精益管理理念在企業會務接待工作中的應用
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【摘 要】在企業的發展中，會議活動發揮著重要的作用，在很大程度上推動著行政工作的順利開展，是新時期社會、政治和經濟生活中的重要活動方式。企業應該加強對會議活動的重視，尤其是會務接待工作，并融入精益管理理念，充分發揮出精益管理理念的作用。
【Abstract】 In the development of enterprises， conference activities play an important role in promoting the smooth development of administrative work to a great extent. It is an important way of activities in social， political and economic life in the new era. Enterprises should pay more attention to conference activities， especially conference reception work， and integrate the lean managementconcept in it， so as to give full play to the role of lean management concept.
【關鍵詞】精益管理理念;企業會務接待工作;應用
【Keywords】 lean management concept; enterprise conference reception work; application
【中圖分類號】F272.9 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2019）02-0144-02
1 引言
在現代化社會的發展中，社會各個行業發展十分迅速，企業建設規模在不斷擴大，各個企業之間的競爭越來越激烈，而會議作為企業發展中的重要活動之一，在宣傳、貫徹、執行黨和國家路線、方針、政策的過程中發揮著十分重要的作用。企業必須加強對企業會務接待工作的重視，實行精益管理方式?；诖?，文章闡述了企業會務接待工作的相關內容，分析了企業會務工作中存在的問題，研究了精益管理理念在企業會務接待工作中的應用。
2 企業會務接待工作相關內容
在企業的經營和發展過程中，會務接待工作發揮著十分重要的作用，涉及多方面的內容，如出席會議、業務洽談、調查研究、學習交流、外事往來等公務活動，以及公務活動開展過程中的接待安排、協調和服務等。在會務接待工作中，相關人員需要遵循“精簡、節約、實效”的原則，以極大的耐心和細心明確會議全過程的要求，并將其落實到實際工作中[1]。同時，在接待、餐飲、會議服務過程中，都要保持較強的責任心，提高這些工作的綜合質量，避免損害企業行政部門的形象，還要在企業內部會議接待工作中融入精益管理理念，完善服務制度和相關體系，提高會議的整體效率。除此之外，企業管理人員應該貫徹并落實管理發展理念，統籌企業發展各個環節的工作，實現企業內部各個部門、工作人員的有效配合，提升會務工作的整體質量，推動企業的進一步發展。
3 企業會務工作中存在的問題
新時期的企業會務工作中存在很多問題，主要體現在以下方面：第一，會務準備階段的工作不完善，存在大量易遺漏的問題，在很大程度上影響著會務工作的整體質量，例如，在會議籌備初級階段，相關部門未召集大量工作人員開展工作協調分工會，籌備工作計劃書缺乏完善性，企業工作人員的崗位職責不夠明確，導致企業各項工作脫節、人名與職務不對應等現象，為參會人員造成了很大的影響;第二，在會議開展過程中，工作人員無法做好秩序維護和現場保障工作，在遇到突發問題時，極易出現混亂情況，例如，在參會人員入場的過程中，未安排入場引導人員，導致入場時間比較長、會場秩序性較差，影響會議的召開時間，且在會議進行過程中，出現設備故障、議程調整問題，工作人員無法及時發現并處理這些問題，極易引發冷場現象;第三，在會議結束后，各個參會人員無法及時進行交流、總結，并針對企業發展中的問題提出有效的措施，往往會草草收場，造成惡性循環;第四，參會人員數量比較多，大型會務設置的環節比較多，這就使得會議質量較差，為企業帶來了更多的會務費用，違背了“精簡、節約、實效”的原則。
4 精益管理理念在企業會務接待工作中的應用
4.1 加強管理，做到工作分工精細化
在企業的會務接待工作中，企業應該確保會議的及時性、準確性和安全性，并將各個部門進行有效融合，實現各部門之間的協同性。辦公室作為業務接待的主要管理部門，主要任務是為企業各個部門的業務接待工作提供指導，確定業務接待標準和業務流程，加強對會議接待資源、接待物品的管理，并組織企業內部相關部門制定相應的方案，方案內容主要有日程、住宿、就餐、車輛、接送、活動安排、新聞報道等，合理地安排會議中的各項資源。在實施會議接待方案的過程中，應該明確企業各個部門的崗位職責，在遇到臨時變化的情況下，需要及時向管理人員請示其中的問題，及時地調整并完善，并通知各個部門會議變更情況。在任務結束后，會議接待部門需要準確地填寫接待清單，并落實接待清單審批程序，加強對會議費用的管理。在會議結束后，需要由專業人員評價并總結會議中的內容，針對會議中存在的問題提出相應的優化措施，且會務組中的各個團隊應該配合，明確與各個企業、各個部門之間的分工和合作，并在分工后明確相關部門的崗位職責，確保責任到人，這樣就能夠有效地提升工作的整體效率，豐富個人的經驗和相關知識，提高各個人員的集群生產力和創造力。除此之外，各個部門應該根據崗位職責進行分工，各個人員應該加強交流和溝通，以便更好地進行合作，進而建立穩定的協調機制。 4.2 熱情服務，冷靜處理分歧
在會議活動開展過程中，企業相關部門應該保持熱情的服務，在遇到分歧的情況下，應該冷靜地進行處理，提高統籌的整體效率，避免出現“擁堵現象”。并且，會務接待人員應該掌握好冷熱之間的度，實現各項工作的統一性和協調性。在會議活動過程中，存在大量瑣碎、繁雜的事情，針對企業各個部門和相關企業都要熱情服務、真情相待，尤其在與下級單位交流的過程中，必須互相尊重、互相商量，這樣就能夠得到下級單位的支持，提高企業的整體效率。除此之外，在會議活動開展過程中，企業和部門的數量往往比較多，這就使得各個企業、各個部門掌握的信息量、思考問題的角度存在很大的差異，極易出現分歧。為了有效地解決這些問題，相關人員需要深入分析問題產生的原因，保持冷靜的心態，找到雙方產生分歧的問題，并尋找兩者的共同點，進而有效地解決這一問題。例如，在基層企業舉辦會議活動的過程中，會議接待人員需要做好前期溝通和協商工作，及時告知對方會議活動中的細節，避免在會議活動開展過程中出現一系列問題。
4.3 注重學習，不斷提升會務接待水平
企業在會務接待的過程中，需要做到務實節儉、對口接待，并實行節約、統一、規范的方法。隨著科學技術的快速發展，企業應該加大先進技術的應用力度，將信息化管理模式應用到會議現場管理過程中。目前，很多企業在會議活動的登記、入場過程中，不再實行紙質的簽名形式，普遍使用會展信息系統整合參會人員的信息，并進行存檔，進而將這些信息應用到了會議活動開展的全過程中。同時，在進行接待住宿安排工作的過程中，各個接待部門需要在系統內部場所、協議酒店中，避免出現安排超過標準接待住房的問題，且住房內不能夠放置豪華設施、貴重物品等。并且，在接待用餐的過程中，需要安排在企業內部的場所內，在需要在外用餐的情況下，往往會選擇企業簽約的餐廳，嚴禁選擇私人場所、高消費的餐飲場所。除此之外，接待迎送，不張貼懸掛標語橫幅，不設歡迎屏，不獻鮮花，不鋪迎賓地毯，不安排接待人員在機場、車站、高速路口接送，在有需要的情況下，應由其他工作人員接送。業務接待應遵循保密原則，針對來賓個人信息、日程安排等，做好保密工作;針對涉及國家或公司保密級內容的信息，必須按照公司保密工作有關制度執行。同時，企業應加強對會務接待經費的預算管理，年度預算應當綜合考慮上年度預算編制和執行情況，滿足企業的實際發展和經營需求，在履行預算審批程序后具體執行。
5 結語
綜上所述，在新形勢下的發展中，各個企業的建設規模在不斷擴大，企業的會務接待工作越來越完善。精益管理理念作為一種新型的理念，在企業會務接待工作中發揮著十分重要的作用，企業應該深入考慮精益管理理念的細節和涵義，將精益管理理念應用到企業會務接待工作中，這樣就能夠充分發揮出其精益管理理念的規范和指導作用，推動企業會務接待活動的順利開展，為企業的不斷完善和發展提供保障。
【參考文獻】
【1】孫婷婷.精益管理理念在企業會務接待工作中的應用[J].企業改革與管理，2018（08）：11+14.
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