展同步，是檔案館工作的重要組成部分，檔案館用戶檔案對檔案館各個方面的業務工作具有非常重要的意義，是對檔案館用戶工作全面、系統、真實的記錄，是用戶利用檔案館的原始記錄，不但對檔案館重大決策、檔案資源建設具有很大的參考和利用價值，還是檔案館日常工作的重要組成部分，為檔案館用戶工作的正常展開提供支持。檔案館用戶檔案對用戶到館時間、借閱檔案和借閱內容等信息數據的統計具有重大的作用?？梢詭椭鷻n案館分析檔案資源的被利用情況，獲得第一手資料，掌握用戶對檔案館工作的滿意度等，能夠為檔案利用反饋信息提供參考依據，還能反映出檔案館的服務效率和服務質量，提升檔案館今后檔案建設質量[1]8。另外，在各自模塊上，檔案各業務部門可以協調操作，并能在同一平臺上實現用戶資源的自由流動和應用，覆蓋了檔案館工作的各個層面。同時，通過用戶檔案的統計、用戶的造訪統計、研究用戶的服務意愿等，可以達到共建共享，了解本館的用戶層次、檔案館的被利用程度等，從而更好地提升檔案館的績效，使用戶需求與檔案信息提供趨于一致。
二、服務導向型檔案利用管理中存在的問題
21世紀是大數據時代，在這大數據時代中，作為一種特有的信息來源，檔案的作用越來越受到社會各界的重視，其蘊含著巨大的社會價值和經濟價值，而檔案館用戶檔案利用管理工作是檔案館數字和信息建設中的重點。目前，大數據技術下，檔案館檔案利用管理仍存著以下幾方面問題。
1.檔案館用戶檔案分類體系缺乏合理性。進入數字化時代，為了給用戶提供相關的數字檔案服務，檔案館通過官方網站，依托豐富的數字資源優勢，圍繞著用戶需求，進行組織資源規劃，對檔案館進行了積極的建設，在“以資源為中心”轉向“以用戶為中心”的檔案利用管理中，為用戶提供統一的訪問入口。以往檔案館檔案利用管理工作是用戶對數字檔案館的訪問，而隨著數字化技術的不斷發展，為了滿足各種類型用戶的信息需求，檔案館檔案利用管理工作轉向了根據用戶檔案信息行為特征，設計了相應的檔案館服務系統。這種服務導向型的用戶檔案利用管理方式雖然能滿足用戶的多樣化文化需求，但其存在著檔案分類體系不合理的問題。一方面由于自身的局限性影響，檔案利用管理工作沒有將用戶檔案管理放在重點上;另一方面，在用戶檔案管理建設方面，上級檔案管理部門缺少監管。因此，大量原有的重要文件和資料無法得到科學的整理與歸檔，檔案管理制度嚴重滯后，服務導向型檔案館缺乏科學合理的分類檔案管理體系。在用戶檔案資料的整理存檔上，沒有采取有效措施進行規范，缺乏相應的存檔規范制度可參考。另外，檔案利用效率低下，用戶檔案管理喪失整體性和系統性，檔案利用管理缺乏統一高標準的標引及分類標準。
2.用戶檔案資源閑置和浪費現象嚴重。檔案館用戶檔案是檔案館日常工作的重要組成部分，是對檔案館用戶工作全面、系統、真實的記錄。目前，隨著大數據技術的不斷發展，人們獲取信息的方式越來越豐富，這對檔案館提出更加嚴格的要求，但在對外提供信息服務功能業務中，檔案館用戶檔案資源浪費現象嚴重，自身服務能力及水平難以提升。用戶檔案資源也包括使用記錄及其他相關材料等，在整個服務工作中，服務導向型檔案館旨在為用戶檔案資源利用提供服務。因此，為了促進檔案館的發展，就要有效利用用戶檔案資源。但在服務導向發展上，很多檔案館工作人員缺乏工作意識，對信息和數據都是進行簡單、草率的收集，對用戶檔案利用管理不夠重視，導致檔案館用戶檔案資源嚴重浪費，難以充分發揮其實際價值，缺乏科學的管理與整合[2]5。 3.用戶檔案管理技術滯后。數字化時代中，部分檔案館的用戶檔案管理技術比較滯后，始終停留在傳統文獻保存模式上，這嚴重地阻礙了服務導向型檔案館建設進程，與檔案資源的發展沒有實現同步。因此，為了進一步提升自身的服務能力和水平，大數據技術下，檔案館必須要不斷拓展多元化的服務模式，為用戶制定個性化、專題化的服務，從技術層面上促進用戶檔案資料的優化。另外，部分檔案館中用戶檔案管理模式單一，很多讀者不知道如何利用用戶檔案，大部分用戶情報意識較為薄弱，在利用和獲取檔案館的用戶檔案資源上，始終處于一種封閉或半封閉的狀態中，除了館內工作人員，其他人很難了解自己檔案資源利用情況，這導致檔案館用戶檔案難以獲得有效的開發及利用，導致檔案資源難以充分發揮利用價值。
三、大數據技術下完善服務導向型檔案利用管理的路徑
1.根據檔案館的實際情況，完善檔案數字化分類表。利用數據庫，檔案管理可以使原始記錄更全面地反映實踐活動的真實情況，將檔案本身相關的有效數據進行詳細記錄。大數據技術下，不用考慮保存價值及查詢方面等因素扼殺檔案的完整性，云計算及海量存儲能夠為檔案元數據的詳細要求提供保障。因此，大數據技術下，檔案館用戶檔案數字化服務需要根據檔案館的實際情況，構建一套科學化、完善化的用戶檔案分類體系，促進檔案管理體系的優化和完善。筆者從檔案館服務的角度出發，將用戶檔案分成了三大類，其中類目如下：A類用戶信息檔案是檔案館用戶的基礎，B類讀者服務檔案是檔案館用戶檔案的重點內容，C類用戶各類統計檔案是對讀者服務檔案的延伸。A類包括用戶基本信息、特征和專業等信息。B類包括四個子類目，即基本服務、信息咨詢服務、信息素質教育、用戶評價。其中基本服務檔案包括借閱服務、網上服務等，信息素質教育包括文獻檢索及其他教育，信息咨詢服務檔案包括信息咨詢、信息編譯報道等。C類包括用戶閱讀統計、使用統計等[3]7。
2.面向用戶行為、需求，進一步分析、挖掘用戶檔案信息。大數據技術下，用戶檔案管理不受檔案存放袋空間的限制，不再像傳統管理那樣依靠檔案袋進行人工干預。傳統檔案管理模式下，檔案館缺乏二次存檔應用，對用戶行為、需求挖掘不深，導致檔案管理處在被動服務的狀態中。因此，檔案館要面向用戶的行為、需求，進一步分析、挖掘用戶檔案信息，在用戶業務處理中，為了確定網站中最頻繁訪問的路徑，通過獲得的數據分析用戶對數字檔案館網站訪問內容的行為、興趣和愛好，并從中找到用戶的利用檔案資源模式。同時，為了確保信息的準確可靠，要根據用戶的需求、網絡相關信息用戶提供的檢索詞，借助限制域或詞頻的控制，通過深入分析收集到的信息和用戶所需信息，確定所檢索到的信息與該檢索詞的相關度。另外，服務導向型檔案館要注重服務性，應實時更新檔案館內容，添加相應的反饋渠道，為每一位用戶提供獨到的檔案資源導向服務，確保整合的有效性。通過數字檔案館平臺，檔案館可以將用戶感興趣的內容推送給用戶，用戶也可以設置自己喜歡的信息并進行評價，平臺則根據評價內容來調整推送的信息。
3.建立高質量數字化工作服務平臺，提升用戶檢索方式。為了充分發揮檔案館檔案利用最大價值，檔案管理必須要具有一個高質量的用戶檔案數字化服務平臺，增強用戶檔案數字化工作效率。首先要建立一個基于大數據的服務平臺，以用戶檔案為核心，利用已經建立好的用戶檔案，以用戶檔案為基準，開通統一的訪問渠道和咨詢渠道。大數據技術下，檔案館以用戶為核心的服務旨在一個平臺下，改善現有跨平臺檔案信息使用問題，更好地服務于每一位用戶，方便用戶進行檔案資源檢索。因此，檔案館應充分利用互聯網的便捷性，加強與其他機構之間的合作，實施高度協同化的合作，建立高層面的合作關系，從而在多個檔案館中，用戶通過相關度搜索就可以尋找到不同類別的檔案資料，其不但最大限度地開發了每個圖書館中的檔案資源，還為用戶提供了更加高效快捷的檢索方式。因此，為了充分發揮大數據技術的優勢，檔案館可以嘗試建立一個基于用戶檔案的數字化服務導向平臺，優化電子檔案館的服務，通過共同合作的模式，深層次開發各個檔案館平臺服務效率和檔案資源，為用戶提供更好的服務。
參考文獻
[1]景勤娟.多元化需求背景下的大數據檔案服務模式創新[J].山西檔案，2018（8）.
[2]化秀玲.高校圖書館資源整合與個性化用戶檔案管理[J].檔案管理，2018（7）.
[3]周耀林，趙躍，姬榮偉.“三個體系”視角下檔案管理研究框架的重構[J].檔案學研究，2017（8）.
★作者簡介：凌瑞英，山西財經大學檔案館館員，本科，研究方向為高校檔案管理。
轉載注明來源:http://www.hailuomaifang.com/1/view-14920309.htm
