人事檔案信息化管理中安全問題的思考
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摘要：近年來，隨著我國信息技術的不斷發展，人事檔案工作正在以持續上升的形式發展著，并且信息化的管理水平與質量都在不斷提升，管理效率也越來越高，為人事檔案管理工作帶來方便與快捷。但是，在信息化的管理過程中，也帶來了安全隱患的問題，因此，如何對存在的安全問題進行嚴格的把控，如何制定明確的管理方案與措施，才能更好的為人事檔案信息化管理提供安全保障。
關鍵詞：人事檔案；信息化管理；安全問題
隨著計算機技術的快速發展，各行各業都開始引用現代化的信息管理技術。干部人事檔案引入數字化管理，可以解決傳統檔案管理中的很多問題，能夠更加方便地管理干部人事信息，提高單位人事檔案的管理水平，而且還可以為管理層提供更加清晰、直觀的人事變動情況。但是，數字化管理也會帶來新的問題，即檔案的數字化安全問題。干部人事檔案信息既是黨和國家的機密，又是干部的個人隱私，因此做好干部人事檔案信息安全管理工作，有助于維護黨和國家的利益，保護干部的個人隱私[1]。在信息化快速發展的大背景下，如何加強干部人事檔案信息的安全管理，是當前急需解決的問題。
一、目前人事檔案信息化管理存在的問題
1.設備設施的安全性能不夠完善
目前，針對電子檔案的儲存方式都是存在一些云盤及網絡空間內，有利于使用與讀取。隨著我國信息技術的不斷發展，相關的配套設施也為信息檔案帶來了一定的影響，例如一些打印機、掃描儀、復印機等設備，都為信息化管理帶來了不同層次的影響。與此同時，針對于設備設施的使用與操作，相關人員未能充分的了解與掌握，在使用的過程中操作技術不夠熟練，一旦出現了操作不當的現象發生，就會給人事檔案信息化管理工作帶來一些困難與阻礙，給管理工作帶來麻煩[2]。在人事檔案信息化管理過程中，由于管理的過程中未能對其具有高度的重視，在設備設施的使用過程中就存在著一些安全問題，在數字的儲存中，由于設備設施比較落后，存在的問題不能及時地進行處理，就會使一些病毒對設備設施帶來了病毒性的入侵，使人事檔案資源遭到了破壞。如果未能對資源管理的水平進行提升，就會阻礙人事檔案信息化的發展。
2.人事檔案信息化管理模式不夠完善
人事檔案信息化管理，提高了檔案管理工作的效率，在對大數據的資源進行管理與共享的同時，也存在著安全隱患問題。人事檔案信息化管理，在網絡中可以進行自主地搜索與查詢，可以針對一些信息數據進行預覽，這就使相關部門的信息完全的暴露在外，未能對一些檔案資源進行嚴格的管理，雖然可以進行自主地查閱，并且確實提高了工作效率，但是存在的安全隱患問題卻未能得到改善，對于人事檔案信息化管理的儲存也提出了更高的要求。
3.管理人員的綜合素質有待于提升
在人事檔案信息化的管理中，管理人員具有重要的責任與義務，由于人事檔案的管理人員的自身專業能力比較差，綜合素質比較低，直接影響著人事檔案信息化管理的效果。因此，要對管理人員進行統一化管理，能夠讓管理人員充分的利用信息化管理技術對人事檔案工作進行嚴格的管理，讓技術與管理人員相互結合，充分發揮出信息化管理的重要性，從而才能不斷提升人事檔案信息化檔案管理的水平與效率[3]。管理人員的專業能力與綜合素質不夠，針對一些病毒、黑客的入侵等不能在第一時間內進行有效的控制，就會嚴重的影響人事檔案的管理工作，使檔案的信息資源受到泄露的同時還受到了破壞，因此，對管理人員要定期的進行培訓，提高人員的管理意識與綜合素質。
4.對檔案管理工作不夠重視
目前，仍然有很多人對其檔案管理工作未能具有高度的重視，甚至自認為，檔案管理工作的信息資源在工作發展中只是一個輔助的作用。正是由于大多數人員的意識錯誤，對人事檔案管理工作的忽視，阻礙了人事檔案信息化管理的發展。那么，首先，要從根本意識上對相關人員進行管理與培訓，加強人事檔案信息化管理的意識；其次，在人事檔案管理的過程中，相關人員對于信息資源的記錄與管理未能進行嚴格的把控，只是為了完成工作而進行記錄；第三，在儲存工作中也存在著一定的誤區，由于相關管理人員對人事檔案的重視度比較低，在管理工作中未能抓住工作的重點，對于檔案的信息資源的管理毫無用處，最終導致了人事檔案息化的管理工作效率不高。
二、強化認識檔案信息化安全的路徑探析
人事檔案信息化的安全涉及到諸多方面，例如法律、規章制度、管理人員、計算機的運用、網絡等等，為了保證人事檔案信息化的安全，要從每一個可能存在的不安全因素著手，做到未雨綢繆，防范于未然。
1.加大資金投入，完善軟硬件設施建設
人事檔案信息化的安全應引起領導的高度重視，把信息化安全建設所需資金納入財政預算，實現相關經費的專項化、常態化和制度化。人事檔案信息安全工程，需要大量的資金投入來購置相應的軟硬件和網絡設備。這就決定了人事檔案管理的信息化建設必然是一個高投入的過程，在建設初期這種現象尤為明顯。如果資金不到位，必然會導致軟硬件基礎設施建設的滯后，影響人事檔案信息化的安全管理。因財力的限制，一時不能完全解決的問題可分階段分批次地實施兌現，逐步完善軟硬件等基礎配套設施。目前我國人事檔案信息化安全建設中，軟硬件和網絡設施已經有了一定的基礎，但整體來說，大多處于起步階段，投入還非常不夠。由于受資金的限制，信息化基礎設施明顯落后，有的僅配置了微機，且硬件老化嚴重，影響著人事檔案信息化的安全。有鑒于此，人事檔案管理信息化建設還應不斷加大資金投入，從而進一步加快人事檔案信息化安全工程的有序推進。
2.應建立完備的人事檔案信息化管理系統，規范人事檔案信息安全管理
建立程序化、制度化管理體系是保障人事檔案信息化網絡安全、系統安全和檔案信息安全的必要措施。在網絡方面，制定防火防盜管理制度，從而支持檔案管理機構內部網絡基礎設施中檔案信息系統健康運行，使該機構局域網內部訪問互聯網的操作規范和用戶訪問內部檔案信息資源得到保障。在系統方面，可以制定檔案個人PC和客戶端的安全操作，以此來規范客戶端的安全。具體從以下幾方面著手：客戶端的上網規范、客戶端的安全配置制度、客戶端操作系統的安裝、運行以及維護方法、單位及個人用戶在使用人事檔案管理信息系統時的操作規范等等。在數據方面，可以根據檔案信息的安全級別和保密程度，訂立相應的數字檔案信息安全存儲管理規范，分門別類地制定不同的管理規范，以此確定不同的存儲方案。 在建立完整的人事檔案信息化管理體系的基礎上，還應建立人事檔案數據庫，從而更加方便、快捷地利用人事檔案信息。為進一步實現信息資源共享，提高檔案管理工作的效率與質量提供技術依據。局域網內建立人事檔案網絡化管理體系，處理和解決好使用權和管理權問題?？梢酝ㄟ^兩個方面來實現：一是對檔案的數據庫采取切實有效的安全防護措施，防止人為的檔案信息的篡改、損毀以及遺失；二是做好保密工作，在人事部門內部實行工作人員的信息網絡化管理，通過對限定的用戶管理分配不同的用戶以及設置用戶的系統權限，確保信息資料安全防護。
3.加強學習和培訓，提升人事檔案管理人員的技能和素質
建立健全適合人事檔案信息化管理制度，要以國家信息安全管理法律法規為基礎，并要求所有人員嚴格遵守這一制度。
網絡環境下的人事檔案工作對從業人員提出了更高的要求，工作人員應樹立終身學習的新概念，不斷更新自己的知識結構，拓展自己的知識面，提高個人素質。要做好人事檔案管理工作，必須要定期對檔案管理人員的政治素質和業務素質進行培訓。首先，一方面提高人事檔案管理人員的政治素質，用先進的理念和創新的思維武裝頭腦。另一方面，培養其良好的職業道德，嚴格遵守保密制度，具有事業心和責任感。其次，創新培訓方式，建立良好的學習機制。定期對檔案工作人員通過講座、知識小競賽等各種形式進行培訓，加強人事檔案的制度學習。與此同時，在拓寬知識面的基礎上，提高綜合分析能力，增加業務知識的培訓，加強計算機基礎知識的掌握，熟悉人事檔案管理安全系統的運用[3]。通過這一系列培訓讓人事檔案管理人員不僅能熟練掌握檔案業務知識，又能對計算機安全技術自如操作的復合型人才。
4.加強領導的安全意識，提高檔案管理員的綜合能力
加強各級領導的安全意識，尤其是分管人事檔案管理領導的安全意識，并加大力度在人事檔案信息化工作人員中進行宣傳，這樣不僅可以得到更多的支持，而且可以促進人事檔案管理制度化、現代化和信息化的實現。要明確做好人事檔案工作的首要基礎是硬件建設，前提條件是領導的重視程度。人事檔案的安全管理工作應納入整體工作計劃之中，在機構設置、人員配備、經費使用等各個方面予以保證。
在科學技術突飛猛進的信息化時代，強化檔案管理工作的信息化意識、科技化意識，實現檔案管理由傳統的手工管理向現代計算機及數字化管理的轉變意義重大。傳統的手工管理重視管理、輕視利用已經不符合現實的需要，而現代化的檔案管理必須要應用計算機技術，變傳統的“封閉型”為現代的“開放型”，積極應對知識經濟帶來的挑戰和機遇。
絕對的安全并不存在，安全只是相對的。社會在不斷進步，隨著技術的逐漸完善、產品的逐步換代和系統的不斷升級，一定時期的安全措施將難以滿足安全性的要求。再加上內部人員流動、制度方面的漏洞、黑客攻擊和病毒攻擊等因素，安全保障可能會由原來的安全變得不夠安全[4]。所以，一方面，在安全技術方面需要不斷跟進，第一時間檢測安全措施是否完善，掌握單位安全管理效果，從而及時調整安全管理辦法。另一方面，管理制度要與時俱進，人事檔案管理人員在技術和素質方面要不斷提升，并充分發揮領導在人事檔案安全工作中的重視作用，以確保人事檔案信息化建設的發展。
參考文獻
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[3]楊鳳仙.淺談人事檔案電子信息化管理[J].圖書與檔案.2009（19）：364
[4]武慶文.新形勢下人事檔案管理的信息化建設分析與研究[J].檔案管理，20148（9）：234.
作者簡介：馬秋妍（1987.10-），女，河南省輝縣市人，教育學碩士，主要研究方向：教育學和教育學管理，學生管理，檔案建設，檔案理論，檔案實務。
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