云技術中檔案資源共享與管理體系構建
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摘要：隨著計算機技術的不斷發展，云技術概念越來越深入人心，在很多行業與領域都得到了推廣與應用。在綜合檔案管理中也出現了依托云技術搭建起來的系統管理模式，這不僅適應了現代信息社會數字化發展的趨勢，還確保了檔案管理的完整性。本文從云技術的相關內容出發，分析了云技術在檔案管理中的實際應用與存在的問題，并探究如何更好地應用云技術開展綜合檔案管理工作。
關鍵詞：云技術;綜合檔案管理;應用分析
在科技飛速發展的時代背景下，各行業領域開始重視專項科技的應用與升級，以此提高企業經營管理工作水平。云技術就是當前應用技術中的一種常用技術，將其應用于檔案資源管理工作中能夠促進信息資源共享的實現，同時還可以為檔案管理體系的構建提供良好的技術支持，對于企事業單位檔案管理工作的順利進行具有重要的意義。
一、關于云技術的簡要介紹
云技術屬于當代網絡技術與傳統計算機技術進行結合發展而來的技術成果，可以提供以網絡的方式便捷地訪問可定制式的共享計算資源池的一種模式，能夠實現數據信息的共享，其重點在于技術服務與資源的動態配置。云技術的運行原理主要為：在數量龐大的分布型計算機上進行數據信息的計算，使得數據中心管理和運行方式與互聯網運行方式相似，根據具體操作要求將數據信息轉換到各應用中，并且訪問存儲體系與計算機獲得目標資源。云技術的應用優勢主要體現在以下方面：首先，規模龐大。例如當下盛行的谷歌，其云服務器數量超過百萬，大大提高了計算能力。其次是虛擬化。通過云技術的應用能夠確保任何位置的用戶都可以得到相應服務，只要具備移動或PC終端以及通常的網絡即可實現信息的查詢，而無需掌握云技術服務的位置信息。再次，可靠性。通過計算節點的互換及多副本數據的容錯等有效保證技術應用過程的可靠性。第四，共享性。信息共享為云技術的主要特點，可以同時對多應用系統進行支持。第五，高容量。云技術的應用屬于一種動態性的服務，可以結合用戶要求對信息容量進行靈活伸縮。最后是成本低的優勢。用戶結合具體需求支付相應費用即可享受信息服務，無需以投資的方式購買軟件。
二、云技術在數字化檔案管理應用中的問題
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眾所周知，云技術是建立在互聯網技術基礎上的，而互聯網安全與個人隱私保護、著作權保護與國家安全問題都有著密切的關系。在激烈的市場競爭中，借助互聯網手段盜取商業機密的案例越來越多。因此，要想確保云技術的作用能夠在綜合檔案管理中得到更大的發揮，就需要確保自身安全，能夠健康有序發展。
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云技術的發展具有個性化的特點，在不同的行業、不同的單位中進行了不同程度與方向的開發與使用，這造成在當前世界范圍內針對云技術的合格標準沒有統一的規定。需要注意的是，這種情況會影響到單位之間基于云技術的合作，甚至在以后可能會成為制約云技術發展的桎梏。
三、云技術下檔案管理的對策
（一）檔案信息存儲更安全，為用戶提供個性化定制服務
借助云技術搭建起來的云平臺具有強大的運算處理能力，能夠為用戶提供高質量的云存儲服務，通過云存儲能夠將各種形式的存儲系統借助相應的軟件工作集結在一起共同為用戶服務，大大豐富了傳統的數據存儲服務內容，用戶能夠體驗更加豐富的應用訪問業務。在此種模式中，當用戶將搜索到的信息存到云端后借助在服務器中運行應用程序進行運算處理，使得檔案管理中各項服務無間隔開展，更加安全可靠。用戶還能夠根據自身的實際需求借助云服務系統定制自己想要的服務內容，實現對不同資源的應用與分享。與此同時，云平臺還能夠在分析廣大用戶的實際需求后對內部資源進行重新安排部署。
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對于云技術的應用，確保檔案信息的安全性為第一要務，而云存儲是多租戶對存儲設備進行共享，需對相關數據信息實施必要的隔離，提高信息安全性。服務商方面對不同用戶分配獨立的數據存儲空間、訪問管控對策、存儲對策及訪問日志文件等。信息化檔案館則應確保館藏資源的定期備份和保存。還應構建完善的用戶管理體系，對訪問檔案資源的用戶設置權限，用戶在通過身份審核的條件下才能夠進入檔案系統。同時做好管理員權限管理，將秘鑰和系統管理權限分別交給不同管理員負責，避免泄露信息的風險。
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云技術環境下開展的綜合檔案管理工作能夠提供更具個性化的特色服務，服務的針對性得到強化，借助多重服務形式為不同的用戶群體提供不同層次的能夠滿足其需求的方案信息，大大延伸了綜合檔案管理的服務范圍，使得檔案管理的作用得到更加充分的發揮。此外，借助云技術本身強大的運算能力，能夠針對管理系統中的檔案建立智能化的跟蹤系統，對用戶的查詢軌跡進行跟蹤，為用戶推送更有針對性的信息。與此同時，在微信平臺、網站不斷發展的今天，借助移動通信技術以及5G技術搭建檔案信息推動平臺，用戶在移動客戶端通過相關的APP就能夠完成對檔案資料的查詢與下載，并進行線上咨詢，足不出戶即可享受多重信息服務。
四、結語
隨著科技的發展，借助云技術的優勢進行信息化檔案資源共享與管理體系的建設依然成為事業單位新時代背景下的發展趨勢，各主管部門應正確認識信息化檔案資源信息系統平臺及對應管理體系的重要意義，結合自身發展實際采取合理的技術措施促進信息化建設，從而更好地發揮檔案管理工作的社會價值。
參考文獻：
[1]李芳.云技術中檔案資源共享與管理體系構建[J].辦公室業務，2016（22）：179.
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