淺析企業外事管理信息系統建設
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摘 要 隨著中國企業向全球拓展的步伐迅速加快，因公出訪業務量也逐年增加，外事管理工作日趨復雜繁重。企業應結合外事工作實際，建立符合業務需求的外事管理信息系統，實現公司縱向、橫向之間基于互聯網的外事業務處理和信息共享，提升外事管理工作效率和數字化水平。
關鍵詞 外事管理;信息系統;流程;數字化;信息化
近年來，中國企業向全球拓展的步伐迅速加快，外事管理工作也日趨繁重與復雜多樣。部分企業已初步建立起簡單的外事管理信息系統，但由于業務量級的增長，原有系統已無法支撐現有業務。因此，企業應該通過外事管理信息系統的建設，優化外事管理業務流程，提升工作效率。
1 外事管理工作主要問題
1.1 工作流程以線下紙質文件流轉為主
外事管理工作多以線下紙質文件手簽審批的方式進行，遇到領導出差或外出開會則造成審批流程短期停滯，無法進入下一環節，審批效率較低。紙質申報文件易受郵寄、天氣等多方面影響，傳遞速度較慢。同時，橫向同一層級、縱向不同層級的外事工作人員與出訪人員仍然需要依靠電話咨詢和手工查看單據的方式了解業務辦理進度，溝通成本隨著業務量的上漲大幅提升。
1.2 外事管理數字化程度低
外事管理工作可以利用計算機端或手機端在互聯網上實時處理業務流程，現有人工處理方式或簡版外事信息系統難以適應數字化管理需求。境外常駐人員的因公、因私證照管理業務依舊采用箱柜式的手工處理方式，過于中心化的管理模式也無法支持多層級子公司自行管理證照。
1.3 統計分析功能有待提升
外事管理工作使用手工方式收集、整理、分析業務數據時，統計維度、項目和數據因規范化與標準化程度不一，往往導致統計分析結果無法有效指導工作改進。當業務量達到一定規模后，現有統計分析方法無法實時分析展示業務發展的最新問題，造成相關資源配置與實際業務開展不匹配[1]。
2 外事管理信息系統建設的主要工作內容
2.1 外事管理信息系統的主要業務模塊
外事管理信息系統通過梳理因公出國（境）申報審批辦理流程，利用信息化的方式將外事管理工作業務審批全流程在線化。該系統的主要業務模塊包括因公出訪（出國/赴港澳臺）審批、因公出訪證件簽證送辦、因公出訪證件管理、邀請外國人來華審批、簽證表格打印、統計分析等。
?。?）因公出訪審批業務模塊：實現業務主管領導、各級外事管理部門業務人員、出訪人員在線實時進行業務處理，包括出訪任務申報、出訪數據采集、預審批、核發批文等環節。審批工作的進度和結果支持實時查詢。
?。?）因公出訪送辦業務模塊：實現與外交部授權公網系統數據同步，記錄因公出訪證件、簽證和簽注的辦理進度和結果。該模塊支持跟蹤各類申報業務的辦理進度和結果。
?。?）因公出訪證件管理模塊：對相關人員持有的證件進行全面的管理，包括護照、港澳通行證、臺灣通行證及APEC卡的管理，提供證件庫存狀況、領用、歸還、注銷、境外換發的記錄。按照外交部因公護照的管理要求，實時上報護照領用歸還記錄。
?。?）邀請外國人來華審批業務模塊：包括邀請來華任務申報、來華人員數據采集、來華預審批、核發簽證與邀請函、實際來華情況登記等環節。
?。?）簽證表格打印功能模塊：常用國家的簽證表格已預存并按順序排列，給因公出訪人員提供便捷的表格查詢、填寫和打印服務。
（6）統計分析模塊：包括因公出訪業務量、外國人來華業務量、各類出訪證件的持有和分布情況、簽證持有情況、駐外人員分布情況以及外事辦理月度統計等分析模型。
2.2 外事管理信息系統應用框架
為實現外事管理各項業務需求，外事管理信息系統的應用架構由數據訪問層、業務邏輯層、用戶接口層組成。分層設計有利于系統的擴展性和維護性，各層之間的修改均不影響其他層。
?。?）數據訪問層支持Oracle 11G數據庫，提供數據訪問服務，用于存取和管理數據，由數據庫中的表和視圖構成。
（2）業務邏輯層集中處理與外事業務相關的邏輯，擁有高擴展性。確保對業務修改時不影響其他層，包括因公出國管理、證照管理、簽證管理、邀請外國人來華管理等模塊。
（3）用戶接口層是用戶與系統的交互層，由后端所提供的數據和模板組合形成最終的展示內容。根據每次業務處理的請求與結果，生成一個專用的數據。這樣既能減少每次交互的耗時，也可防止無須展示的業務邏輯層數據外泄。
2.3 外事管理信息系統技術架構
外事管理信息系統可采用微軟 Windows Server服務器級操作系統和微軟.NetFramework4.5企業開發框架。應用B/S架構，系統頁面全部采用HTML5技術，結合最新的Ajax技術和Bootstrap頁面框架技術，提供更優良的界面互動體驗。用戶通過主流瀏覽器即可使用全部系統功能。前端展現使用了基于HTML5標準設計的HTML模板技術，有效分離頁面設計和數據展示。數據實體模型庫用于前端頁面和后臺服務器的數據交換，保證與實體數據庫進行有效分離。報表生成工具采用微軟 Office XML文檔格式，兼容微軟Office和金山WPS辦公軟件。
2.4 外事管理信息系統建設注意事項
?。?）與已建信息系統高效對接。外事管理信息系統建設應避免信息孤島現象，需求調研時應充分考慮企業信息化規劃，充分利用現有主數據、人力資源、經營管理、安全管理、風險管控等現有信息系統，使外事系統與上述信息系統進行高效的數據交互和共享。比如，可以和檔案管理信息系統對接，直接將因公出、入境業務相關的電子化文檔同步傳輸至檔案管理系統，提供存儲、下載、查詢等外事檔案服務。
?。?）滿足移動辦公需求。外事業務審批人、出訪人員可通過移動客戶端或瀏覽器登錄使用外事管理信息系統，支持相關人員使用手機實時在線查詢本人的出國團組進度情況、證照辦理情況、出境知識、安全風險預警信息等，提升用戶體驗[2]。 3 外事管理信息系統建設的意義
3.1 業務流程優化
外事管理信息系統的建設推動了因公出入境的管理規范和業務流程變革，使相關人員的工作安排更合理，進而大幅提高外事管理部門的工作效率。系統為外事管理部門、下屬各公司以及出訪人員之間拓展了溝通渠道，消除了地域和時間的限制，提升了企業內部的協作能力，使相互間的信息流動更順暢。
3.2 外事信息數字化
外事管理信息系統以互聯網為紐帶，實現了因公出入境信息的高度共享、應用操作統一協調、行政管理一致協同。系統根據業務辦理的進度，利用即時通訊軟件、短信等方式向外事業務審批人員、出訪人員發送業務處理提醒信息，實現審批信息實時傳遞，達成外事信息共享的數字化應用目標。
3.3 提升統計分析功能
外事管理信息系統的統計分析模塊以多維度的統計分析模型為基礎，通過數據采集、清洗、整理、歸類、分析、發布等過程，提供了更加科學的決策依據，讓各級外事管理部門根據業務現狀做出動態調整，對未來業務發展的預測更合理，以適應不同階段的管理要求?；谧詣踊D形化和可視化的分析決策，有力支撐了外事業務的長久發展[3]。
4 外事管理信息系統的應用情況與不足
4.1 外事管理信息系統應用情況
筆者所在的公司通過升級優化外事管理信息系統，與企業內部各信息系統、外交部授權公網接口順利對接，完成了出國團組審批、證照簽證辦理、簽證信息獲取、出國反饋、智能證照等全流程閉環管理。在外事部門人員不變的前提下，2018年通過外事管理信息系統審批辦理因公出國（境）團組6000多批次，15000多人次;邀請外國人來華100多批次，300多人次;辦理因公證照、APEC商務旅行卡和境外因公證照換發共計3600多本。
4.2 外事管理信息系統的不足
根據外事管理信息系統目前使用情況，可以進一步優化完善外事管理系統功能。在全方位閉環管理方面，可以考慮將行前教育培訓合格情況、員工境外保密協議、法律合規培訓記錄、出入境記錄等流程與信息納入系統管理范疇。利用系統推進因公出國人員行前教育工作，建設和健全片區培訓體系，高效整合上述信息資源，實現因公出國人員培訓全覆蓋，提升境外安全風險防控能力。
5 結束語
本文通過分析外事管理信息系統建設的主要問題、建設內容，討論了系統的主要業務模塊、應用框架和技術框架，簡述了系統的、建設意義、應用情況與不足。外事管理信息系統以流程優化為核心，建立了基于互聯網的外事業務處理平臺，實現了外事管理的高效化、信息化和數字化。
參考文獻
[1] 劉思源，集團外事管理信息化建設框架及效益分析[J].湖北電力，2016，（12）：20-27.
[2] 王新，基于WebGIS的外事管理系統的設計與實現[J].信息與電腦，2016，（05）：106-109.
[3] 劉明明，國土資源行政事業單位護照簽證管理研究[J].國土資源情報，2017，（10）：34-37.
作者簡介
劉旭卿（1987-），男，北京人;學歷：碩士研究生，工程師，現就職單位：中國交通建設股份有限公司國際工程分公司，研究方向：企業信息化管理。
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