完全學分制改革下的學費管理體系
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摘要：完全學分制改革對學費管理是一個巨大的挑戰，為滿足完全學分制的管理要求，需要對現有的學費管理體系作出一些變革。學費管理體系中，一項重要工作是學費系統和教務系統之間的數據交換，本文著重對兩系統數據交換過程中存在的一些問題進行分析并對相關的解決方案提出構想，希望對實際工作有參考意義。
關鍵詞：完全學分制;學費管理體系;數據交換;構想方案
中圖分類號：G647 文獻標識碼：A
完全學分制是以學分作為計算學生學習量的單位，以學分衡量其學業完成情況，并以學生取得最低必要學分作為畢業標準的教學管理制度。完全學分制的核心是學分，學費管理部門以教務核定的學分作為收費依據。學費作為學校日常運轉的重要資源之一，在完全學分制改革的背景下，加強學費管理，改進和完善學費管理體系是改革中的一項重要任務。
1學費管理的發展階段
完全學分制改革前，學生的收費經歷過以下三個階段：第一，學年制學費階段，即按學年收費，畢業時不進行學分結算;第二，學分制收費階段，即按專業學費、學分學費收費，畢業時結算學分，學費多退少補;第三，學年預收階段，即按學年預收，畢業時按學分進行結算，學費多退少補。以上三個階段中，學生因休學等學籍變動需要延長學制的加以延長，休學期間不收取學費。
學年制學費階段。學費系統的管理模式為：不同專業的學費標準不同，新學年開始，教務部門將編好學號的學生基本信息提供給學費管理部門，學費管理部門將學生信息導入學費系統中，對學費進行建賬并收費，收費方式為委托銀行扣款或網絡自助繳費。畢業離校時，學生通過畢業資格審核，交清學制內的學費即可辦理畢業離校手續。
學分制收費階段。學生學費根據修讀學分及批準的學分收費標準計算后收取。在嚴格遵守學生正常完成規定學業所繳納的學分學費總額不得高于實行學年制學費總額的前提下，報發改委、財政廳、教育廳等上級主管部門備案后，將學生學費按專業學費和選課課程學分學費兩部分計收，不同專業的專業學費不同，學分學費單價相同。專業學費在每學年開始時建賬，學分學費根據教務部門傳遞的學分數據建賬。畢業離校時，根據學生實際修讀課程的學分，進行學分學費結算，多退少補。
學年預收階段。對學生實行學分制管理，學年制學費預收。每學年按照學年制學費標準對學生學費建賬并收取，畢業離校時，根據學生實際修讀課程的學分，進行學分學費結算，多退少補。
2學費管理中存在的問題
在學費管理的以上三個階段中，學費系統和教務系統是相互獨立的，需要人工處理數據才能將兩系統中的學生信息關聯起來，這樣的處理過程會存在一些問題。由于兩個系統中的數據不能自動關聯共享，在人工傳遞數據的過程中，一方面，數據可能會滯后，導致學費系統中的學籍信息與教務系統的不完全一致;另一方面，兩系統之間的學分數據可能傳遞不及時，影響學分學費的建賬及收取工作。兩系統之間采用人工傳遞、處理數據的方式，相比較于直接從系統中讀取數據而言，人工處理過程會增加差錯風險和內部控制風險。學生選課是在教務系統中進行，而交費則是在學費系統接收教務學分數據并建賬完成后進行，學生先上課、后交費。雖然已經提供多種方便、快捷的交費方式，但是學生交費的積極主動性仍然不夠，學費欠費情況不容樂觀。
3完全學分制改革給學費管理帶來的挑戰
完全學分制是貫徹落實教育部《普通高等學校本科專業類教學質量國家標準》的具體措施，是學校組織管理體系優化調整的推動力量。學費管理體系的構建是完全學分制管理中的一個重要環節，主要涉及教務、財務、學院三個部門，教務部門提供學生基本信息及學分數據，財務部門接收數據，對學生學費進行建賬并收取，以上兩部門需要分別將學分數據、學生學費隋況傳遞至各學院，學院再將學分、學費情況通知到學生，完成學分的核對及學費的繳納，流程（見圖1）。完全學分制改革給學費管理帶來的挑戰不僅在于財務和教務兩部門之間系統數據實現自動化交換，還在于部門之間的協作配合。從圖1流程中可以看出，數據最終需傳遞至學生，因此，如何將學分及學費情況準確及時地通知到每個學生并督促其認真完成核對也是對現有學費管理體系的一個挑戰。
4完全學分制改革下學費管理體系的構想方案
在學費管理的各發展階段中，由于學費系統和教務系統各自獨立運行，學費系統不能自動獲取學生選課信息生成學分學費，可能會造成學費收費及清算工作不及時、不準確。完全學分制改革實行彈性學制，要求對學分學費進行及時、準確地核算，現有的數據傳遞方式及收費模式與完全學分制要求很難配合起來，迫切需要對現有的學費管理體系作出變革。
4.1建立數據共享平臺，實現兩系統數據的及時傳遞
通過搭建數據共享平臺（以下簡稱“平臺”），利用現代網絡信息技術，實現學費系統與教務系統的數據自動化交換，以確保兩系統數據及時傳遞，保持一致性。教務部門將學生學籍異動信息、選課學分實時或定時傳遞到平臺，作為收費的基礎信息和依據，平臺對學分數據進行計算，結算出學生應交的學分學費。學費管理部門在平臺上讀取相關數據并將其同步到學費系統中，據此進行收費，實時或定時地將收費情況進行反饋，教務部門根據繳費情況進行學分認定。以上數據處理過程不僅能及時、正確地對學分學費進行建賬、收費，還能降低人工傳遞處理數據帶來的差錯風險以及內部控制風險。
4.2改變學分認定方式，增強自主繳費的積極性
目前，大部分高校采用的是“先上課后交費”的管理方式，學生缺乏主動繳費的意識，導致學費欠費率居高不下。完全學分制應當實行先交費后認定學分的管理模式，到期末時仍欠費的學生不予學分認定。在本學年選課時，以往學年學費未交清的學生，不予注冊選課。
4.3定期對學分數據進行核對清查，確保信息的準確性
完全學分制要求畢業時對學生學分學費進行結算，日常的學費管理過程中也需要定期對學分學費進行清查，將每學年學生實際選修課程的學分學費進行核對清查，以減輕畢業學分結算的工作量及工作難度。學分及學費信息最終需要學生核對反饋，學院在其中起到至關重要的作用，學費管理部門可以給學院開通查詢權限，以查詢學生的實時繳費情況，了解學生欠費的具體原因，督促學生積極繳費。教務部門應定期將學分數據傳遞至學院，學院向學生說明學分核對的重要性并要求學生認真核對反饋。對于學分的變動要及時反映到兩系統中，使學費數據與實際選課學分相一致。
4.4加強部門協作，實現協同效應
完全學分制改革需要學校教務處、財務處、招生處、學院、后勤等各個部門參與，從規章制度、硬件設施、師資力量、后勤等方面作為保障，舉全校之力，把握重點、克服難點，切實推進改革方案，因此，學校各部門應加強協作，堅持以人為本，以學生發展為中心，積極為學生做好服務工作。
4.5宣傳完全學分制改革，讓參與者都了解相關管理制度
在工作實踐中，筆者發現學生不了解學分制管理模式，導致畢業結算時對自己的學分學費產生各種疑問。完全學分制不同于以往的管理模式，在改革的整個過程中應當積極宣傳相關管理制度及其帶來的變化，尤其應當讓學生了解完全學分制的內涵、意義，并據此自主安排學習進程，適應“同班不同學，同學不同班”的現象。
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