淺談組織《家報》“老友樂”運動會的小心得

來源:用戶上傳      作者: 馬曉紅

　　2010年11月20日，由哈報集團《家報》編輯部主辦的“哈市首屆老年趣味運動會”在哈爾濱學院體育館成功舉辦。這場由熱愛運動與健身的老年人群共同參與的大賽，是《家報》全力打造的一場老年健身運動盛會，無論是比賽規模、表演內容、參與人員還是持續時間，都創下哈埠媒體老年健身運動大型活動之最。此次運動會為哈爾濱市老年健康文化生活樹起了先鋒旗幟，同時也擴大了《家報》品牌影響力，帶來了可觀的廣告收入和利潤，成為哈埠媒體“活動營銷”的一個成功典范。
　　時下，面對激烈的市場競爭，舉辦主題活動已成為各家報刊甚至新聞網站擴大品牌影響力、增加廣告收入、培養忠實讀者，提升競爭力的有力手段。在這些大型活動的背后，很多組織者和承辦方苦于經驗和管理上的不足，造成超強的體力和腦力壓力以及各種突發事件帶來的財務預算超支和經濟損失。筆者作為《家報》一員，有幸參加了整個活動的策劃和組織，并具體負責全部活動的后勤保障和現場調度，對媒體大型活動的組織有了一點膚淺的認識。下面就結合自己在“哈市老年趣味運動會”活動中的工作經驗和教訓。說說媒體搞活動，怎么才能既討巧還討好!
　　
　　前期計劃要“詳”
　　
　　大型活動是一項有目的、有計劃、有步驟地組織眾多人參與的社會協調活動。要保證大型活動的完美實施，前期周密的計劃是不可或缺的重要保證?！都覉蟆吩谂e辦“哈市首屆老年趣味運動會”之前。即對整個活動的計劃進行了反反復復的論證，大到活動經費的籌集，小到場館布置、裝飾需要多少條幅、膠帶都進行了仔細的研究，最終確立了一個完備的策劃案。當初有很多同志認為反復的論證有些多余。認為是紙上談兵，應該邊著手邊完善，不要在冗長的會議中浪費時間和空談。現在看來，“哈市首屆老年趣味運動會”的圓滿舉辦，正是得益于前期充分的計劃和準備。通過本次活動，我們得出經驗，活動策劃之初，以下幾點需要重點來考慮：
　　1　提出活動設想，明確活動性質、目的和任務。
　　2　初步擬定活動的內容、規模大小，初步確定活動的地點和參加人數。
　　3　根據初步確認的參加人數及對象，確立活動時間及時長。
　　4　確立工作人員崗位及人數。
　　5　作出較為詳盡的活動經費預算。
　　6　對初步活動的計劃方案進行充分論證、修改，制定出最終的活動方案和活動計劃，寫出活動計劃書。計劃書的內容具體包括：活動的性質、目的和任務，活動規模大小和參與活動的人數，活動的舉辦日期、內容、時間和程序的安排，活動的地點和現場布置，活動的后勤輔助人員計劃選擇及安排，活動主持人選、活動經費預算及分配，活動的交通及食宿安排等。
　　
　　活動籌備要“細”
　　
　　“哈市首屆老年趣味運動會”的核心內容是進行老年健身團體表演與個人趣味運動競技兩大類，這兩類項目賽對裁判、場地、道具以及音響的要求各有不同，很多項目的比賽如定點投籃、跳繩、兩人三足跑等還要求專業的場地和道具，為此。整個活動的籌備工作牽涉面非常廣，需要聯系和準備的事項非常多。考慮到自身經驗不足。我們前期籌備工作適當放寬了時限，花了近1個月時間去聯系場館、準備道具、聘請裁判和進行人員分配。事后總結經驗，將活動籌備的重點事項和程序進行了歸納，以便以后按圖索驥，有備無患：
　　1　辦理審批手續。根據《中華人民共和國行政許可法》規定，公民、法人或者其他組織從事特定活動，依法需要取得行政許可的，應當向行政機關提出申請，待取得相關部門批準后方可實施。對于媒體舉辦的常見大型活動，需要報批的主要有文化廳(局)、體育局、公安等部門，其他的申報行政機關也有可能出現，多方咨詢，特別是活動中有特殊內容時一定要預先征得相關部門的同意，以免出現不必要的麻煩。
　　2　簽訂相關合同。媒體舉辦大型活動，協辦單位不可少。為了保證活動的順利開展，并依法維護各方的正當權益，在聯系相關事項時一定要簽訂合同，約定各自的責、權、利。
　　3　準備活動物資。大型活動需要的物資很多，大到音響設備，小到礦泉水、備用藥品、膠帶、垃圾袋，都需要在活動籌備期間準備妥當。一些專用物資比如獎狀或證書、獎品，一定要提前準備并有備品，以免不要臨到場拿不出東西或者出現差數、東西損壞、名稱錯誤，就會為整個活動帶來極壞的影響。此次運動會當比賽成績評出后，需立即撰寫獲獎證書，由于參賽隊伍多，時間又很急，所以負責寫獎狀的同事將某團隊名稱寫錯，所幸在頒獎開始前及時發現拿出備用獎狀進行替用，才得以避免造成錯誤。因為老年人都是很認真而珍視團隊榮譽的。寫錯一個字都會影響他們的積極性與滿意度。另外，針對參與人群均為老年人，所以，我們特為本次活動邀請了專門的醫護人員，攜帶相關醫療物資，以備不時之需。
　　
　　活動實施要“活”
　　
　　活動計劃制定的再周密?；顒訉嵤┻^程中也難免出現小差錯，這就要求現場工作人員要“活”，才能避免將小差錯放大，影響到活動的正常進行。
　　1　本次活動在位于哈爾濱市南崗區學府四道街的哈爾濱學院進行。雖然我們在報紙上介紹的具體活動位置與乘車路線，并在學校門在懸掛了本次活動的條幅，但仍有一小部分老年人找不到具體活動地點而打電話向工作人員進行咨詢。得到這一消息后，活動組織者迅速派出專人守候在重要路口進行引導，也就適時解決了這一問題。
　　2　在跳繩比賽中。我們規定參賽隊員自備跳繩，但卻在比賽規則中并未公示一旦出現跳繩斷裂這樣的意外發生，該如何處置?然而，在比賽過程中，這樣偶然的事件就是發生了。一位參賽選手很有實力，然而，他自備的跳繩竟然在比賽途中突然斷了。幸虧該項目裁判靈活為其現場制定加賽規則，使得他本人及其他參賽隊員都認可了自己的比賽成績。
　　
　　活動結束要“凈”
　　
　　活動結束后，如何快速組織參加活動人員離場，并給提供場地的協辦單位留下美好印象以利下次合作，是每次組織活動都需要考慮的，但卻是每次活動的主辦方最容易疏忽的地方。往往活動開始前風風火火，活動進行中緊緊張張?？墒堑搅嘶顒咏Y束之后，大家都有“終于可以松一口氣”的懈怠。每到這個時候，從負責人到工作人員都會有種事情終于完結的錯覺。有些工作人員甚至會和觀眾一起一走了之，完全忘了還有收尾工作要做，出現丟失物品的現象。
　　為保證活動順利收尾。防止物品丟失，也為我們的辛苦劃上一個完美的句號，在活動開始之前一定要把收尾工作安排妥當，分配到人，責任明確。在舉辦“哈市首屆老年趣味運動會”中，我們專門安排了善后工作組，并為每一個工作人員指定了工作范圍，明確了工作要求。由于實現考慮周全，安排得到，每一個大賽項目完成后，善后工作組都迅速疏散人群，清掃現場，為場館提供方和廣大群眾留下了較好的印象。
　　
　　(編輯／劉佳)

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