基于內部控制的高校財務報賬網上審批研究
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摘要：隨著高校內部控制體系建設的逐步推進，在風險評估、完善制度、優化流程的基礎上。依托互聯網等現代信息技術將經濟活動業務流程及授權審批等關鍵控制環節嵌入學校管理信息系統，減少或消除人為操縱因素，不僅可以有效控制風險，更能提高工作效率，及時解決高校財務管理中出現的“報賬難”、“簽字難”、“財務工作量大”等問題。文章擬從“互聯網+”的角度，分析高校實行網上報賬審批的必要性及實施路徑，供理論與實踐探討。
關鍵詞：高校 內部控制信息化管理網上報賬審批
一、研究背景
隨著高校在創新型國家建設中所起作用的凸顯，與教學、科研、文化傳承與創新、社會服務、國際交流與合作等相關的經費投入呈逐年上升態勢。經費的增加為高?？沙掷m發展提供了新鮮的血液，同時也帶來了“報賬難”、“簽字難”、“財務報賬、數據統計工作量大”等問題。為此，高校財務工作者致力于財務信息化建設，利用信息技術不斷創新報賬模式與財務管理手段，正逐步從手工報賬到無現金支付、網上預約+物流式報賬、投遞性報賬等報銷模式的遞進式轉換，基本保證師生“全天候”、“零等待”報賬，使師生報賬不用再跑財務處，有效解決了師生排隊報銷等難題。如某甲大學實現了“網上預約+自助投遞+無現金支付+微信查詢”新報賬模式，某乙大學實現了網絡報銷模式，某丙師范大學開發了無等候報銷模式等。新的報賬模式在帶來方便快捷的同時，新問題也隨之出現。其中最為突出的問題就是退單業務的處理。由退單引發的矛盾及重復勞動已經嚴重困擾著財務人員與報賬經辦人員。為此，有必要分析引發財務報賬退單的原因。在分析問題的基礎上解決問題、矛盾，減少內耗，強化內部控制，規避支出風險。
二、實施網上報賬審批的必要性
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1.報賬難、簽字難。我們以部分高校使用的財務報賬系統——復旦天翼“網上預約報賬”系統作為分析對象。通過該系統，報賬經辦人員在線填寫《★★★大學預約報銷單》，完成后由經辦人打印成紙質預約報銷單，根據項目管理要求及授權審批金額的多少提交預約報銷單、票據、合同協議等至相應的審批人簽字審批。超過規定限額的事項需要找相關校領導審批。此報銷方式容易帶來以下兩個問題，第一，在審計、巡視等監管要求日益加強的情況下，對于各項財務規章制度和嚴格的報銷規定，不少經辦人了解不深入，經常出現發票不符合要求或簽字手續缺漏或無預算超預算支出等情況而被退單的情況，影響了報賬效率。第二，經費審批人如果經常出差在外，經辦人找審批人當面簽字很不便捷，反之，審批人出差回來后。面對堆積下來需要簽字的事項，無法有充足的時間和精力來審核報銷事項，有可能出現被簽字現象。
2.內耗大，矛盾多。財務人員在審核過程中對于支出審批程序不完善的報銷申請進行退單處理，經辦人根據退單意見完善審批流程后重新預約報銷，這樣做極易產生內耗和矛盾。面對大量的報銷預約單，財務審核人員的工作強度大，容易產生疲倦感。對于審核有問題的預約單。財務人員為了節約時間，對退單問題的診斷沒有做到全面徹底，對問題的描述不完整。給報賬經辦人帶來了諸多煩擾。如經辦人需要重新上網填制預約單。打印后重新找審批人面簽，如果同一個退單出現多個問題卻被分次發現，經辦人員將被迫多次往返辦理預約及審批，勢必引發經辦人及所在單位與財務部門之間的矛盾。針對退單業務，財務部門需要編制相關網上預約單補充資料通知書或通過電話、手機短信通知。如果為多校區辦學，學校既使實現了自助式投遞報賬。也需要將退單在校區間進行傳遞，由此浪費了大量的人力和物力。
3.內控弱。風險大。統計預約報銷單退單情況可以發現，造成退單的原因主要有以下幾個方面的原因：第一，財政專項經費的使用未經經費歸口管理部門審批；第二，預約報銷單審批人未簽字審核；第三，項目負責人自行審批自己經手的事項；第四，支出事項與科研項目無關聯性；第五，無預算的支出申請；第六，超預算支出申請。歸納這些退單原因可以發現.如果不通過系統來設置權限、固化流程.通過系統進行提示或預警，上述問題仍會大量存在。上述問題的出現，不僅增加了財務人員最后一道關口的工作量和審核壓力，也容易導致支出失控，引發風險。
?。ǘ嵤┚W上報賬審批的意義
基于以上分析，為解決報銷難、簽字難，減少退單率及重復勞動，實現內部控制的信息化，提升工作效率，有必要通過技術手段實現網上報賬審批，以更好地方便廣大師生，提升工作效率。
1.有效解決報銷難、簽字難問題。實施網上報賬審批，將預約單填制、分級授權審批、預約單投遞、財務審核制單、報銷支付、報賬查詢等全流程實現網上操作。可以有效解決經辦人找領導簽字的來回奔波之苦，經費審批人也可以不受時間及地點的限制，通過手機APP或網頁系統進行審簽，經辦人將審批通過的報銷單不受時間限制提交到自助投遞機中，財務部門通過無現金支付系統將報銷款項匯到個人銀行卡上或相應的供應商賬戶中，經辦人通過手機短信或微信公眾號查閱報賬信息，從而有效解決了報銷難、簽字難的問題。
2.有利于促進內部控制體系的日趨完善。內部控制的最高目標是實現業務流、資金流、信息流的同步有序流轉。由于網上審簽具有保留審批意見痕跡、信息相對公開等特點，將督促審批人根據崗位職責及權限內容認真研究經濟事項的真實性與合理性，有利于進一步規范學校經濟行為。將財務數據進行痕跡化管理，便于事后跟蹤、查詢和統計。
3.減輕工作壓力，提升報賬效率。據不完全統計，一份退單的處理至少會導致正常業務處理4至5倍的重復工作量，如果全年退單率為10%左右，則意味著全年至少有一個月的時間是無效勞動。如果實施網上報賬審批，則可以避免前期審批流于形式，無疑會減少退單發生率，無效勞動會大大降低，同時能化解不必要的誤解與矛盾。實施網上報賬審批。還可以大大節約會計檔案查詢的工作量，原來需要復印的記賬憑證及原始票據、合同協議等只要上網就可以直接打印出來。 三、實施網上報賬審批的路徑選擇
1.指導思想。實施網上報賬審批的出發點和落腳點是為了方便廣大師生員工.通過師生自助服務和自我管理來提升管理和服務效率。在此基礎上進一步規范學校經濟行為，實現內部控制的信息化。因此，實用、便捷、相互牽制是實施網上報賬審批的指導思想。
2.技術準備。利用或優化學?，F有的信息平臺，使網上預約報賬系統與網上簽約系統無縫對接，借助手機、PC機、自助投遞機以及超大容量服務器等介質實現報賬業務從中請、審批、投遞、審核制單、款項支付到查詢業務流程線上流轉、控制，打破傳統報賬模式在時間、地點上的限制。
做好系統的初始化工作。將學校各類經費使用及管理流程進行梳理，對需要分級授權審簽的重大專項、采購審批、合同審批、公務接待審批、公務出國審批等特殊管理項目進行分類，整理總結成文檔。并將流程固化到審簽系統中，系統自動提示應提交的下一級審批部門及審批人、自動控制各項預算額度。
3.實施路徑。從調研已實施網上報賬審批的部分高校來看，目前主要存在以下兩種實施路徑。一是利用學校已有的信息管理系統如oA流程軟件平臺、教師信息服務平臺等進行二次開發，將審批權限嵌入審批流程中。審批單打印出來后作為報銷憑證的一種附件處理：二是在現有的網上預約報賬系統的基礎上，引進同一軟件開發商的網上簽批系統.網上預約報賬系統與網上簽約系統實時對接，報賬經辦人在預約報賬系統中填制預約報銷單后，可以通過點擊預約審簽系統將預約報銷單及相關票據、合同協議等附件影像上傳給審批人進行審核，審批人簽署意見后再提交給經辦人，經辦人就可以將帶有電子簽名的報銷單打印出來，提交財務處進行賬務處理。前一種路徑比較容易實現，但還沒有和財務報賬系統實現真正意義上的對接，后者則需要做大量的前期準備工作，同時要配備相應的硬件設施如超大容量的服務器等。各高?？梢愿鶕嶋H情況，因地制宜實施網上報賬審批。
四、需要注意的問題
報銷模式的改變必然會給報賬經辦人、審批人、財務人員帶來諸多不適應。系統運行過程中也難免會產生各種各樣的問題。從事前的宣傳發動、各類經費項目的梳理分類、系統初始化到業務管控流程的設計、業務培訓、溝通與協調，這一切都需要學校管理層的高度重視和精心組織領導，需要各單位、各業務環節、各工作崗位打破壁壘、密切配合、強化橫向協同、認真落實到位。
五、結語
實施網上報賬審批，將使高校財務信息化水平提升到更高層次，財務管理的觸角延深將更廣更深。在解決“簽字難”、“報賬難”，提升報賬效率的同時，也能促使高校信息化管理系統建設更加符合內部控制的要求，使高校內部控制信息化建設更趨完善。
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