財務共享服務報賬均衡性指標評價研究
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【摘要】 業務部門報賬均衡性是大型企業財務部門特別是財務共享服務體系不可回避的一個棘手問題。文章以財務共享服務下的甲公司及所屬單位（以下簡稱“甲公司”）2017年全年每天的報賬數量為研究對象，采用現有指標測算分析，在此基礎上修訂了更為適用的指標。在實踐應用和引導下，報賬均衡性問題得到了顯著改善，取得了明顯的成效。
【關鍵詞】 共享服務;報賬均衡性;指標研究
【中圖分類】 F275 【文獻標識碼】 A 【文章編】 1002-5812（2019）09-0100-02
一、報賬均衡性現狀
業務部門報賬均衡性問題是財務共享服務模式下財務部門經常面臨的一個問題。業務部門報賬通常具有集中度高、數量多的特點，一旦報賬數量過于集中，必然會極大地影響到財務共享服務中的工作效率，對財務部門來說，集中性大量報賬造成財務人員的工作節奏混亂，工作質量下降，工作量安排不均衡，工作時效性等受到很大的影響。對業務部門而言，集中性大量報賬容易造成報賬單據質量的下降，報賬單據退回率較高，業務部門需要多次修改，長此以往會導致財務部門服務滿意度下降，容易引發部門之間的矛盾。
甲公司開展財務共享服務后，所屬各單位報賬全部集中到財務共享服務中心進行財務審核、會計核算與資金支付。各單位將報賬全部集中在月末，業務部門集中報賬影響更加突出，財務共享服務中心人員工作量分配嚴重失衡。以甲公司2017年10月份報賬總數量為例：甲公司各單位10月份報賬8 497筆，其中24—31日報賬4 908筆，占全月總報賬數量的58%。甲公司本部10月份報賬1 169筆，其中24—31日報賬903筆，占全月報賬數量的77%。其他單位、其他月份也大體如此。見圖1。
二、報賬均衡指標評價分析
甲公司2017年采用了成本報賬進度指標評價業務量均衡性，在實際使用中取得了一些成效，但是在應用過程中弊端也較多。2018年初甲公司對報賬均衡性問題進行了深入研究，確定了新的“修正單位標準差”指標，報賬均衡性得到了有效評價。
（一）成本報賬進度指標評價均衡性執行情況
甲公司在2017年使用了成本報賬進度指標，該指標的設計思想是通過控制上半月的報賬數量占全月比重，來評價全月的報賬均衡性。具體計算為：成本報賬進度=（上半月成本費用報賬完成筆數/全月成本費用總報賬完成筆數）×100%
具體評價方法見表1。
2017年使用了成本報賬進度指標后，業務部門逐漸將報賬集中到月度中上旬。盡管未能從根本上解決報賬均衡性的問題，但是這一指標的應用給財務部門留下了處理業務的時間，一定程度上緩解了財務工作的壓力，有利于提高財務核算的正確率。采用成本報賬進度指標后，業務部門報賬基本都在每月中上旬。以甲公司2017年10月份成本報賬和工程報賬的報賬總數量為例，2017年10月份報賬6 174筆，其中1—15日報賬4 463筆，占全月報賬總數量的72%。但該指標在應用過程中存在三方面問題，一是該指標并不能從根本上解決業務部門均衡報賬的問題，只是將原月底集中報賬轉變為月中上旬集中報賬。二是該指標考核時存在缺陷和漏洞，如果在一個月的前13天都沒有報賬，在14—15日完成全月大部分報賬，該單位考核排名也是靠前的，人為操控空間較大。三是財務人員工作量分配仍然是個問題，月度中上旬的工作量特別多，但是月度下旬的工作量較少，工作量仍然不均衡。
?。ǘ└倪M后的修正單位標準差指標評價均衡性
基于以上存在的問題，甲公司采用了修正單位標準差指標，有效地評價業務均衡性。
評價各單位報賬進度均衡性的指標名稱為“報賬均衡性評價指標”，其計算公式為：[σ=i=1N（xi-μ）2]/M。其中：Xi為每日的報賬數量;μ為當月報賬的平均數量，即每月總報賬數量與日歷天數的商;N為當月總天數;M為當月報賬總數量。報賬均衡性指標值σ值越高，代表報賬進度分布越不均勻。
1.“修正單位標準差”指標的具體推導過程如下：
?。?）方差指標。方差是衡量一組數據波動性的重要指標，如果采用方差來評價報賬的均衡性，會受到報賬數量基數的影響，報賬數量多的單位方差比較大，報賬數量少的單位方差比較小。例如，甲公司本部2017年10月份報賬452筆，方差為567，甲公司所屬的科學院2017年10月報賬227筆，方差為196。甲公司本部和甲公司科學院報賬的情況基本一致，大部分報賬都是在月度中上旬完成。由于兩個單位報賬總數量相差較大，導致方差值差異隨之變大，不具可比性。因此，方差不適用。
?。?）標準差指標。繼續使用前述案例，采用標準差指標進行分析。甲公司本部2017年10月份標準差為24，甲公司科學院2017年10月份標準差為14。標準差存在的問題與方差的問題是相同的。因此，標準差也不適用。見圖2、圖3。
?。?）單位標準差指標。由于衡量的是報賬數量的均衡性，考慮將標準差平均分攤到每一個單據上，得出單位標準差，即保障均衡性=均方差/報賬單據總量。甲公司本部、科學院2017年10月份單位標準差分別為0.05、0.06，單位標準差基本可以有效地衡量報賬均衡性。但是，通過進一步驗證極值時發現，單位標準差也存在缺陷。假設，甲公司本部10月和11月只在1日報賬了1筆，計算得出10月、11月單位標準差分別為0.179、0.183，單位標準差并不一致，主要原因是每月的天數不一致。
?。?）修正單位標準差指標。為解決每月天數的影響，將單位標準差進行修訂，即修正單位標準差=[i=1N（xi-μ）2]/M。按照10月份業務量計算得出甲公司本部修正單位標準差為0.29，甲公司科學院修正單位標準差為0.34。按照前述假設，甲公司本部在10月、11月同在1日報賬1筆，即將全月的報賬在一天全部報賬完畢，計算得出修正單位標準差同為1。再假設，倘若每天的報賬數量均一致，無論每天報賬數量是何值，修正單位標準差的值為0。因此，修正單位標準差不僅排除了天數的干擾，同時也排除了每天報賬數量同倍變動時的影響。
2.指標評分規則。修正標準差值的范圍始終在0—1之間。修正標準差越接近1，說明報賬越不均衡，修正標準差越接近0，說明報賬是均衡的。考慮實際工作中，如果一個單位一個月報賬量在10筆及以下時，對于財務人員工作量影響并不大，故實際評價時月度報賬10筆及以下的單位不予考慮。月度報賬數量在10筆以上時，該指標采用五分位法進行打分，具體打分規則如表2所示。
3.修正單位標準差指標的實際驗證。甲公司在2018年嘗試性使用了修正單位標準差進行評價，取得了較為滿意的結果。甲公司本部3月份每天（除周六、周日）都在發生報賬，并且整月來看，每天的報賬數量能夠保持均衡，且月底最后兩天基本沒有報賬，其他單位基本與本部情況相一致。此外，甲公司本部3月份按照成本報賬進度指標值為0.50，使用成本進度指標考核時屬于D級;采取修正標準差指標值為0.15，屬于A級，評價更為合理、科學，并且更加符合工作要求。
三、結論
甲公司修正單位標準差指標自2018年1月份開始評價后，有效解決了財務共享服務體系下業務報銷均衡的問題。一是對業務部門而言，該指標能夠有效地引導業務報賬人員養成日常及時報賬的良好習慣。二是對財務部門而言，從根本上改變了財務人員被動處理業務的局面，工作質量有了很大提升，時效性逐漸提高，有效促進了業財融合。
【主要參考文獻】
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