文檔管理得心應手柯尼卡美能達文檔管理解決方案解析

來源:用戶上傳      作者:

　　隨著企業的不斷發展壯大，企業相關的文檔文件數量往往會呈指數級增加。面對堆積如山的文件，數據冗雜的企業內部數據庫，如何將這些涉及企業機密和商業計劃的文件管理好，成為擺在企業管理者面前的一道難題。這種情況下，企業往往會選擇采用一套成體系的文檔管理解決方案來解決這些問題。
　　而作為老牌的辦公文印廠商，柯尼卡美能達自然在這一類數字解決方案產品上能拿出值得一提的產品。其推出的文檔管理解決方案就能夠很好地幫助企業梳理內部文檔，讓文檔文件更加有序的被管理起來，并在有需要的時候可以被快速調出使用，降低管理者的管理難度與企業日常運營成本。
　　企業文印行為管控
　　企業的日常文印作業是否管控得當，直接關系到企業日常的文印成本開銷與辦公效率。在這一點上，該解決方案為企業管理者提供了許多實用的功能。
　　日志記錄
　　通過配合文印認證設備，可以在員工進行文印身份認證的同時記錄操作人員及設備信息，記錄所有在復合機上的復印、打印、掃描、傳真和電子郵件作業內容，幫助管理人員了解員工在設備上的所有操作，并對一些不適宜的行為進行攔截管控。
　　文檔安全保障
　　該解決方案可以通過底層驅動技術實現文件的加密解密，在不改變用戶原有的工作習慣的前提下，圖紙和文檔在新建、修改時自動加密。支持添加自定義文件類型加密，用戶通過QQ、郵件、U盤和網盤等非法方式將加密圖紙和文檔傳至外部，將無法打開，保證公司機密資料安全。提供對加密文檔的閱讀和打印添加水印功能，通過自動添加安全警示及版權標識信息來禁止文件非法打印、截屏，降低屏幕錄制和自主打印所帶來的泄密風險。
　　企業文件數據庫管理
　　想要管理海量的企業文檔數據，一些優質實用的管理功能必不可少，這些功能往往能讓企業在必要時更加方便精準地調出數據庫中的相關文件，同時讓負責文檔管理的工作人員在日常工作中事半功倍。
　　智能歸檔
　　在處理不同類型的文檔文件時（如報銷單、發票等），可以預設各種文檔模板，可實現將各種不同格式的文檔混合批量掃描，OCR識別區域字符或者條碼，由系統按照定義的規則自動將掃描后的文檔分類，根據識別結果命名、歸檔存儲在集中的管理平臺，方便后續查詢。
　　關鍵字/索引查詢
　　用戶的作業內容會通過OCR識別后生成可檢索的PDF文件存儲在服務器上，從而支持通過關鍵字搜索文件，查看文件被打印復印的情況，也可以查看具體員工或部門打印、復印、掃描和傳真發送的內容。
　　除此之外，柯尼卡美能達解決方案還可以按照文檔的屬性對文件進行分類。由業務狀況和系統使用者來決定哪些類別屬性對設置文檔索引以及系統中類別和索引的數量不做限制。這一功能類似于Windows的文件夾結構整理文檔和內容，根據客戶、項目、地點、流程和文檔類型等將文檔合并到文件夾中。
　　流轉分發
　　文檔管理解決方案的另一個優勢，就體現在文檔的流轉分發上。傳統手工流轉效率低下，容易出錯，如果通過外部網盤等渠道發送，則存在安全隱患。
　　而柯尼卡美能達文檔管理解決方案可以避免這些問題：如果需要將文檔外部發布時，柯尼卡美能達解決方案可以將需要給別人下載的文件設置成發布狀態，對文檔的獲取方式進行限制，并設置發布時間以及是否可以進行文檔下載；而內部共享時，可以設置共享時間、共享權限，可共享給用戶、用戶組、職位及部門。共享文檔可以在左側共享文檔導航中查看。
　　PDF文件編輯以及權限管理
　　在面對PDF格式的文件時，該解決方案可以替代售價昂貴的Adobe軟件，實現PDF編輯功能。企業用戶能夠按照100 %的行業標準創建、瀏覽、編輯、轉換和協作處理PDF文件，在不影響功能和易用性的前提下實現最大價值。
　　針對這類文件的安全保密需求，搭載的數字權限管理功能可以防止對已啟用該安全性的PDF文件進行復印、保存、打印和搜索等。通過安全處理程序來控制和保護PDF內容。
　　口述備注
　　在支持音頻輸出并且聯網的PC設備上，支持通過語音對文檔添加筆記和注釋：解決方案通過“Dragon Notes”語音識別引擎的云服務器，對語音進行處理并識別后，將作為轉錄文本出現在便利貼中，無縫執行語音處理，且無需帳戶、注冊或培訓。
　　驗證修復
　　為了能夠長期、安全保存電子文檔，能夠保證文件檢索時擁有始終如一的顯示效果，都使用PDF/A國際標準來保存PDF文檔，但是如果遇到非PDF/A標準的PDF怎么辦？通過“兼容性檢查器”提交PDF文件，會自動對該文檔進行PDF/A兼容性驗證，如果PDF不兼容，只需單擊按鈕即可報告問題、解決問題。并可以設置在打開PDF文件時，將立即通過系統托盤中的消息通知您PDF文件是否符合PDF/A，若不是，可一鍵修復。
　　連接到云端
　　這個功能可直接連接至常用文件管理系統，與Microsoft SharePoint Server 2003，2007，2010，SharePoint Services 3.0，Microsoft Office 365，OpenText，eDOCS等無縫集成，實現與云儲存服務一鍵連接，比以往更輕松地在當前系統中定位、修改和存儲文檔，通過“另存為”菜單、“文件夾”視圖或直接從Internet Explorer快速、輕松地將文件保存至DMS，修改后的結果可返回至這些站點。
轉載注明來源:http://www.hailuomaifang.com/1/view-14813925.htm