對企業檔案信息化管理現狀的思考
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【摘 要】企業檔案是企業在生產活動中形成的無形資產和寶貴財富，是記錄企業發展的有效載體。進入網絡信息時代后，信息在企業生產運營，甚至是生存發展過程中起到至關重要的作用。檔案信息化是企業運用計算機信息技術對檔案信息資源進行收集、轉換、整理、開發和利用的一種方式。它把分散的企業資源按照信息化的要求進行儲存，用規范化的方法進行整理，依靠網絡的方式進行管理，從而更好地利用檔案、服務企業，檔案調閱更加方便、快捷、準確，有效提高了檔案資源的利用率，基本能夠實現檔案信息資源共享。
【關鍵詞】企業檔案;信息化;管理
中圖分類號： F272;G270.7 文獻標識碼： A 文章編號： 2095-2457（2019）11-0233-001
DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.11.111
【Abstract】Enterprise archives are intangible assets and precious wealth formed in the production activities of enterprises， and are effective carriers for recording the development of enterprises. After entering the era of network information， information plays a vital role in the production and operation of enterprises， even in the process of survival and development. Archives informationization is a way for enterprises to collect， transform， organize， develop and utilize archives information resources by using computer information technology. It stores dispersed enterprise resources according to the requirements of informationization， collates them with standardized methods and manages them by means of network， so as to make better use of archives and service enterprises， make archives access more convenient， fast and accurate， effectively improve the utilization rate of archives resources， and basically realize the sharing of archives information resources.
【Key words】Enterprise archives; Information; Management
1 檔案信息化管理現狀
?。?）企業檔案信息化建設開展情況進展不一。企業普遍對檔案信息化重視程度不夠、認識膚淺;對檔案信息資源數字化和網絡化了解和研究不透徹;對企業檔案信息資源開發深度不夠。同時，企業只重視安全生產，產量銷量上去了，企業才能可持續發展下去。企業單位給予檔案工作的支持、關注相對較少，信息化建設也就無從談起，即使開展了信息化建設的企業也是進展緩慢。
?。?）企業開展檔案信息化的資金支持力度不夠，檔案硬件設施較差。檔案信息化建設是一項耗費人力、物力、財力的系統性工程。當前，很多企業檔案部門對開展檔案信息化建設所需的硬件配備不足，缺乏應有的技術和設備支撐。檔案信息化建設周期長，需要不斷的資金支持，才能保證信息化建設順利進行。
?。?）缺乏信息化專業人才。要實現檔案信息化，首先要有精通網絡信息化管理技能的人才，檔案管理人員要同時具備較高的文化水平和先進專業技術水平，不僅限滿足于一般的計算機操作。從目前看，大多檔案部門普遍缺乏那種既懂檔案管理又精通計算機軟件管理的綜合型人才。檔案部門待遇普遍不高，加之檔案工作枯燥乏味，不直接產生經濟效益，導致檔案工作不受領導重視，晉升機會少，優秀人才都不愿意來，進來后又難以留住。
?。?）大多數檔案部門的工作方式基本上是立卷編目、歸檔移交、排列上架、調卷利用等，檔案庫房類似于資料保管倉庫。目前，絕大多數企業檔案仍以紙質檔案存儲為主，對光盤技術和數字化技術運用的十分有限，信息化建設步伐與當今社會的總要求相差較遠。電子文件接收和歸檔管理仍未規范起來，檔案信息資源無法實現共享，檔案資源的服務開發利用遠不能滿足企業快速發展的需要。
2 檔案信息化建設解決方案
?。?）檔案信息化建設是一項龐大的工程，涉及面廣，建設任務重，需要得到企業各部門的通力協作，積極配合。因此，企業單位必須深刻認識檔案信息化管理的重要性，主要領導要轉變觀念、與時俱進，充分認識檔案管理信息化管理對企業可持續發展的重要性。企業要將檔案信息化工作納入本單位的整體規劃中，制定切實可行的信息化建設方案，并與單位的信息化建設同步規劃、同步實施。加強組織領導，建立健全強有力的制度保障體系，各部門之間既要分工明確、責任落實到位，又要相互協調、齊心合力，共同擔負起檔案信息化建設的重任。
?。?）建立有效的資金保障體系和長效的資金投入機制，保證檔案信息化建設的資金充足。檔案信息化建設是一項浩繁的系統工程，建設周期長，需要有一定的財力支撐，企業單位要把檔案信息化建設納入到企業財務預算當中，才能保證此項工作可持續開展下去。 ?。?）加強企業檔案信息化管理人才隊伍培養。企業不僅僅要加大對檔案信息化硬件的投入，還要加強對信息化人才的引進和培養。檔案信息化建設對檔案信息化管理人員的基本素質提出了新要求，企業單位要重視對檔案信息化管理人員業務素質的培養，加強對檔案人員信息技術知識的培訓和引進信息技術人才，為檔案信息化管理人員學習進修創造條件，彌補檔案人員在信息化方面知識的欠缺。檔案人 員也要與時俱進、主動學習，不僅要懂得紙質檔案的編目整理和保管，還需要懂得電子檔案的存儲、檢索、開發和利用。企業單位要不斷提高檔案人員運用信息技術的能力，逐步滿足檔案信息化的需求。一是優化人員結構，努力造就一批既懂檔案管理又懂計算機應用的復合型專業隊伍，以適應檔案工作現代化的需要。二是要重視對檔案管理人員信息化技能的培養，強化有關計算機、網絡技術、數字化技術、信息管理技術和信息安全防范意識等方面的培訓，提高檔案工作人員的綜合素質和工作技能。三是要加強對檔案信息化管理人員職業素質、職業道德的培養，努力造就一批耐得住寂寞、甘于奉獻的檔案隊伍。檔案人員也要加強對自身網絡安全和數據庫安全意識的培養，注重檔案數據庫和機讀目錄的保密。四是要加大對檔案信息化管理人員檔案專業知識的培訓。檔案人員應該熟悉檔案管理專業相關的各種理論知識和法律法規，熟悉檔案分類方法，積極參加各級檔案部門組織的培訓、繼續教育等。
?。?）加大檔案宣傳力度，逐步提高企業員工知檔、愛檔的檔案意識。檔案從形成、收集整理到歸檔利用，不僅僅是檔案部門的職責，而是企業全體員工，乃至全社會的責任。企業要通過檔案法宣貫、印發檔案宣傳冊，訂閱有關檔案方面的報紙、雜志等方式，逐漸提高企業員工的檔案意識，營造良好的檔案輿論氛圍，把檔案工作放到應有的位置來對待，進而提高檔案工作人員的工作積極性，最終實現檔案工作向著科學規范的發展。
檔案信息化管理是企業快速適應社會信息化發展的必走之路，是促進檔案工作為企業發展更好服務不可或缺的手段。檔案信息化建設是整個企業單位“利在當代、功在千秋”的一項重要工程，檔案信息化管理是檔案工作大勢所趨。企業單位在檔案信息化建設中，必須對因資源共享和開放性所帶來的安全隱患引起重視，增強檔案信息的網絡安全保障措施。檔案信息化建設需要制定切實可行、科學嚴謹的規章制度，降低檔案信息化帶來的風險，提高檔案信息化安全技術，揚長避短，讓檔案信息化建設發揮更大更強的作用，更好地為企業發展服務。
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