淺談數字化信息在醫院人事檔案管理中應用的重要性
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摘 要：在信息高速發展的時代，人們的生活與工作正以數據化、信息化的模式發展。醫院也正在不斷應用數字化信息網絡技術，不僅能夠順應時代發展的需求，同時也滿足了我國對醫院現代化改革的需要。目前，數字化信息在醫院人事檔案管理中的應用，能夠有效提升醫院人事檔案管理的時效性，對于醫院的發展和醫療服務具有重要的促進作用。
關鍵詞：人事檔案管理;醫院;數字化信息;應用
中圖分類號：G278 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2019）10-0196-02
引言
醫院人事工作管理工作是醫院的管理與發展工作中的重要環節，而醫院的人事檔案管理在此管理體系中起著重要的作用。隨著醫療事業的發展，醫院規模的不斷擴大，人事檔案管理工作越來越繁重。所以，通過數字化信息技術在檔案管理中的應用，可以有效提升人事檔案管理工作的質量，實現醫院人力資源的優化配置，有助于醫院管理走向科學化、規范化的現代化發展的進程，對醫院發展戰略的制定有著指導意義。
一、醫院人事檔案管理的現狀
一份完整的人事檔案，能夠全面地呈現出一個人的成長經歷、品德性情、業務能力水平、日常中的生活表現以及思想政治面貌。因此，人事檔案管理作為醫院人才信息與用人的載體，需要更加有效地對人力資源的合理配置，不斷提升人事檔案管理工作的質量和水平，是目前我國醫院人事檔案管理工作的重點。
1.檔案管理意識淡薄。由于人事檔案管理工作，不是直接經濟效益的生產部門。所以很長時間以來，人事檔案管理工作不被重視，導致人事檔案管理工作松懈、檔案時效性差等不良現象。
2.檔案信息可靠性低。醫院的人事檔案工作主要是對醫院工作人員的學歷、經歷、工作變動、職稱晉升以及獎懲信息等進行信息錄入及變更，所以就會出現許多材料一起歸檔的現象，從而耗費很大的人力、物力。在繁忙的工作中，難免會出現信息錄入錯誤的現象，從而影響了檔案的準確性。
二、數字化信息應用于醫院人事檔案管理的優點
1.明顯提高檔案管理使用時間。紙質檔案由于長時間的翻閱、使用，難以進行長時間的保存，常常出現不可逆轉的損壞，對檔案的完整性和準確性造成了影響。而在數據化信息的應用中，就可以完整、準確地保存人事檔案信息，使檔案使用更長久，同時有效地減少工作人員的勞動量。
2.明顯提高檔案信息的使用率。數字化信息技術引用到人事檔案管理中，大大增加了檔案信息的儲存量，能夠長久地保存完整準確的人事信息。在使用上，直接輸入關鍵字進行搜索，進行人事檔案的查詢，與傳統的紙質檔案相比，可以快速、及時、精確地查找所需的檔案信息，大大節約了檔案提取的時間，進而提升了人事檔案管理的工作效率和使用率。
3.有效提升檔案的保密性。與傳統的紙質人事檔案相比，數據化信息技術在計算機中的使用中，人事檔案存儲在硬盤或軟盤中，并且人事檔案管理者對其進行了加密處理，可以優先提升人事檔案的保密性，進而確保人事檔案的安全。
三、數字化信息在醫院人事檔案管理中應用的注意事項分析
1.增強安全防范意識。數字化的人事檔案管理中，需要提高網絡安全隱患方面的防范意識，比如系統受病毒攻擊、IP地址被劫持、軟件有漏洞等問題時有發生。因此，需要檔案管理人員做好全面的安全防護工作，如安裝殺毒軟件、設置防火墻、防止計算機病毒及黑客入侵。另外，需要對重要的數據進行加密，如使用指紋技術，只有特定的管理人員才能通過指紋進行查看與查找。提高醫院人事檔案管理人員信息的準確錄入性，保障提供的人員信息真實、可靠、準確。提高人事檔案的可信度和使用率，從而進一步加快推進醫院人事檔案管理工作的數字化發展進程。
2.加大硬件與人才的投入。硬件設備是數據化信息在人事檔案管理中的基礎，因此，醫院需要建立專用的檔案室、建立機房，引進先進的檔案管理設備，如電腦、速印機、檔案管理系統等。在人才方面，積極引進高素質的專業型人才，并進行信息技術應用水平方面的培訓，將信息技術融入到人事檔案的日常管理中，從而能夠有效地促進醫院在人事檔案管理工作中的數字化應用的進程。電子檔案的應用效果，由于電子檔案能夠隨時更新，對個人存檔的內容進行修改和補充，保持人事檔案信息的有效性和時效性，提升工作效率。紙質檔案容易丟失或者破損，檔案以電子文檔方式存放在光盤、優盤中，保留時間長，完好無損。因為電子儲備空間大，能夠覆蓋醫院人事檔案信息的所有資料，不受紙張的束縛，使信息更具體、全面。紙質檔案閱讀麻煩，考核內容理解人少，數字化電子檔案透明，能夠讓考核工作公平、公正，真實地反映每個人的情況，確保人事檔案的準確性和真實性。由此可知，數字化信息管理為醫院帶來的全新創新，使人事檔案管理信息化，能夠為人們更好地服務。
3.增強工作人員的素質，實現人事檔案管理法制化。隨著新技術的在醫院人事檔案管理中的運用，在開展人力方面起著積極的作用。但在信息化時代的背景下，增強醫院人事管理人員的綜合素質，是提高人事檔案管理工作效率的重點。因此，應建設信息管理的工作理念，加強醫院對于人事檔案管理隊伍的建設，提高人事檔案管理人員的政治敏感度、政治責任感等，提升人事檔案管理人員的專業技術水平和理論知識，不斷地豐富和拓展知識面，提升人事檔案管理人員的對文字水平和綜合分析能力，在日常人事檔案管理中進行有效的運用，最終使人事檔案管理人員成為全面掌握熟練運用各種數字信息手段的綜合性人才。
結語
新形勢下，應積極地將數字化信息融入到人事檔案的管理工作中，提升管理人員的專業水平，積極運用計算機信息管理系統在醫院人事檔案管理中的實踐，滿足現代化需求。醫院檔案的數字化發展進程中，要想快速實現與完善，就要切實地從建立人事檔案信息管理系統出發，保障提供的人員信息的完全性與準確性，發揮人事檔案對醫院發展的作用，為全面實現醫院現代管理的奠定基礎。
參考文獻：
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[2] 趙海龍.試論數字化信息在醫院人事檔案管理中應用的重要性[J].信息記錄材料，2018，（2）：238-239.
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