芻議高等職業院校檔案管理工作
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作者: 許德斌
摘 要：高職院校檔案管理工作是學校管理的重要組成部分，是高等職業院校整體工作不可缺少的重要環節，是辦好高職院校的重要基礎工作之一，也是衡量高職院校教育質量和管理水平的一個重要標志。文章針對高職院校檔案管理工作中存在的問題和制約因素，提出了推進高職院校檔案管理工作的有效措施。
關鍵詞：高職院校 檔案 管理
高等職業院校檔案工作是維護高等職業院校歷史真實面貌的重要事業，是高等職業院校整體工作不可缺少的重要環節，是辦好高等職業院校的重要基礎之一，也是衡量高等職業院校教育質量和管理水平的一個重要標志。高等職業院校要加強對檔案工作的領導和管理，把檔案工作納入學校發展規劃和工作計劃，納入各個部門的議事日程和管理制度，納入有關人員的崗位職責范圍，并作為檢查、考核其工作業績的重要依據。但是，隨著高等職業院校的發展，檔案管理工作在許多方面還需要進一步改進和提高。因此，如何加強高等職業院校檔案管理工作，具有特別重要的意義。
一、高等職業院校檔案管理工作的重要性
1、高等職業院校檔案記述了高等職業院校的歷史面貌，是促進學校發展的歷史見證材料
高等職業院校檔案是高等職業院校在長期教學實踐中不斷積累起來的具有重要價值的歷史資料，是高等職業院校一切工作的綜合反映，是高等職業院校過去工作各個方面的實踐經驗的總結，也是高等職業院校在今后工作中揚長補短，不斷繼續前進的重要條件。
2、高等職業院校檔案匯集了高等職業院校教學、科研的最新成果，是師生了解學校歷史知識的鮮活教材
高等職業院校是知識傳播地，既是教學中心又是科研中心，在廣大教學、科研人員的實踐中不斷產生著新的教學研究成果，如果這些成果每年進入高等職業院校檔案之中，將成為高等職業院校檔案管理中數量最大、內容最豐富的兩個門類。尤其是科研成果，它是每個時期完成的最新研究，許多教師便把自己科研成果寫入教案，形成了比書本更新的內容，彌補了書籍因出版周期長而影響知識傳播速度的不足。
3、高等職業院校檔案凝結了高等職業院校的良好校風，是進行德育教育的模范讀本
高等職業院校在長期辦學實踐中沉積形成了帶有自身強烈特色的良好校風、學風。這些檔案所反映的內容是長期辦學實踐中形成的，大家共同遵守的、自我約束、自覺追求的準則。各個高等職業院校的檔案無論是教學檔案、科研檔案還是管理類檔案無不滲透著表現出學校的良好校風，這無疑是對師生進行德育教育的最好讀本。
4、高等職業院校檔案資源是教學評估工作的基礎和依據
教學評估是依據一定的教學目標與教學規范標準，通過對學校教與學等教學情況的系統檢測與考核，評定其教學效果與教學目標的實現程度，并做出相應的價值判斷以期改進的過程。而檔案資源是學校在實現教學評估目的過程中形成的有關教學思想、教學實踐、教學改革等方面活動的真實記錄，是評估專家組借以考察學校各方面辦學情況非常重要的信息媒介，是評估工作中最有說服力的原始材料之一。
5、高等職業院校檔案是高等職業院校促進自身不斷發展的重要資源
檔案的服務功能是高職院校檔案管理工作的出發點和落腳點。完整的檔案資料在教學科研、黨政管理、文化建設等方面發揮著重要的無可替代的作用。通過對學校檔案的查找和利用，可以清楚地看到學校的歷史發展情況；同時，也可以從中發現不足，以便總結經驗教訓，更好地做好工作。完整的檔案資料還可以為廣大教職員工、學生、畢業生以及社會提供便利的服務。
二、高等職業院校檔案管理工作存在的問題
隨著高等職業教育的發展需要，高等職業院校檔案室也發展起來了。高等職業院校檔案管理工作不僅受到高等職業教育的影響，也受到其自身條件的制約，它的服務對象與目的、信息資源建設、發展方向都應與高等職業教育的需要相適應，更要有自己的室藏特色。與普通高等院校相比較而言，具有與其相似的規律性，但由于高等職業院校絕大多數都是由過去的中等專業學校升格而成，不少高等職業院校檔案室規模小、起步晚、投入少、技術設備落后，檔案管理工作尚存在較多問題。
1、檔案管理工作重視不夠
由于高等職業院校檔案工作是一項基礎性的管理工作，同時又是一項服務性工作，因而很難產生明顯和直接的經濟效益。所以在整個學校工作全局中，它是一項默默無聞，專為他人“鋪路”、當“配角”的工作。這就容易導致檔案工作得不到應有的重視，同時也限制了檔案工作人員工作創造性的發揮。
2、檔案管理不規范
由于高等職業院校自身的歷史原因，檔案管理制度不健全，檔案管理人員職責不明確，檔案管理工作還欠規范，許多檔案沒有及時歸檔，部分檔案分散在校內各級部門管理，導致基層單位檔案長期零亂、不整理、不裝訂、更嚴重的導致部分檔案損壞或遺失。檔案管理人員的保密意識不強，檔案借閱、移交手續不清，檔案管理工作還沒有進入“制度化、規范化、科學化”的管理軌道。
3、檔案管理人員業務素質不高
檔案管理人員業務素質，是檔案管理“制度化、規范化、科學化”的保證。目前，高等職業院校檔案管理專業技術人員人數少，專職檔案員中具有專業技術職務的人數比例偏低，特別是能進行檔案信息深層次研究和開發的綜合型檔案管理人才十分缺乏?；鶎訖n案管理人員多為兼職，且頻繁更換，檔案管理人員存在檔案管理意識不明晰、專業知識不精通、知識結構不合理、創新意識不突出、業務技能不熟練等諸多問題。
4、檔案管理經費投入少，基礎設施建設滯后
高等職業院校正處在發展時期，學校的各方面建設都需要經費投入，由于學校經費緊張，投入的資金很少，所以很難滿足檔案管理部門現代化發展的需要。這就導致了一些必需的檔案設備無法備齊，不少學校檔案的管理、利用還停留在原始的手工操作上。缺少必要的硬件支持，將直接影響實現檔案的現代化管理目標。
5、室藏不豐富，提供可利用的檔案信息有限
由于多數高等職業院校建校時間短，檔案意識相對薄弱，檔案資料不完整、不齊全，信息范圍較窄，導致室藏資料不豐富，不能為檔案信息化建設提供大量翔實、系統的數據資料，給檔案信息化建設帶來一定困難。同時，不少高等職業院校檔案數據庫信息量少，檔案信息與校園網實行物理上的隔離，使利用信息有限。
三、推進高等職業院校檔案管理工作的有效措施
1、加強組織領導，強化檔案意識
首先，學校領導應該認識到檔案工作的重要性，將其納入到學校整體發展的規劃中，促進檔案工作建設與學校其他工作同步發展，并根據檔案工作的主要特點，建立科學管理的層次體系，形成學校領導分管、校辦主任主管、專職檔案人員負責、兼職檔案人員配合的檔案工作網絡體系。其次，還可以充分利用學校資源和人才優勢，如廣播電視、校園網、宣傳欄等，做好檔案知識的普及宣傳，以此增強教職員工的檔案意識，使其熟知歸檔范圍，變歸檔為自覺行為。
2、建立健全檔案管理工作制度，依法治檔
管理工作是檔案部門一切工作的基礎，是發展檔案事業的決定性因素，學校檔案工作的最終目的是通過科學管理和有效地開發利用檔案，促進學校發展。首先，在檔案業務建設上，應把檔案制度建設放在重要位置，使之有章有循，以促使檔案管理制度化、規范化、科學化。如健全《檔案查、借、閱、鑒定和移交制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案管理“三納入”制度》等。其次，建立獨立的檔案管理機構，真正建立起“統一領導、分級管理”的檔案管理體制。
3、提高業務素質，穩定檔案管理隊伍
檔案管理人員的綜合素質是高等職業院校檔案事業發展的關鍵。做好隊伍建設，首先，要加強檔案管理人員的職業技術培訓和提高檔案管理人員的專業素質，要建立相應的培訓體制，鼓勵他們學習新技術、新知識和參加業務培訓。其次，要提高檔案管理人員的現代化意識，鍛煉信息化管理技能，切實加強對檔案現代化管理技術的學習和研究，以適應高等職業院校檔案信息化建設和發展的要求。同時還要注意穩定檔案人員隊伍，專職檔案管理人員不宜頻繁調動。
4、加大經費投入，搞好檔案基礎設施建設
高等職業院校的檔案經費要單獨立項，列入學校財務預算，以符合檔案工作的需要。同時，在財力允許的情況下，逐步改善檔案部門的必備條件，如為檔案部門添置計算機、空調、吸塵器、復印機、掃描儀、防磁柜等，以加強檔案基礎設施建設，滿足檔案工作的最碼要求。檔案部門要運用現在的高新技術手段，保護永不再生的檔案資源，最大限度地延長檔案的壽命。并積極創造條件配置網絡版計算機管理軟件，實行檔案工作的計算機管理，為檔案管理現代化打下堅實的基礎。
5、豐富優化室藏，突出特色
建設特色室藏，提供特色服務，是高等職業院校檔案室賴以生存，得以持續發展的基礎。高等職業院校的專業設置有別于普通高校的特點，既有高職特色又有行業特色，專業性很強，應加快建立本校重點學科、龍頭專業的特色數據庫檔案。同時，高等職業院校培養的學生是高技能應用型人才，其檔案內容要特別注重收集體現其實際動手能力方面的材料，如各種技能證書、技術等級證書等，只有這樣才能使高等職業院校檔案室具有高職特色。
6、加強涉密檔案的嚴格管理
保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神圣職責。保密工作是檔案保管利用工作的重要環節，檔案管理人員要嚴格貫徹落實《保密法》，要十分重視檔案保密，不僅要保證檔案實體安全，也要保證檔案內容的安全。
7、加快檔案信息化步伐，做好電子檔案管理工作
高校檔案信息化建設是以檔案資源建設為核心，以紙質檔案數字化及現行電子文件管理為重點，以計算機網絡建設為基礎，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，確保館藏重要檔案、照片、底片及錄像檔案數字化的一項重要的檔案建設。隨著辦公自動化、網絡化漸趨完善，高校電子信息檔案也經歷了一個從無到有、從不規范到規范化管理的過程。把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發和利用好，并得到長期保存，這是檔案工作者應盡的職責。
8、做好檔案信息資源的開發利用工作
檔案是一種信息產品，又是信息資源庫，合理利用這種資源，使其最大限度地發揮作用及獲得最佳效益，這是檔案管理的宗旨。要改變檔案管理“重保管、輕利用”的傳統觀念，逐步實現簡化整理、強化檢索、優化服務的工作目標，使檔案由過去的以藏為主轉化為開發利用為主，不斷增強學校綜合檔案的服務功能，讓檔案信息資源更好地為教育教學服務。
四、結語
總之，高等職業院校只有從辦學的實際出發， 圍繞檔案工作的特點，與時俱進、改革創新，進一步加強檔案工作隊伍的建設，加大資金投入，優化檔案管理系統的各個結構，才能保證高等職業院校檔案管理事業全面、協調、可持續的發展。
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