學校檔案管理存在的問題和對策探討
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摘要：針對學校檔案管理的現狀，本文首先分析了學校檔案管理的重要意義，其次分析了學校檔案管理存在的問題，最后針對這些問題提出了相應的解決對策。希望以此能夠促進學校檔案管理工作的有效開展。
關鍵詞：檔案管理;問題;對策;管理制度
中圖分類號：G472.4 文獻標識碼：A
學校的檔案工作不僅能夠為教育工作人員提供教育活動的基礎，同時還能夠為其教學活動以及教學管理等提供有效的資料。對此，為了促進學校檔案管理工作的順利開展，就應該在搞清現階段學校檔案管理工作中存在的問題基礎上，提出相應的應對策略。
1學校檔案管理的意義
1.1能夠真實記錄學校的發展情況
學校檔案就是一種文件材料，具有不同的形式，如：文字、圖標以及音像等，能夠將教師的教學工作以及學校的管理工作進行真實記錄，直觀地展現出學校的歷史情況，還對全校師生的各個情況都進行了真實的記錄。在學校檔案中，記錄學校發展檔案占據整體檔案的大部分比例，另外，還包含教學的各種先進經驗以及各個優秀教學成果。將學校的管理者與教師們的心血進行真實記錄，直觀地體現出學校的教學水平。
1.2促進學校穩定快速發展
學校的每一個環節都存在相應的檔案記錄。能夠將學校的教學環節、管理環節進行直觀地展現，是學校發展歷程中最為重要的資源，能夠充分地對學校的歷史以及發展規律等情況進行全面掌握和了解。同時，在對現階段學校檔案進行分析過程中，還能夠對學校教育歷史進行更深層次的了解，從對學校發展過程中存在的問題以及不足進行歸納總結，從而制定出科學合理的解決措施，進而促進學校更加穩定地發展。
2學校檔案管理存在的問題
2.1不重視檔案管理工作
現階段，大部分學校缺乏對檔案管理的了解與認識，缺乏對檔案管理工作的重視，表現“重物輕人，重事輕人”，對檔案工作所需的人、財、物和時間不能給予充分保證。在進行學校建設的過程中，并不重視檔案管理工作。一些學校的領導人員將工作重心放在了教學上，認為檔案管理工作不重要，有和沒有效果都是一樣的，這就導致其在檔案管理人員的安排上隨意性較強。如，檔案人員中有身兼數職的，這些人員不能將所有的時間與精力投入到檔案管理工作中，其對大量的資料不能進行有效的歸類和整理，而是對其進行簡單的收集和保存。這樣一來，就會造成檔案資源浪費、收集不齊全、檔案服務功能與作用等不能充分發揮出來等問題。
2.2管理人員業務素質較低
檔案管理工作表面上看非常簡單，但實際上卻是一項專業性很強的工作，所以其對相關人員的要求較高，不僅要求檔案管理人員具備扎實的理論知識，還應要求其具備較強的專業素養。但是現如今大部分學校在進行檔案管理工作過程中，聘用的部分管理人員并不是專業人員。因此，部分檔案管理人員的專業素質較低，同時缺乏相關的專業培訓，導致學校對于檔案管理的重要性缺乏了解。相當部分檔案管理人員認為，檔案僅僅是對學生檔案以及教職工的情況進行記錄管理。此外，現有的檔案管理人員很少有時間參加專業技能培訓，這就導致其在工作中出現業務不精的現象，如對文件的整理、歸類以及保存等期限劃分不準確、檔案不能按時立卷歸檔等。同時檔案管理的方式也較為落后，一些管理人員沒有掌握計算機網絡技術的操作技巧，這就使其在開展檔案管理工作的過程中不能充分利用計算機的優勢來提高工作效率。
2.3缺乏完善的檔案管理制度
學校在進行檔案管理工作過程中，大部分學校缺乏完善的檔案管理制度。因此，使得檔案管理工作人員在開展檔案管理時，缺乏一定的制度依據，對其工作順利開展造成一定影響，同時使得檔案管理工作并不能嚴格地落實，進而導致部分檔案管理工作人員出現了一定的懈怠心理。一定意義上來說，檔案的管理對學校未來的發展具有十分重要的關聯。如果缺乏完善的檔案管理制度，同時對其缺乏重視，很可能對學校未來的發展造成一定的影響。
2.4缺乏現代化管理方式
學校檔案管理傳統的方式就是進行紙質管理，而這種以手工操作為主的檔案管理方式在后續的資料查找、編輯等工作中會遇到許多的阻礙。同時此種方法也是檔案現代化管理的重要基礎。相關的檔案管理工作人員在對紙質檔案建立電子文檔的過程中，已經對其中的文件按照格式化標準進行處理了。但是，在此過程中，受到部分學校管理層人員主觀性因素的影響，許多電子文件并沒有發揮自身的優勢，而是對其進行簡單的歸類與保存，這種檔案管理方式缺乏規范化和系統化最終導致檔案管理工作出現了一定的隨意性，使得檔案管理的準確性以及規范性有所降低，從而使得檔案管理人員在進行數據檢索的過程中，搜索難度相應提高，同時搜索的準確性也有所降低，不利于檔案管理軟件的開發以及優化。
2.5電子文檔中安全隱患較大
隨著互聯網時代的發展與到來，在檔案管理工作中，一些紙質的文檔被電子文檔所代替，這雖然為后續的檔案管理工作帶來了極大的便利，但是在操作的過程中，若稍不注意就會出現刪除或者篡改文檔的情況。這就使得電子檔案管理工作中存在著較強的安全隱患，若這些安全隱患不能得到有效的遏制，就會給學校檔案電子文檔的管理提出了新的挑戰。因此，必須想辦法減少直至消除電子文檔的安全隱患。
3優化學校檔案管理的主要對策
3.1提高檔案管理意識
提高檔案管理對檔案工作的有效開展具有積極的促進作用，對此，學校應該加強對檔案管理工作重要意義的宣傳力度，從而使得全校師生都能夠提高對檔案管理的重視?？梢耘e辦同檔案管理相關的知識講座，對相關人員進行檔案管理知識的普及，進而提升學校檔案管理人員的檔案意識。如，學校應該借助現代信息技術手段和新媒體微博、微信公眾號、QQ群、微信等對檔案管理工作的流程及其主要作用進行簡要的介紹，還可以在這些移動終端中開發檔案信息服務窗口。這樣不僅能夠提高檔案管理工作的透明度，還能夠提高檔案信息的高效利用。 3.2提高檔案管理人員的綜合素質
隨著教育的不斷改革，各個學校的發展力度也逐漸加大，同時檔案現代化建設逐漸提上日程，各個學校對于檔案管理人員的要求也有所提升。首先，學校需要定期對檔案管理人員進行專業素質的培訓，注意培訓內容的全面性以及多元化。在培訓結束之后，要注意對培訓內容進行適當的考核，從而提高檔案管理人員培訓的效果，并同時有效增強相關人員的檔案管理經驗。其次，學校還需要注意對檔案管理人才的選拔，使得檔案管理團隊都能夠具備較高的管理素質，對學校的檔案管理的現代化建設奠定良好的基礎，提高檔案管理的工作效率，為學校的未來發展提供有利條件。最后，還應該加快對現有檔案管理人員知識結構的變革，通過各種方式來培養新的檔案管理人才。
3.3完善檔案管理制度體系
為了使學校檔案管理工作更具規范性，就需要對檔案管理制度進行合理完善，從而使得檔案管理人員能夠更加規范地開展檔案管理工作。另外，在制定相關的檔案管理制度過程中，需要充分了解與掌握學校的歷史發展情況，與此同時，還應該對檔案管理工作在學校管理中所起到的作用有一個明確的認識，從而嚴格落實檔案管理的各項工作。學校檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享等，要以《全國檔案信息化建設實施綱要》為原則，并能夠根據自身的發展需求與特點等來制定相應的內容管理標準，從而在不斷地實踐中對其進行優化。其中，要對各個檔案文件中的內容、數據庫結構等作出統一的規定，使其形成規范化的檔案管理體系。
3.4提高檔案管理水平
針對現階段學校檔案管理工作薄弱的問題，可以通過優化檔案管理模式和提高檔案管理水平的方式對其進行完善。一是應該對檔案管理模式進行優化，對電子檔案的數據庫進行完善，同時還需要注意電子檔案軟件的更新，最大程度上避免學校經濟受損的情況，使得學校檔案管理能夠更具現代化形式;二是針對檔案管理工作，還需要加強檔案管理前后工作的聯系，使得檔案管理工作更具規范性以及合理性。由于檔案在錄入之后，不能對其進行隨意更改，因此，可以對其進行著錄，然后同相關的數據信息進行有效結合，編制合理的檢索工具，使得檔案信息能夠更具準確性。三是對檔案的內容以及主體進行分析的過程中，還可以借助相關的計算機技術，從而對內容能夠進行標識。除此之外，在加強檔案管理基礎工作之后，能夠有效地對檔案現代化管理程序進行合理簡化，同時還能夠有效提高檔案信息的準確性以及合理性，為學校檔案建設現代化奠定良好的基礎。
3.5強化電子文檔安全防護
一是根據已經制定好的檔案管理標準與相關規范來對學校的檔案文檔進行歸檔、整理，并做好備份工作。二是還應該制定詳細的檔案規章制度違反懲處制度，明確管理者的具體責任，落實安全責任制。三是針對可能出現的安全問題未雨綢繆。如，制定安全管理預案，將電子檔案管理的全部流程都納入到安全管理的范圍之內，并做到：建立物理隔離，不能將存儲管理網絡與互聯網連接起來，從而防止信息的流失;控制電子文檔的訪問權限;安裝殺毒軟件，并定期進行升級殺毒等，從而確保整個電子文檔的安全性。
總之，學校檔案管理具有十分重要的意義，可以為學校各個管理工作提供堅實的管理依據。因此，學校應該從提高相關人員素質、加強對檔案管理的重視度、完善相關管理制度以及提高管理水平和強化安全防范措施等入手，促進學校檔案管理水平的有效提升，為學校的可持續發展奠定基礎。
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