企業檔案管理創新與服務模式探析
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【摘 要】：企業的檔案管理工作現如今已經成為了企業管理工作的重要的一部分，需要緊跟時代的腳步，積極地進行創新，這也是企業能夠穩定地立足于當今社會的重中之重。企業檔案是基礎性的信息資源，能夠將生產、科研以及人力資源等內容有效地保存下來，將企業發展的每一步都清晰地記錄下來，能夠讓企業管理者更加直觀地感受到企業的發展。本文主要分析了當前階段的檔案管理的常見模式及不足，以及如何轉變發展模式，才能夠促進檔案管理的發展。
【關鍵詞】：檔案;創新;管理
【中圖分類號】R271.6 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672-3783（2019）06-03--01
在現代化發展迅猛的當代社會，企業單位內部管理的好壞已經成為了企業能否在新時代中乘風破浪，獲得先機的決定因素，也是影響企業競爭力的核心因素，所以企業要想提升管理能力，需要注重檔案管理的優化力度，以及要提升信息資源的開發力度，這也是大多數企業在現階段發展的重要目標。
1 當前檔案管理的常見模式
1.1 分散管理模式
分散管理主要是各個部門自行管理的模式，企業的檔案信息按照不同的分類被分到各個部門，但是這種分散管理有著嚴重的弊端。這種管理模式因為缺乏嚴格標準的管理制度，導致了各種資源使用和開發都是根據部門的實際要求做出的，雖然在某種程度上管理更加人性化，更加靈活，但是由于檔案的分散性，導致在總體信息管理上會出現信息不連貫的情況，檔案管理的協同效率，也降低了辦事效率，影響企業效益。
1.2 集中管理模式
集中管理模式是指企業檔案管理工作由一個部門集中統一管理，在規章制度下按照流程管理，這種管理模式雖然比較集中系統，但是操作難度較大，因為檔案管理涉及的內容很多，信息資源巨大，一個或者部分部門進行管理并不切實際，在某種程度上可能會出現偷工減料等情況。
1.3 信息一體化管理模式
信息一體化管理模式主要是基于互聯網技術，這種管理模式將傳統管理和現代管理結合到了一起，從而成為了一種較為科學合理的管理模式，也能夠充分地對企業檔案進行管理，在此基礎上充分地對資源進行開發和利用，也顯示出檔案信息管理的巨大優勢和價值。
2 檔案管理服務模式在轉型階段所出現的問題
2.1 管理者沒有正確地認識檔案信息管理的重要性
有些企業中的管理者一直沒有意識到檔案管理工作的重要性，許多員工也沒有正確認識到檔案管理工作的實際功用，并且覺得檔案管理部門無法創造出具體的經濟效益，沒有什么經濟價值。而且很多人把檔案管理工作僅僅當成是信息的一種收集，這樣就使檔案管理真正的價值得不到開發，也為檔案的管理工作帶了很多障礙。這種情況普遍存在，也就很難推動檔案管理工作的開展。
2.2 沒有建立健全的管理機制
檔案管理服務體系沒有建立健全的管理機制，這也是檔案管理中常見的問題之一。在檔案信息管理方面存在的最大的不足是沒有行之有效的管理平臺，基礎設施的相對落后導致了工作效率低下。這些導致了企業在市場中無法占據優勢地位，由此循環往復，工作效率進一步降低，導致重要的檔案信息損毀，從而影響到企業的決策，以及核心競爭力的下降。
2.3 檔案的信息化建設滯后
現代化的信息檔案管理的主要手段與信息技術緊密相關，在信息技術飛速發展的今天，信息化的水平也嚴重地影響著檔案管理的工作，二者如果沒有達到動態的平衡，就很容易導致檔案管理工作的進度。而相關人員對檔案管理的漠視，導致了相關投入的缺乏，使檔案管理工作與信息管理無法同步，無形中大大拉低了檔案管理的水平。
2.4 管理者自身素質不高
檔案管理工作的管理者有些是從別的部門調動過去的，有些是沒有經過嚴密地篩選，在某種程度上管理者并不專業，也可能沒有經驗，自身素質不過硬，導致了檔案管理缺乏科學性以及合理性。從另一個方面看，這也是企業對檔案管理工作不重視導致的，管理者不熟悉流程，對檔案管理工作沒有清晰的概念，就更不用說如何改變現在的局面，使檔案管理工作朝著科學合理的方向發展。
3 創新檔案管理的新模式
3.1 創新檔案管理
首先需要從整體上構建一個管理目標，朝著這個目標努力。在時代浪潮中，我國企業要面對著傳統管理模式與思想觀念和新的管理模式的沖擊，因此要利用知識管理來對檔案信息進行管理，這也是目前許多企業正在努力的方向。企業根據知識管理理論，對不同的檔案進行歸類保存，建立信息化的數據庫，這樣不僅提高了搜索效率，也為現代化的檔案管理提供了實踐依據，為企業能夠進行科學化的決策做出了重大的貢獻。
3.2 完善檔案分類管理體系
大多數企業仍然采取的是傳統的檔案分類管理體系，這樣雖然能夠使檔案之間具備一定的聯系，卻增加了后期搜索的工程量，使查詢過程變得繁瑣，工作效率低下。因此企業需要完善檔案分類管理體系，應該將信息以單元的方式進行管理，對每一類的檔案進行編號，使信息能夠滿足查詢者的需求，在查找的時候能夠降低搜索時間，不僅提高了工作的質量，也提高了工作效率。除此之外，企業還需要對檔案室以及檔案需要的信息進行調研，在此基礎之上再進行檔案的信息化建設。
3.3 提高檔案管理人員的素質
檔案管理的創新發展需要合格的人才，這就需要提高檔案管理人員的職業能力和專業素質。企業在招聘時應該篩選具備合格素養的優秀人才，管理者也需要在工作的過程中不斷地進行學習，提高自己的專業素養。企業也要定期地對員工進行培訓，不斷地更新知識，讓管理者提高管理的能力水平，保證新型的檔案管理能夠為企業提供優質的服務。檔案管理者需要重新審視自己的工作定位，加強自己的工作能力，從而提高自己的檔案管理效率。
3.4 提高檔案管理服務水平
企業應該提高管理服務的水平，對檔案管理方式進行創新。企業需要將服務管理的理念與檔案管理工作進行融合，將傳統的檔案管理的被動式變成一種主動的、自動化的服務模式，改善傳統的檔案管理中的記錄，企業也要結合科學技術，通過整合檔案信息建立數據庫，從而提高檔案管理服務的水平。
結束語：
在我國經濟飛速發展過程中，信息化與網絡技術已經遍布了社會中的各個角落，也對企業內部的信息管理工作也提出了更多的要求。檔案管理是企業內部信息管理工作的基礎，只有將檔案管理工作做到位，才能建立起一個完整的內部控制體系，促進企業的發展。
參考文獻
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