高職院校二級學院辦公室設置與改革思路分析
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摘要：在立德樹人根本任務和不斷提升人才培養質量這個永恒要求下，加強高校內部治理是一個日益迫切的問題;機構設置是內部治理的重要內容，其中高職院校二級學院（或系部）辦公室設置問題是一個容易被忽視的問題。由于高職院校對“校、院二級管理”的認識本身存在分歧，有的落實，有的尚未落實;對二級學院內設機構，也難免會出現重視教研室建設、輕視辦公室設置和建設的傾向。本文結合前期的調研和訪談，嘗試提出系統、清晰的高職院校二級學院辦公室設置和職能界定的思路與方案。
關鍵詞：辦公室;二級學院;設置;改革
中圖分類號：G648 文獻標識碼：A
辦公室是一個中樞性的辦事與協調機構，其穩定運行對包括高校在內的社會組織各項活動的正常開展影響很大。二級學院（或系部）作為高校之中的教學組織基本單位、教師管理基礎單位、學生管理基層單位，在人才培養、專業建設、教學組織、學生管理等方面起著至關重要的支撐作用。長期以來，由于受到觀念影響和編制制約，二級學院（或系部）內設機構重教研室、輕辦公室的情況普遍存在。在一些高職院校領導的觀念里，二級學院（或系部）只需要有教研室就夠了，管理工作可以由其他人順帶完成即可，這其實并不利于二級學院自身的建設和發展，也不利于推動學校整體建設和發展，應對這種看似“無關緊要”的問題進行深入研究，切實提高高校自身的治理水平。
1高職院校二級學院辦公室建設存在的不足
1.1學校層面存在的問題
1.1.1辦公室設置總體仍以層級制為主，扁平化管理難以落實
扁平化機構設置和目標化管理是現代管理的重要特征。扁平化的體現是：層級減少、渠道縮短，而寬度大大增加。它有兩個最顯著的特點：一是直接對接業務或服務對象;二是整體呈現多點式短寬對接特征，以便及時有效地做出反應和決策，確保不失去瞬息即逝的機會。如銀行和一些大型企業采取的“事業部制”就是最典型的代表。
盡管有這樣那樣的優點，扁平化管理卻未必完全適用于高職院校。原因是高校的教學組織、人才培養、招生就業、學生管理等等都自成系統，“計劃執行反饋改進”的管理要求和扁平化管理的運行模式不盡相同，更適合采取層級制的管理模式以確保決策得到有效實施和反饋。
但扁平化模式在高校之中并非毫無用武之地，它可以在二級學院辦公室設置中嘗試采用。從調查問卷看，大多數受訪者傾向于二級學院分別設置綜合辦、教學辦、學生辦，這種兩個或三個辦公室的設置都可以采用扁平化模式設置，從而確保各自履行自身職能，彼此之間沒有太大干擾，業務可以齊頭并進推進和完成。
結合前期對云南省部分高職院校二級學院設置辦公室的調查問卷統計情況看，80份有效問卷中，認為二級學院（或系部）應該設置辦公室的比例占到了84.8%，認為不需要或無所謂的比例為15.2%;認為二級學院（系部）應設置綜合辦的比例為21.3%，設置綜合辦、學管辦即可的比例為34.7%，應設置綜合辦、教學辦、學管辦的比例高達52.1%。綜合來看，主張二級學院（系部）應設置辦公室的意見是占主流的，區別只是在究竟應該設幾個辦公室這點上有分歧。
1.1.2校院兩級辦公室不相統屬，統籌協調性不足
辦公室作為某一層級管理機構的辦事部門，不同層級辦公室之間沒有統屬關系，由此帶來的突出問題是執行力無形之中會被打折扣，特別是二級學院辦公室對執行學校一級辦公室的要求和所安排的工作缺少緊迫性和壓力感，任務和要求一般情況下需要經過二級學院領導把關和傳遞，導致一些時效性要求比較嚴格的工作有時會因信息衰減、落實不力而受到影響。
1.1.3辦公室僅是辦事機構，本身缺少協調的權威性
當一些工作需要協調多部門聯合開展的時候，往往需要有校級層面的領導出面協調才能推動，辦公室本身缺少協調的職權和權威性。這無形之中也加大了領導的協調工作量，會對工作推進和管理效率產生一些不利的影響，應從制度和機制上加以調整和解決。
1.2二級學院辦公室設置存在的問題：
1.2.1設置不規范
二級學院（或系）辦公室設置沒有統一模式。有的目前暫未設辦公室，只有一個系秘書（如楚雄醫學高等?？茖W校）;有的目前未設置，下步準備分設綜合辦、招生就業辦、學管辦（如云南能源職業學院）;有的設學院辦公室、學生服務辦公室（昆明冶金高等?？茖W校）;有的綜合辦公室、教學辦公室、學生管理辦公室設置齊全（如云南國土資源職業學院）;有的只有一個辦公室，承擔教研室職責之外的其他工作（如大理農林職業技術學院）。設置什么辦公室取決于對辦公室職能的理解，也取決于校、院二級管理實施的程度和力度。但總體來說，基本是從各自需要出發來設置，沒有較為明確的規范，變化性也往往比較大，分分合合沒有一定之規。隨著學校治理能力提升和內部管理的加強，這方面應該得到重視和改進。因為隨著管理職能下移，二級學院（或系部）管理責任加大，管理事務增多，若無專門的內設機構應對，則管理層級不足帶來的管理壓力將會放大，并有可能帶來管理效率與積極性方面的問題，見表1。
1.2.2人員不專業
這是二級學院辦公室比較普遍的問題，原因和高職院校普遍受到編制和人員成本制約，一般都是由專任教師或輔導員兼任辦公室負責人有較為直接的關系。因為辦公室人員多是臨時兼任，一方面工作不夠安心、變動性比較大，另一方面從事辦公室工作時間不長，普遍對辦公室業務不熟悉，學習提高的勁頭也不足，很少經過專門的培訓。確保人員隊伍相對穩定，同時具有相應的業務素質和能力，對做好二級學院辦公室工作非常重要。
1.2.3職責不清晰
二級學院（或系）工作職責相對簡單，按道理不應該發生職責沖突，但近年來隨著基層黨建工作吃重，二級學院很大一塊精力得用在這些方面，誰來做、怎么做、責任如何落實成為基層辦公室遇到的難題。在二級學院辦公室本身不夠健全、職能和職責尚待厘清的高職院校，很多工作有可能會陷入“見子打子”狀態，忙起來頭發胡子一把抓、人員胡亂頂上，事情過后職責仍然沒有得到有效梳理的情況并不少見。有機構、有職責、有人員、有待遇，才有可能做好工作。 2二級學院辦公室設置與建設的思路
2.1重構
即按校、院兩級辦公室的不同職能和職責，分別按照層級制（校級）和扁平化（院、系級）對辦公室組織機構設置體系進行完善。校級辦公室按照層級制構建，有利于快速有效地溝通協調，能夠及時將上級文件和精神傳遞到領導和相關部門手中，也能及時將學校需要報告請示的事項和材料第一時間送出。管理權限相對集中的科層化設置，對確保管理效率有很大幫助。
二級學院（或系部）辦公室按照黨政綜合業務、教學業務、學生管理事務三大職能分設，有利于對口學院相關職能部門，完成其所布置的任務和工作;工作歸口、職能清楚、責任明確、利于迅速執行和對口反饋完成情況，可以同步進行、分向推進，避免一個辦公室管幾攤子事情、有可能相互沖突或有所遺漏的情況發生。
科層制+偏平化的辦公室構建，是基于高職院校工作實際提出的辦公室設置思路，也是一切從實際出發的體現，具有較大的可行性。
2.2明責
完善組織架構是第一步，緊接而來的是明確職能和職責。明確職能和職責的過程也是一個對學校管理工作進行梳理的過程，所要明確的其實未必只是辦公室的職能，而是所有部門的職能和職責，包括交叉性的工作如何落實各自的職責，工作的承接關系和溝通機制等等。就校、院兩級辦公室來說，上情下達、請示匯報、公文處理、會議服務、交辦事項落實、信息報送、檔案資料管理等工作無疑是自己工作的題中之義，必須落實好、處理好，做到事事有落實、件件有回音，使管理做到有規矩、無邊界、全覆蓋。
2.3賦權
有職責，還要有履行好職責的職權。要切實落實校、院二級管理，把該放的權力放下去，讓二級學院在基層黨務工作、行政管理、教學管理、學生管理、人事管理、科研管理、就業、校企合作等方面有更大的發言權，避免積極性受挫。這樣，二級學院辦公室也應具有相應的業務處理權限，能夠對相關工作快速做出反應，確保人才培養、教學管理、學生管理與就業服務工作不受影響。相關職能部門適度的授權或者分權就是必要的。
2.4雙管
為了提高二級學院各類辦公室的管理和運行效能，可以采取“雙管”策略，即行政上由所在學院領導，業務上受包括學校辦公室在內的上一級職能部門或相關機構指導。這樣可以有效地防止執行過程中出現“腸梗阻”的情況，也可以解決學校職能部門“無腳”帶來的“落實難”和推諉扯皮問題。執行情況和任務完成情況，上級辦公室在部門考核時有評價的權利。
3改革著力點
3.1加強頂層設計
所謂的項層設計，就是按照《高等教育法》、《職業教育法》要求，從學校發展的實際出發，加強對校、院二級管理的研究，形成清晰的校、院二級管理的思路和實施方案，完善相關的規章制度，從事權、財權、管理權限等方面給予二級學院支持，充分調動二級學院的辦學活力，這是加強二級學院辦公室建設的前提。
3.2按照精簡高效夠用的原則，建立二級學院辦公室
無論是按照層級制方式設置的一辦統管，還是按照扁平化模式實行黨務與行政、教學、學生管理與就業服務辦公室分設，或者將某幾種職能合并在一個辦公室內，原則就是“必須、夠用、管用”。適合的就是好的，二級學院辦公室設置顯然也如此?；谌肆Y源成本控制的需要，受限于各高校偏緊的事業單位編制數額，為有機構而設置機構，搭建人浮于事、效率低下的二級學院辦公室既無必要也無可能;事情有人做、學生有人管、工作推得走，二級學院辦公室設置就被證明是合理的和有效的。成本控制是手段不是目的，一切工作的出發點和目的都是做好學院和學校的各項工作，推動學校發展。
3.3明確相應的待遇
內設科室運行中遇到的一個突出問題，是校內職級不明確，在績效工資分配方面付出得不到回報，從而對從事這項工作的同志的積極性帶來影響。對此，按照《高等教育法》所規定的內設科室負責人由學校聘任、管理、解決待遇的原則，可參考機關職能部門內設科室負責人待遇，讓二級學院辦公室享受相應的績效分配政策;如果是教師兼任的，可以允許承擔一定的教學工作量，并在職稱晉升等方面和專任教師一視同仁，這樣才能讓老師愿意承擔相應的工作，使二級學院辦公室建設進入到正常軌道。
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