提升醫院干部人事檔案信息化管理全面促進人事管理創新
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摘 要：隨著網絡時代的到來，我們的生活方式發生了很大變化。使得我們的生活更加便捷，接收信息的速度越來越快，很多社會工作利用了現代化的科技成果，為其提供高效便捷的服務，干部人事檔案信息化就是一個很好的例子。干部人事檔案信息化方便了人事管理工作者對人員信息的整理和匯總，同時干部人事檔案也可以不再受地域的限制，本文將對醫院干部人事檔案信息化管理進行詳細的介紹。
關鍵詞：醫院;干部人事檔案;信息化;人事管理;創新
中圖分類號：D630.3 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2019）10-0214-02
0 引言
隨著計算機技術不斷深入，利用網絡進行干部人事檔案管理成了人員信息新的管理方式，然而隨著干部人事檔案的信息化，也會出現一系列問題，如信息的安全性、規范性等問題。本文將對目前醫院干部人事檔案管理的現狀進行介紹，分析現階段醫院干部人事檔案信息化管理的必要性，同時對如何更好地實現干部人事檔案的信息化進行探討。
1 目前醫院干部人事檔案管理現狀及問題
1.1 干部人事檔案管理現狀
醫院干部人事檔案管理目前基本上用的是傳統檔案管理模式，檔案重心在人員過去狀況的描述，注重過去的情況而不注重信息的共享。在科技發達的今天，傳統的干部人事檔案管理方式已經與社會發展的需求脫節，難以達到辦公快捷迅速的要求。傳統的干部人事檔案管理存在以下幾種缺陷：一是查詢效率低下。由于干部人事檔案資料都是紙質材料，如果要查詢某個人的檔案，要在龐大的資料中翻閱才可以找到，增大了查檔難度。二是安全系數低。由于干部人事檔案無備份，查閱的都是原始資料，為了防止人為對原始檔案的破壞或涂改，必須安排專人進行管理，即使這樣也有可能由于各種原因造成檔案的丟失或者破壞，這種損失是不可逆的。三是歸檔難度大。由于人員經歷的變動，干部人事檔案也會發生一定的改動，如年度考核、學歷提升、工資、職稱變動、干部任免等，每年都需要及時歸檔，由于歸檔材料較多不可避免會出現歸檔錯誤的現象發生，若是發生歸檔錯誤將對個人檔案造成很大影響，為了彌補錯誤也需要花費時間進行調整，這是傳統歸檔方式難以避免的。四是管理困難。由于所有的個人檔案都是按卷歸檔，如果要查閱某個人的檔案，必須對整卷進行查詢，長期的翻閱也會造成檔案的損壞。由于人事檔案都是紙質資料只能人工進行數據記錄和檔案登記，無法很好地反應檔案出入庫等變更情況。
1.2 干部人事檔案信息化管理存在的問題
干部人事檔案由傳統的紙質化變為信息化、電子化，這樣的轉變可以提升管理部門的工作效率，也可以使得干部人事檔案信息查閱變得更簡單，但是我們應該清楚地認識到干部人事檔案信息化有利有弊，在方便我們檔案管理的同時也給我們帶來了一些挑戰：
1.2.1 檔案原始性和真實性
原始檔案被信息化，在檔案原始性及真實性的問題上主要有以下表現：一是電子化的檔案可以被無限復制，也可以不留痕跡地改動檔案。二是電子化的檔案與原件相分離，這使得電子檔案的真實性不易衡量，這對干部人事檔案的真實性帶來了很大的考驗。
1.2.2 電子化檔案通用程度高
人員信息工作與人事檔案工作是互相依存的，人員信息的來源主要是人事檔案的記錄信息，所以人員信息與人事檔案信息應保持高度一致。隨著干部人事檔案信息化程度的提高，人事檔案的內容和人員信息的內容有很多是重復的。然而現在的管理模式使得人事檔案管理工作和人員信息工作是分開的，有著不同的職責，在有的單位這兩部分甚至還屬于不同的部門。同時現有的人事檔案管理軟件和人事信息軟件較多，一個人的檔案信息可能存在于兩套系統中，由于兩者工作的側重點不同，就給信息的共享造成了困難。人事檔案管理系統的數據主要以人事檔案提供，在進行歸檔操作時要更新、維護人員信息，以增加信息的真實性和權威性，但是很多單位由于有了人員信息系統，就不利用人事檔案管理系統中的人員信息。針對以上問題，相關檔案管理部門應該建立一個公共的、有統一標準的管理平臺，如果各個檔案管理部門依然用不同的軟件進行辦公，會給醫院的人員信息整合帶來一定困難，所以制定一個專用的有統一標準的管理平臺很重要，醫院也不需要浪費資金重復新建共享平臺。從長遠角度看，如果長期使用不同的軟件進行人員信息的記錄，很有可能造成人員數據不同而出現數據不兼容的情況，這將對醫院人員信息的管理帶來新的困難。
1.2.3 憑證的價值問題
由于電子檔案以文本模式儲存在電腦中，很難區分原稿和印稿，所以人們對于電子檔案的真實性和完整性一直存有懷疑。
電子檔案的真實性是指通過鑒定確認電子檔案中的信息和內容與文檔案的原始狀態保持一致。由于電子檔案的特殊性，一旦出現惡意篡改，計算機故障等問題，很可能導致電子檔案的丟失。另外利用者可以任意運用電子檔案進行轉發，復制，傳送等操作，這種操作很容易出現電子檔案在傳送中丟失信息的現象。電子檔案的完整性是指檔案內容沒有缺失，電子檔案的數據和信息沒有缺漏。和紙質檔案不同，電子檔案在電腦中進行保管，電子檔案的信息化要求人們注重對電子檔案的保管。
由于電子檔案的特殊性，要求人們通過技術保障電子檔案的真實和完整，一個不真實或者不完整的檔案很容易導致電子檔案的憑證力失效，所以電子檔案的保存至關重要。如何保存電子檔案，實現電子檔案的價值對干部人事是很大的考驗。
2 對干部人事檔案進行信息化管理的必要性
2.1 新時期人事工作的需要
隨著網絡時代的到來，充分利用現代化手段為我們的工作提供更加高效的服務是我們必須考慮的事情，隨著人事檔案管理工作困難的增加，將計算機技術融入人事管理工作中是非常有必要的，這也是新時期干部人事檔案管理工作的必然趨勢。
2.2 物質條件已經具備 目前各大醫院已基本實現了電腦辦公，這是實現人事檔案信息化的物質基礎。同時隨著計算機科學技術的不斷改進，檔案管理軟件的不斷更新，相關保密技術研究也在不斷深入，這些都為干部人事檔案管理信息化工作的安全提供了強有力保障，加之相關的硬件及軟件設施條件已經具備，可以實現對醫院干部人事檔案的信息化管理。
2.3 人員信息規范化的需要
在傳統的人事檔案信息管理中，大量的人員信息需要人工進行管理，這樣不僅費時、費力，而且工作效率低下，造成了信息規范化不高的現象。隨著信息流程和人事系統的不斷改革，干部人事檔案管理水平也應提高。這就需要相關工作人員積極投入到探索干部人事檔案信息化管理方案的隊伍中來，創建出與人員信息和人事系統都相符的新型管理模式，更好地利用現代化信息技術為人事檔案實現電子化管理。
3 實施干部人事檔案信息化管理的必要條件
3.1 干部人事檔案與人員信息實現同步化管理
為了推動人事檔案信息化管理的進程，需要將人事檔案和人員信息進行同步化管理，這樣既可以避免人事檔案管理中人員信息重復的現象，也可以保證人員信息的完整統一及準確，可有效地利用人員信息資源，提高人事部門的工作效率。另外干部人事在管理人員檔案時應該做到及時更新，對人員的去留做出及時的更改，防止出現人員已經離開但是檔案還沒更改的現象。人事檔案的及時更新對于其他部門工作效率的提高具有重要作用。
3.2 制度規范化
網絡時代的計算機科學技術可以幫助我們更加高效、快捷地完成工作，但是計算機本身也存在缺點，比如硬件問題、病毒污染等，這些問題的發生會使人事檔案信息數據丟失或者亂碼，造成不可挽回的損失。由于檔案管理工作人員電腦操作水平有限，如果沒有進行數據備份，一旦遭到病毒攻擊，很可能造成數據丟失，損失會很大。同時由于信息可以被隨意移動，也會帶來一系列的信息保密問題。人事檔案工作保密要求很高，是一項特殊的工作，利用計算機建立規范完善的干部人事檔案保密管理制度是非常有必要的，規范的檔案信息化管理制度對電子化檔案管理很重要，可以最大化地提升電子化檔案的安全性。
3.3 提高管理人員技術水平
為了讓干部人事檔案信息化管理工作進行地更順利，除了業務培訓還必須對管理人員的計算機操作水平進行提升，同時還應增加對檔案管理人員的定期考核，以提升管理人員的綜合素質，有利于在檔案數據被攻擊時，及時采取一系列的措施來避免數據丟失，這將對檔案數據的安全性起到很好的保障作用。同時在做干部人事檔案的出入庫登記時，有一定專業功底的檔案管理人員可以更好地完成這項工作，不僅可以提升檔案查閱的工作效率，在一定程度上也可以降低檔案管理工作中出錯的概率。
3.4 部門協調，實現檔案共享
對于大部分醫院來說，干部人事檔案的收集設計到各個科室，涉及到醫院的每一個崗位，因此干部人事應該做好每個科室的溝通工作和協調工作，通過各個科室的互通，實現人事檔案的信息化。干部人事應該從多個方面對人員進行整合，明確人員的人力，財力情況，做好檔案的信息化。另外干部人事應該在將檔案信息化的同時實現檔案的共享，實現人事檔案的真正價值。
3.5 確保檔案信息化的安全
在網絡信息化的今天，越來越多的干部人事利用網絡對人員檔案進行管理，但是干部人事在管理信息化檔案時應該注意提高人員檔案的安全性，防止檔案的丟失和外流。比如干部人事可以利用增加密碼難度來提高信息化檔案的安全性，另外可以通過仿寫技術和加密技術防止外來人員對檔案進行改寫和訪問，保證檔案的完整性和真實性。檔案管理人員應該提高自身的安全意識，做好檔案的備份和管理，防止檔案被竊聽。
4 結語
綜上所言，隨著計算機技術不斷深入到各項工作中，利用現代化網絡技術進行干部人事檔案的管理成了人員信息新的管理方式，然而隨著干部人事檔案的信息化，也會出現一系列的問題，如信息的安全性問題、信息規范問題等，本文對干部人事檔案信息化管理的問題進行了分析，對如何更好地實現干部人事檔案的信息化管理進行了探討。相信隨著計算機技術的不斷深入以及干部人事檔案管理軟件的不斷更新，醫院干部人事檔案信息化管理一定可以取得更大的突破。
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