港口企業如何在物資采購流程中貫徹“5R”原則

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　　采購和供應商管理是所有企業都無法回避的重要管理問題，其對維持企業正常運行、提高企業競爭力有著極其重要的現實意義。采購管理作為港口企業生產經營管理過程中的基本環節，越來越受到港口企業的重視。規范采購和供應環節已經成為港口企業可持續發展戰略的重要組成部分，有利于提升港口企業采購管理的專業化水平，降低采購成本，提高采購效率。
　　1 采購管理的重要性
　?。?）采購管理是港口企業的利潤杠桿。采購管理存在利潤杠桿效應：假設某企業的稅前利潤率為10%，那么該企業每收入10萬元，將獲得1萬元利潤;如果該企業將10萬元收入中的5萬元用于采購原材料，并且經過努力使采購成本降低2%，則利潤將增加1 000元;而若要通過增加銷售額來獲取這元的利潤，則須使銷售額增加10%。顯然，通過改善采購管理使采購成本降低2%是可行的，但對于成熟的市場來說，使銷售額增加10%卻不是一件容易的事情;因此，港口企業想方設法優化采購管理，以增加企業利潤。
　?。?）采購管理是港口企業服務質量的保證。采購管理能夠間接提升碼頭操作標準化水平、碼頭設備完好率和碼頭作業效率，從而增強港口企業競爭力。采購策略不當會使港口企業服務質量和形象受到影響，例如：雖然一些物資采購價格便宜，但在其使用過程中問題不斷，這會大大增加其使用總成本;假冒偽劣物資則會使企業蒙受更大的經濟損失。可見，加強采購管理對提升港口企業核心競爭力具有十分重要的意義。
　　2 采購管理的基本原則
　　企業在采購過程中應當遵循的基本原則是：在適當的時間（right time）以適當的價格（right price）從適當的供應商（right supplier）處購買適當數量（right quantity）和適當質量（right quality）的物資。上述原則簡稱“5R”原則。
　?。?）適價原則 價格決定采購成本，因此，價格是企業在采購活動中最關注的要素。物資價格不僅與物資種類、客戶購買數量和購買行為持續時間及市場供求關系有關，而且與采購人員對該物資市場的熟悉程度有關。采購人員可以通過多渠道詢價深入了解市場，以便進行比價。
　?。?）適質原則 港口服務要求“四低三短”，即安全事故率低、質量事故率低、投訴低和成本低以及船舶在泊時間短、車輛在港時間短、窗口服務耗時短。如果采購物資的質量達不到使用要求，不僅會增加企業的使用成本，而且會降低企業的服務質量和服務效率，甚至引發安全事故。
　?。?）適時原則 在企業已經確定采購計劃的情況下：若物資未如期送達，則會導致設備不能按時出勤，影響企業的生產組織，降低服務質量;若物資提前送達，則會造成庫存過多及采購資金積壓，增加企業的資金成本?？梢姡回洉r機對企業十分重要。
　?。?）適量原則 雖然批量采購有可能獲得一定折扣，但會積壓采購資金;因此，合理地確定采購數量相當關鍵。采購人員不僅需要監督供應商準時交貨，還要強調按訂單數量交貨。
　?。?）適商原則 通過發現、篩選、調查等手段選擇有資質、守信用、具有較高服務能力和質量管理水平的供應商是采購管理的關鍵環節，也是決定采購原則能否落實的關鍵因素。
　　3 港口企業如何在物資采購流程中貫徹
　　 “5R”原則
　　港口企業對采購物資實行全生命周期管理，即跟蹤記錄物資從采購入庫到最終報廢出售的全過程。港口企業只有在物資采購流程中貫徹“5R”原則，才能有效地計劃、組織、指揮、協調和控制采購過程，發揮采購的最大價值。
　　3.1 提出需求
　　港口企業提出采購需求的部門主要是一線操作部門，采購部門在審核采購需求時主要應當關注“5R”原則中的適量原則和適時原則。在適量原則方面：如果物資需求可以通過維修來滿足，則無須采購;如果物資有庫存，則可以減少采購數量;如果物資無庫存，則審核采購數量的合理性。在適時原則方面：審核采購時間是否合理，是否既能夠滿足現場生產的要求又不造成庫存和資金成本浪費。采購需求審核完畢后，采購部門編制采購計劃，隨即進入采購環節。
　　3.2 實施采購
　　此環節關注的重點是“5R”原則中的適商原則和適價原則。在適商原則方面，可以根據港口企業采購物資的種類和價格選擇供應商：對于鋼絲繩、輪胎等大宗物資或機油、濾芯等價格不高但用量較大的物資，可以在年初采取招標的方式選擇定點供應商，通過規模采購來降低采購成本;除此以外的物資，可以按照價格選擇供應商。對于價格低于我國《招標投標法》規定額度的物資，可以通過詢比價或邀請報價的方式選擇供應商。港口企業一般通過直接尋找、第三方推薦、供應商自薦等方式挖掘供應商，然后采取電話詢問、現場走訪、市場調查等方式從資質、信譽、服務能力和質量、管理水平等4個維度入手對供應商進行篩選，最終確定進入企業供應商庫的供應商名單。對于價格處于我國《招標投標法》規定額度以內的物資，按照規定采取公開招標或邀請招標的方式選擇供應商。供應商確定后，港口企業與供應商簽訂采購合同并發出訂單。
　　3.3 交貨驗收
　　交貨驗收環節關注的重點是“5R”原則中的適質原則、適量原則和適時原則。交貨驗收環節主要從規格、型號和外包裝等方面把控物資質量，同時需要清點物資數量，避免實際采購物資質量和數量與訂單要求不符。交貨時間也是該環節重點關注的對象：若交貨時間提前，則會導致物資庫存時間延長，從而降低存貨周轉率，增加企業資金成本;若交貨時間延后，則會影響設備正常使用，降低企業服務效率。對于在交貨驗收環節發現的問題，采購部門應將其及時傳達給供應商，以免再次發生類似問題;同時，對發現的問題進行記錄存檔，以便年底評價考核供應商。
　　3.4 安裝使用
　　物資安裝使用環節關注的是“5R”原則中的適質原則。在交貨驗收環節，僅對物資外包裝進行檢查，物資真正的性能質量在實際使用環節才能體現。相關部門記錄物資初始安裝時間和報廢時間，從而了解物資的實際使用壽命。如果物資實際使用壽命與合同約定相同或長于合同約定，說明物資質量滿足要求;如果物資實際使用壽命短于合同約定，說明物資質量與要求不符。對于質量不達標的物資：一方面，通知供應商整改，并在付款時扣減質量不符合要求物資的款項;另一方面，將該批物資列入對供應商的評價考核內容中，以便港口企業遴選優質供應商。報廢物資可以存放在報廢備件庫中，以便統一出售可回收物資;對于不宜回收的物資，按照我國《環境保護法》的要求做好報廢物資處理。
　?。ň庉嫞翰芾颦?收稿日期：2019-01-31）
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