人工智能在檔案信息化管理中的應用
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摘要：在當前的檔案管理過程中，由于信息化檔案的應用范圍越來越廣，因此傳統的檔案管理工作也越加困難，檔案的數量隨著檔案構建的方法越來越簡單，其數量也從傳統的以GB計算轉變為了以TB甚至PB的量級展開計算，而這種計算完全超出了人類能夠管理的極限，因此需要將人工智能加入到檔案信息化管理的過程中。本文介紹了當前信息化管理中應用人工智能的必要性，并介紹了在信息化檔案管理中應用人工智能技術的方式，旨在提升檔案信息化管理的效率。
關鍵詞：人工智能;檔案管理;信息化
人工智能是一種先進的技術，其通過大量的學習來對自身的工作能力進行優化、延伸與拓展。將人工智能技術應用到檔案信息化管理的過程中，能夠大幅提升檔案信息化管理的質量。但是，當前的人工智能技術的應用仍然需要有一定的要求，因此，如何最大效率地在檔案信息化管理中應用人工智能技術，是當前需要解決的問題之一。
一、檔案管理工作中人工智能應用的必要性
在當前時代，人工智能在圖像、語音識別;文本處理;游戲博弈等諸多方面完全超越了人類，并且正在逐步占領醫療、數字管理和金融行業等現代服務業的核心地位，逐漸地滲入了人們的日常生活之中。人工智能的代表技術主要有自然語言處理、模式識別、專家系統、機器學習以及分布式人工智能等。人工智能技術是未來科技發展的主流，同時也是公共檔案館工作過程中的必要技術。檔案管理工作作為企業、事業單位中必要的工作，需要順應時代外部驅動，同時應用新技術做好檔案管理做的創新與服務優化[1]。
特別是在當前的情況下，電子文檔的數量出現了爆炸式的增長。當前檔案信息資源的總量十分龐大且仍然呈急速增長的趨勢，在當前的大數據時代之下。電子文檔管理面臨著極大的挑戰：文檔的數量越來越大、電子文件逐漸向著非結構化發展，因此，如何在數據之海中查詢需要的信息，并實現科學的數據管理工作是當前檔案管理工作中的重要問題。應用人工智能技術，優化各個管理環節，可以實現電子文檔的智能化管理，并解決管理過程中遇到的問題與挑戰。因此，在針對收集過程時，可以應用文字識別技術、圖像識別技術、內容檢測優化和自然語言處理等技術，加快錄入文檔和內容鑒定工作。因此，將人工智能技術投入到電子文檔管理之中，是當前檔案管理工作中解決管理困境的最有效途徑之一。
二、人工智能在檔案管理中的應用
?。ㄒ唬┨嵘龣n案管理效率
根據檔案信息化管理的具體要求而言，人工智能化的檔案管理重點將從實體保管以及利用的方式轉向以數字化檔案和信息化存儲的方式向用戶提供檔案查詢和管理服務，這種技術會讓檔案管理工作逐漸走向規范化、數字化、網絡化、社會化的發展進程。以人工智能為基礎的檔案信息化管理工作的主要內容是將已經數字化的檔案歸類、管理，統計和優化。目前，數字化檔案的手機主要是利用設備掃描、數據壓縮等技術將傳統的紙質或是硬件存儲的文件和已歸檔的電子檔案組織成結構有序的檔案信息庫，并利用人工智能技術將檔案中的文字、錄音、影像等資料按照經過訓練的方式對其進行分析和管理。近年來，隨著計算機技術的發速發展，人工智能技術將自身的視覺辨認、語音分析和機器學習等方面發展到了遠超人力管理能力的底部，特別是在自我學習方面，人工智能已經可以完成對視頻、語音、圖片等非結構化數據進行分析、識別與整理。與人力相比，其工作效率和工作時長已經完全能夠取代人類，因此人工智能技術應用在數據識別和整理方面會使工作變得更為有效且更加準確，進而大大提升檔案數字化管理的效率[2]。
（二）優化檔案共享效率
檔案信息的數字化、網絡化是互聯網時代下檔案管理的新要求。而且這種方式跟家方便，也能讓使用者以更快、更準確的方式查找檔案和資料，因此也是檔案管理服務中優化服務質量的關鍵。在我國當前的檔案的檢索分類中，一般都根據《中國檔案分類法》規定的類目進行檔案細分，檔案的使用者若是不熟悉檔案的分類標準則會大幅降低檔案管理的效率。在進行材料檢索的過程中，人工智能技術的智能檢索會在進行檢索的同時考慮資料的相關性和重要性，同時還可以運用各字段加權混合索引的方式以獲得更加優質的排序結果，并保證資料索引的準確性，同時人工智能檢索技術還可以將相關性最高的信息列在最前端，在提高檢索速度的同時提升檢索的準確率。此外，人工智能線上服務還能通過語言加工系統來允許用戶使用語言進行提問，并根據人工智能自身集成的推理能力來演繹答案。再加上智能檢索本身具有機械學習的能力。通過對環境進行分析和模擬的方式，人工智能系統能夠從環境中提取有用的信息并將其輸送到學習系統之中，再利用這些信息豐富合體環保執行系統的知識庫中的過時的或是錯誤的信息，執行系統通過推論和演算知識庫中已有信息來完成檢索任務，同時在完成檢索的同時將最新的信息反饋給學習系統，最終實現知識的學習和認知，并通過感知用戶的信息類型和信息喜好的方式來智能化地推送檔案信息，從而促進檔案信息查找和管理的質量與有效性。
三、結束語
總而言之，要想完成以人工智能為基礎的檔案信息化管理工作，就要從優化檔案管理工作自身入手。通過科學化。智能化、高效化的方式，同時將有效的優化手段引入到檔案管理過程中，以打破當前檔案管理工作中的障礙構建完善的人工智能信息化檔案管理體系，進而提升檔案管理工作的質量和有效性。
參考文獻：
[1]張軍君.人工智能在檔案管理工作中的應用進展研究[J].江蘇科技信息，2019，36（07）：29-31.
[2]胡春銳，雷稚薔.淺析人工智能技術在檔案管理信息化中的應用[J].黑龍江檔案，2019（01）：33.
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