ERP環境下的生物醫藥企業銷售內部控制研究
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摘要：隨著市場經濟的不斷發展，企業間的競爭在不斷加劇，生物醫藥企業同樣面臨著較大的競爭壓力。銷售在生物醫藥企業經營與發展中占據著至關重要的位置，其不僅影響著企業的經濟效益，同時還在一定程度上影響著企業的發展。因此，生物醫藥企業若想更好的在激烈的市場競爭中生存與發展，就需要在ERP環境下，加強銷售內部控制，以此充分發揮銷售內部控制的重要作用。本文針對ERP環境下生物醫藥企業銷售業務流程和對銷售內部控制的影響進行了分析，并提出EkP環境下生物醫藥企業銷售內部控制的有效措施，希望有助于生物醫藥企業的長遠發展。
關鍵詞：ERP環境;生物醫藥企業;銷售;內部控制
中圖分類號：F270.7;F275 文獻標識碼：A
近些年，在我國政府相關政策扶持下，醫藥行業充分利用自身擁有的先進資源設備和技術，在市場需求不斷擴大的推動下，得以蓬勃發展，并且發展前景十分廣闊。而ERP環境下的銷售內部控制的實施，轉變了以往較為粗放的管理模式，形成了對銷售的精細化管理和控制，這對生物醫藥企業來說，不僅可以避免虛假會計信息的出現，同時還有助于為企業決策者提供有效的依據，從而實現企業效益的提高，進而促進企業的可持續性發展。
1ENP概述
ERP為企業資源計劃，隨著ERP的不斷發展與進步，目前ERP所涉及的內容不僅包括財務、訂購、銷售等方面，同時還包括產品質量管理、銷售業務管理以及各種軟件的應用等方面。對于企業管理來說，內部控制的完善和有效實施與企業的生存和發展具有直接的關系。而銷售是企業盈利的關鍵環節，因此在ERP環境下，加強對銷售的內部控制，有助于降低風險的發生，從而促進企業的高效發展。由此可見，ERP對生物醫藥企業銷售內部控制的實施有非常重要的現實意義。
2ENP環境下銷售業務的處理程序
在ERP環境下，大部分生物醫藥企業銷售業務的處理程序主要包括，第一，企業在接收到客戶提交的訂單申請時，應該及時結合客戶對產品的要求創建銷售訂單。第二，銷售部門結合企業銷售政策對銷售訂單進行嚴格的審核，并簽訂銷售合同，以此明確生物醫藥企業和客戶各自的權利和義務，一旦簽訂合同，雙方必須嚴格按照銷售合同中的條款承擔各自的責任并履行各自的義務。第三，為了確保達成交易后生物醫藥企業及時收回貨款，降低壞賬風險，生物醫藥企業應該對客戶的信用進行嚴格的審核，以此保障企業的經濟利益。第四，在銷售合同草案通過審批后，銷售工作人員應該與客戶進行具體交易細節的商定，并完成正式銷售合同的簽訂，從而確定雙方的合作關系。這時，企業銷售工作人員應該及時將銷售訂單錄入ERP系統中，并生成具體的發貨單。第五，企業倉儲部門接收到發貨單后，應該依照發貨單的要求，通過ERP系統生成出貨單，貨物安排就緒后，對發貨單中的產品名稱、規格、數量、批號等信息進行嚴格的核對，審核無誤后進行發貨，并在ERP系統中對該銷售業務的發貨單進行勾對。第六，在確認發貨出庫單準確無誤后，在ERP系統中開具虛擬發票，并根據虛擬發票進行過賬。第七，在ERP系統有預售賬款收款、應收賬款和直接收款三種收款方式，生物醫藥企業最常運用的就是應收賬款收款方式，因此應該加強對應收賬款的管理，在企業收到貨款后，應該及時將收款單錄入ERP系統，以此及時體現出企業應收賬款金額的變化。第八，一旦企業銷售的產品出現任何質量問題時，通常會被客戶退回。在開展銷售退回業務時，首先應該對退回的商品進行檢查和審批，隨后驗收退回貨物并入庫，最后沖銷應收賬款。第九，對于無法收回的應收賬款，企業應該確定其為壞賬，并由會計工作人員對壞賬進行核銷。
3ERP環境下銷售各環節的內部控制
3.1 ERP環境下訂貨環節的內部控制
ERP環境下，生物醫藥企業銷售業務訂貨環節內部控制的實施是通過產品的銷售過程中的管理功能實現的。訂貨單是整體銷售業務賬目數據的重要原始依據。因此，在對訂貨環節進行內部控制的過程中，應該有效的管理訂貨單中的各類分項。這也是企業銷售業務內部控制的基本環節。首先，在ERP系統中完善銷售業務訂貨環節相關授權程序。其次，建立客戶誠信檔案，嚴格審查客戶的信用等級和額度。最后，通過ERP系統，對銷售業務相關單據實施嚴格、周密的審核。
3.2ERP環境下發貨環節的內部控制
ERP環境下對企業發貨環節實施內部控制的主要目的在于防止相關工作人員自行發貨。具體做法包括，首先，相關工作人員依照ERP系統自動生產的訂單進行出貨，并對出貨單進行仔細的核對，確定其是否符合企業出貨程序。其次，在企業主管確定出貨單后，利用ERP系統開具虛擬發票。相關會計工作人員應該制定與之相對應的報表。最后，會計工作人員將記賬單、銷售發票等進行有機的結合，以此控制好企業銷售業務的公允性。
3.3ERP環境下應收賬款回收環節的內部控制
ERP環境下，生物醫藥企業在實施應收賬款回收環節內部控制的過程中，首先應該對ERP系統中的賬目回收款項的實際情況進行實時核對，在確定應收賬款的回收時間是否在客戶的信用期間內，針對已經收回的應收賬款應該及時的進行銷賬處理。其次，針對特殊類型的銷售業務，企業工作人員應該在ERP系統找那個設置提醒系統，以此及時的了解客戶貨款的支付情況。最后，對在規定期限內收回的應收賬款，應該在ERP系統中對其進行誠信評估，并在客戶的信用檔案中進行詳細的記錄。
4ERP對企業銷售內部控制的影響
4.1改善了銷售內部控制的環境
在ERP環境下，生物醫藥企業實現了無紙化辦公，工作人員可以在ERP系統中高效的完成銷售訂單、產品生產、材料采購計劃等制定，大大提高了數據信息傳遞的速度和數量。ERP的程序化管理內涵，不僅有利于企業有效的掌握和控制資料，同時還有助于企業管理階層做出更好的銷售內部控制決策。
4.2提高了銷售內部控制質量 ERP系統在生物醫藥企業原有組織架構的基礎上，整合了各個階層工作人員的崗位職責，以此全面的管理和控制企業內部權責體系，并對各個崗位在ERP系統中使用的功能和信息權限進行合理的設置，從而確保企業管理層的各項決策都能夠得以有效的執行。ERP系統在具體設置各階層工作人員的權限后，工作人員需要通過授權才可以執行相關業務。在ERP環境下，各階層權限的劃分應該遵循不相容崗位相分離的基本原則，應收賬款、應付賬款、明細賬、總分類賬均由ERP系統自動生成，以此實現銷售內部控制質量的提高。
4.3為信息和溝通提供了便利
隨著生物醫藥企業銷售業務活動的變化，ERP系統中的相關數據信息也隨之發生改變，這就需要及時、有效的傳遞數據信息，以此為企業管理層及時了解現階段銷售業務的數學信息提供一定的便利，并結合這些財務數據信息深入的分析企業經營中存在的問題。通過ERP系統，可以較好的將財務工作人員與企業管理階層緊密的聯系在一起，管理層的決策可以更加準確、便捷的傳遞給具體執行工作人員，并且管理層可以隨時對銷售業務的數據以及內部控制信息進行查詢，以此對執行工作人員實際完成任務情況和效果進行及時的掌握，從而在一定程度上提高企業銷售內部控制效率和效果。由此可見，ERP系統能為信息和溝通提供一定的便利。
4.4提高了內部監督的有效性
在ERP環境下，可以準確發現生物醫藥企業銷售內部控制的評估點、手段和主要負責人，以此確保銷售內部控制的順利、有效執行，從而對其中存在的問題和薄弱的環節進行改進和優化。ERP系統的引進，在一定程度上提高了銷售內部控制的效率、靈活性、及時性，同時還可以對存在的漏洞進行預防、檢查和彌補，以此提高內部監督的有效性。
5ERP環境下銷售內部控制的有效措施
5.1合理選擇供貨商和銷售渠道
生物醫藥企業產品的質量和最終定價與生產原材料的質量和采購成本之間有著直接的關系。因此，應該謹慎審核供貨商，以此有效的保障采購材料的質量符合企業要求的標準。這時需要對供貨渠道進行嚴格管理，以此控制供貨商所提供物資的質量。當與供貨商簽訂采購合同后，應該對整體采購程序實施嚴格控制，重點關注供貨商生產和供應情況。另外，企業決策層在面對諸多銷貨渠道時很容易出現以公謀私的行為，因此，企業應該針對客戶進行定期的評審，以此實現對銷售的內部控制，針對第一次進行合作的客戶應該實施嚴謹的考核，并制定科學的、合理的考核標準，針對老客戶應該定期的對其資格進行復查，以此根據客戶的實際情況及時更新客戶相關資料和信用等級，在ERP系統中設置嚴格的客戶信息更改權限。生物醫藥企業可以利用ERP系統中所記錄的數據自動化的對客戶的資質進行更新，以此為企業管理層對客戶情況的了解提供一定的便利，從而減少企業經營風險的發生。并且還可以利用ERP系統的智能化功能自動比對客戶信息，以此減少貪污行賄事件發生。在實際銷售內部控制過程中，企業可以在ERP系統內設置客戶考核標準，以此進行客戶篩選。
5.2創造良好的銷售內部控制環境
生物醫藥企業可以根據企業內部組織框架和各崗位的職能在EPR系統中設置不同的處理權限和信息查詢范疇。ERP系統中的各項功能是確保被授權批準的工作人員才有權利對企業各環節的業務操作。通過ERP系統對生物醫藥企業信息訪問權限進行合理的控制，有助于提高訂單信息的安全性和準確性。為了創造良好的銷售內部控制環境，企業應該嚴格控制合同審批程序，在ERP系統中，未經過批準不得對采購合同實施操作。對于ERP系統的執行者來說，其不可以登錄其他工作人員的系統進行操作，相關工作人員只可以在自身權責范疇內實施ERP系統操作。企業在變更ERP系統操控工作人員時，或者相關工作人員ERP系統的密碼泄露時，應該及時更換新的密碼。ERP系統相關操作工作人員在離開工作崗位時應該及時對系統進行鎖定或者退出的處理，以此避免出現泄露企業機密的風險。為了適應并應對千變萬化的企業內部和外部銷售控制環境，企業應該準確的把握關鍵性通知點，并以此為切入點對企業銷售實施內部控制，并及時發現銷售內部控制中的問題，以此改進和優化生物醫藥企業銷售內部控制環境。
5.3利用ERP加強對銷售合同的管理
生物醫藥企業銷售內部控制，主要包括銷售產品種類、數量、客戶以及銷售計劃等信息的管理。其中銷售計劃又分為銷售合同和銷售訂單，中長期銷售計劃被稱之為銷售合同，短期銷售計劃被稱之為銷售訂單。企業銷售中的各個環節緊緊相扣，共同構成了完整的銷售流程。ERP系統中的銷售合同應該與紙質銷售合同之間保持一致，并且應該同時創建與簽訂。企業的各項經濟活動均在會計憑證上有完整的記錄，通過ERP系統可以了解到企業完整的生產經營業務流。在將銷售訂單輸入到ERP系統中時，通常情況下，ERP系統會自動對客戶的信息進行認證。ERP系統中的銷售分銷模塊可以為企業提供不同的銷售訂單類別，以此適應企業不同類型業務的需求，確認銷售訂單后便是發貨階段。企業的倉儲工作人員應該依據發貨單進行產品提貨，完成發貨后應該在ERP系統內進行發貨過賬，ERP系統會自動生成相關會計憑證，并對產品庫存進行更新，依據交易事項開出相應發票。完成發票開具后，ERP系統會自動過賬到財務會計，并形成銷售收入，而發票是生物醫藥企業重要的財務憑證，集成化管理了企業的物資和財務。
5.4加強風險的分析和評估
ERP系統是生物醫藥企業銷售內部控制的一種重要工具和手段，其自身并不構建內部控制機制，而是一種較為大型并復雜的信息集成化系統。ERP環境下，該系統也給生物醫藥企業帶來了新的風險，因此，企業在實施銷售內部控制的過程中應該加強對ERP系統的控制，以此降低風險發生的幾率，從而確保銷售內部控制順利、有效的實施。而加強風險分析和評估可以促使企業及時的識別企業經營過程中遇到的各種各樣的風險，并加以防范，同時制定相應的方案加以解決。企業可以利用ERP系統實施風險分析和評估，以此減少企業經營中不必要的損失，從而確保企業戰略目標的順利實現。企業可以組織專業工作人員利用ERP系統對企業價值鏈以及業務程序進行深入的分析，以此準確的把控企業重要風險的控制點，從而達到防范風險的目的，進而實現對企業銷售的內部控制。
5.5加強對復合型人才的培養
ERP環境下，信息系統是生物醫藥企業實施銷售內部控制的主要客體，企業內部審計部門若想全面了解和掌握ERP系統相關知識體系，就需要加強對復合型人才的培養，要求相關工作人員不僅需要具有完善的內部審計相關知識，同時還需要具有一定的信息技術，以此提高相關工作人員對ERP系統的使用能力，促使其能夠及時、準確的辨認和解決系統運行中出現的故障，從而實現企業經營效率和效果的提高。企業若想更加充分的利用ERP系統，就需要加強對企業內部人才結構的優化，以此提高ERP系統運行的安全性和有效性。例如，某生物醫藥企業十分注重ERP環境下的銷售內部控制，定期的聘請具有較高資質的專家對ERP系統進行評估和監控，以此及時發現系統中存在的弊端和漏洞，并及時的進行改善。該企業還加大了能夠熟練操作ERP系統專業技術人員的引進力度，以此確保ERP系統運行中出現的各種技術方面的問題能夠及時的得到解決，從而提高ERP系統的安全性和高效性。另外，該企業還定期組織內部相關工作人員進行ERP系統知識與技術專項培養，以此不斷完善相關工作人員銷售內部控制方面的理論知識體系和信息技術，進而為該企業銷售內部控制的順利實施提供了重要的人才保障。
綜上所述，隨著生物醫藥企業的不斷發展與壯大，銷售內部控制的重要性越來越明顯。ERP環境下，生物醫藥企業銷售內部控制環境得到了很大的改善，并且銷售內部控制的質量和有效性得到了相應的提高，同時還為信息與溝通提供了一定的便利。因此，ERP環境下，企業應該合理的選擇供應商和銷售渠道，加強對銷售合同的管理和風險的分析、評估，并加大對人才培養的力度，積極為銷售內部控制創造良好的環境，從而確保企業銷售內部控制的順利實施，進而促進企業的可持續發展。
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