新時期檔案信息化管理研究
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【摘 要】近年來，隨著互聯網信息技術的快速發展，以數字形式為主要特征的檔案發展新時期已經開始且不斷深化，逐步促進了互聯網與傳統檔案的有機結合，促進了檔案信息化建設進程。本文在分析了檔案信息內涵及特點的基礎上，重點討論了檔案信息化管理的現實必要性，并從制度、標準、系統、軟件及隊伍等五個方面，就做好新時期檔案信息化管理提出了對策、建議，為做好新時期檔案信息化管理提供參考，對提升檔案信息化管理能力和水平具有積極的現實意義。
【關鍵詞】信息化;檔案管理;規范
中圖分類號：G270.7 文獻標志碼：A
隨著計算機技術及網絡技術的快速普及和應用，目前幾乎大部分行業都進入了信息化時代，信息技術已經成為每個行業不可缺少的重要工作手段。目前，我國正在實施“互聯網+”策略，因此在檔案管理方面，也需要跟上時代發展的步伐，在檔案管理中不斷完善和豐富信息化管理手段，促進檔案管理水平和質量的不斷提高。
1檔案信息化管理內涵
1.1信息化的內涵
信息化內涵豐富，不同學者從不同的角度進行分析和理解，對信息化內涵的理解不盡相同。例如，有人認為信息化是指利用先進的信息網絡技術、計算機技術和物聯網技術的有機結合;也有人將信息化歸納為信息內容處理的計算機化、網絡化;也有人將信息化稱之為信息技術的廣泛應用，有著十分發達的信息技術及服務能力和水平。盡管對信息化的內涵理解不盡相同，但在信息時代背景下，信息化的本質離不開現代信息技術、信息網絡系統及信息資源的有機結合和應用。
1.2檔案信息化管理
所謂檔案信息化管理，就是指檔案行政主管部門將信息技術應用于檔案管理中，對檔案進行現代化管理，并利用信息技術手段提供服務。隨著信息時代的來臨，檔案信息化管理也是適應新時期信息時代發展的現實需要。信息技術在檔案管理中的應用、普及，推動了檔案管理模式、管理方式的變革，也使檔案管理從傳統的以紙質媒介等實體管理為主，朝著以檔案實體數字化信息管理為主要應用形式的、為社會提供現代化檔案服務轉變，無論是檔案管理的內容，還是檔案管理的效率都發生了巨大變化。
2目前檔案管理工作中的常見問題
2.1相關部門對檔案信息化建設不夠重視，資金投入不足
由于檔案管理工作涉及的事項很多，工作過程復雜繁瑣，并不能帶來直接的經濟效益，因而不容易引起企業、單位等的重視，也不會制定統一的制度和流程，來為檔案的信息化管理工作的順利進行提供保證，導致檔案管理的信息化難以全面實現。此外，部分檔案管理部門對于檔案管理信息化建設的重要性認識不足，未能給予足夠的資金和人員投入，檔案信息化建設難以順利開展。
2.2檔案管理工作人員專業水平不高
目前很多檔案管理人員專業技術知識不夠豐富，計算機應用水平普遍較低，綜合素質不高，難以滿足現代檔案信息化管理的需要，也難以適應檔案信息化管理的要求。檔案信息化管理工作是一種不斷更新、不斷發展的知識性的管理工作，這就對檔案管理工作人員的專業水平提出了更高的要求，才能適應新時代的發展需求。
2.3檔案管理工作制度不夠完善
檔案信息化管理工作流程的規范化與標準化是檔案信息化管理工作高效開展的重要前提，但是目前由于我國檔案信息化建設還處于起步階段，因而相關制度規范還不完善，還有許多空白和不足之處，對于電子檔案的管理保存等也沒有統一的要求和標準，還不能滿足新時期檔案信息化快速發展的需求。
3新時期檔案信息化建設應采取的措施
3.1提高對檔案信息化建設重要性的認識。
提高對檔案信息化建設重要性的認識是新時期檔案信息化取得理想效果的關鍵。各級領導應高度重視檔案信息化建設，將其擺在關系檔案文化事業發展進程的地位，并給予必要的人力、物力和財力支持。檔案管理工作者應清醒地認識到自己肩負的歷史使命，明確檔案信息化建設對檔案館（室）健康可持續發展的重要性，自覺地摒棄傳統檔案管理中不適合新時期社會要求的理念和習慣，建立起以網絡信息技術為載體的寬口徑、多角度、跨時空檔案服務新格局。
3.2加強檔案信息化專業人才隊伍建設。
檔案信息化建設離不開專業化、高素質的檔案管理人才，掌握以計算機網絡技術為代表的現代信息技術是新時期對檔案管理工作者的基本業務要求。檔案館應結合本單位員工的實際情況，以定期業務培訓、到相關高校進修、開展兄弟館業務交流等方式，提高檔案管理人員的計算機及對相關硬件設備使用維護、網絡設計與融通、軟件開發與利用、電子檔案信息采集和加工等方面的專業技能，努力建設一支檔案管理和現代信息技術雙過硬的復合型人才隊伍，全方位的提升檔案管理人員的素質與能力。
3.3建立完善的信息化管理制度
檔案管理工作是一項復雜的系統化工作，檔案管理人員不僅要負責檔案信息的收集，還要對信息進行加工處理，工作量相對較大。因此，可以通過建立完善檔案信息化管理制度，對檔案信息化管理的工作規范和工作流程制定統一的標準，從而保障檔案信息化管理工作的順利進行。此外，由于電子文件的載體穩定性差，易損壞，大量的電子檔案被傳輸到網上之后，極易出現檔案管理的安全問題，因此，還要建立檔案信息化安全管理制度，防范電子檔案信息丟失和泄漏等情況的發生。同時，還要不斷落實檔案管理人員的責任，增強他們的檔案安全意識和責任意識，從而提高檔案管理工作的有效性。
3.4提高檔案信息化建設技術水平
信息安全技術對于維護電子檔案文件的安全性、真實性和保密性至關重要。因此，檔案信息化管理工作離不開現代化的計算機技術作為支撐。通常，檔案信息化管理工作要在開放式的網絡環境下立足，才能實現其資源信息的共享和信息社會化服務，只有提高了相關技術水平，才能排除檔案信息在網絡環境中的潛在威脅，盡量避免檔案信息泄露、丟失等現象的發生，實現檔案信息的智能化檢索，保證檔案的保密性和安全性。
3.5完善檔案管理網絡系統
在檔案管理系統內部，要建立數字化的綜合應用平臺，健全內部服務網和外部公共服務網，提高網站的應用效果，讓網站成為宣傳和開展檔案信息服務工作的重要窗口。不斷完善文件信息化標準建設，在必要條件下采購必要的硬件設備，為實施檔案信息化管理提供硬件支持。要從技術層面不斷提高應用技術水平，確保檔案信息交換、共享、管理的可靠和安全。要加強網絡安全系統建設，確保系統的安全穩定運行，確保檔案資源的可靠性。
4結束語
為黨管檔、為國守史、為民服務”是新時期檔案管理工作必須堅守的原則，檔案信息化建設則是信息社會背景下落實這一原則的必然選擇。各級檔案館（室）應從本單位的實際情況出發，采取恰當的檔案信息化建設行動，切實提高檔案信息管理和服務的信息化水平，以更好地適應社會和時代發展的需要，為用戶提供更加優質的檔案信息服務。
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